Советы юриста

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Подготовка к инвентаризации

Предварительным этапом является подготовка к инвентаризации. Этот процесс включает в себя согласование сроков проведения инвентаризации, выбор политики учета полуфабрикатов, распечатку пустографок и проверку наличия утвержденных ТТК на все блюда кухни и бара.

Согласование сроков инвентаризации подразумевает под собой выбор такого времени, когда на складах находится минимальный запас продукции.

Проводить инвентаризацию в часы пиковой загрузки заведения тоже не рекомендуется, поэтому для этих целей лучше всего подойдут вечер воскресенья или утро понедельника.

Стоит учитывать, что к моменту начала инвентаризации объем поставок продукции должен быть предельно низким, чтобы не мешать процессу ее проведения.

При выборе политики учета полуфабрикатов необходимо определиться с метрикой, по которой будет проходить расчет оставшейся продукции. Подходящими единицами измерения могут являться литры, килограммы и так далее, однако о принятом решении необходимо сообщить сотрудникам еще до начала инвентаризации.

Распечатка пустографок тоже является неотъемлемой составляющей при проведении инвентаризации. Если вы предварительно не заготовили пустые бланки, то к процессу лучше не приступать, поскольку повара или бармены при желании смогут сфальсифицировать данные. Кроме того, может возникнуть путаница в наименованиях продукции, что неминуемо приведет к получению неверных результатов.

Без наличия согласованных ТТК на все блюда кухни и бара инвентаризация тоже теряет всякий смысл, потому что выявить недостачу в таком случае будет очень сложно. Именно поэтому все технологические карты должны быть предварительно утверждены с персоналом и заверены.

Подготовка учетной базы

Предварительная подготовка учетной базы является важной составляющей при проведении инвентаризации, поэтому к моменту ее начала необходимо внести в базу все расходно-приходные документы, выпуски, перемещения, списания и так далее. Документацию нужно привести в порядок еще и для того, чтобы отслеживать реальные результаты, а не оперировать старыми данными.

Имеющаяся база данных должна быть перепроведена с восстановлением границ последовательности. Учетные остатки базы данных должны полностью соответствовать дню проведения инвентаризации, в противном случае, не имеет смысла этого делать, поскольку результаты не будут отражать фактические показатели.

Полная и неполная инвентаризации

Инвентаризации обычно делятся на полные и неполные. Под полной инвентаризацией понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств.

Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов.

Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.

Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников.

Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент времени и выявление недостач до попыток их сокрытия.

Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.

Выбор ответственного и состав участников

Многие рестораторы склонны считать, что выбор лица, ответственного за определенные помещения при проведении инвентаризации, является простой задачей.

По их логике бар контролирует бармен, кухню — повар и так далее, однако на деле все оказывается гораздо сложнее: при отсутствии калькулятора или товароведа, ответственных за учет, вы не сможете составить полную картину происходящего на предприятии.

Кроме того, крайне желательным является присутствие тех сотрудников, в чью смену проводится инвентаризация. В противном случае, все недостачи другая смена может списать на них.

При проведении инвентаризации также крайне желательно присутствие директора или владельца заведения, поскольку их участие поможет оптимизировать все процессы и заставит сотрудников работать эффективнее.

Использование сторонних специалистов

Опытные управленцы знают, что в ресторанном бизнесе есть много подводных камней, с которыми не всем доводилось сталкиваться.

Чтобы их обойти, иногда выгодно прибегать к помощи сторонних сотрудников, задействованных на других предприятиях, но занимающих аналогичную должность.

Например, приглашенный бармен, проводящий учет не на своем рабочем месте, гораздо охотнее поделится информацией о возможных нарушениях и злоупотреблениях, а также расскажет, как их пресечь. Для сетевых заведений не лишним будет пригласить представителей других филиалов.

Еще одним зарекомендовавшим себя подходом является рокировка сотрудников кухни и бара. Как правило, внутри заведения между сотрудниками существует некая конкуренция, поэтому инвентаризация в данном случае будет проводиться более обстоятельно.

Выбор технологии инвентаризации

Немаловажным аспектом при проведении инвентаризации также является создание рабочей группы из нескольких сотрудников: одни будут заниматься подсчетом имеющихся товарных наименований, а другие — их описью.

Если речь идет о мелком товаре, отпускающимся поштучно, при его подсчетах очень легко ошибиться. В таких случаях выгоднее одновременно прибегать к помощи двух рабочих групп. Если после проверки получается расхождение в результатах, проблемные товары пересчитываются еще раз.

На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда определить достоверный вес продукции бывает затруднительно.

Например, если речь идет о сливках, консервированном горошке, растительном масле и других схожих товарах, нам необходимо определить чистый вес без учета тары.

Чтобы не портить результаты инвентаризации, следует выявить массу нетто и удостовериться, что соответствующие изменения внесены.

Фиксирование результатов

При фиксировании результатов тоже могут возникнуть сложности, главным образом связанные с определением сухого веса продуктов. Например, если у вас имеется 13 банок горошка чистым весом по 330 грамм каждая, выгоднее сделать пометку вида «13 банок х 330 грамм», поскольку при подсчетах сотрудники могут запутаться, что приведет к непреднамеренной фальсификации результатов.

Хорошим подспорьем также послужит разбиение одного места производства на участки учета. К примеру, если разделить пустографы по категориям и вести пересчет продукции в кладовой, холодильниках и других зонах по отдельности, можно получить более достоверную информацию.

Полученные результаты необходимо сразу же занести в предварительно подготовленную базу, так как количество пересчитанной продукции с течением времени может измениться, поскольку она пойдет в расход, а достоверность результатов будет установить практически невозможно. По результатам инвентаризации руководство должно принять соответствующие меры, например, премировать сотрудников при положительном исходе или удержать средства из их заработной платы в случае существенной недостачи.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что инвентаризация в ресторанах, кафе, барах или других заведениях общепита является очень кропотливым процессом, в котором имеется множество нюансов.

Следуя своду нехитрых правил, вы во многом упростите процесс проведения инвентаризации и сможете принимать наиболее эффективные решения, что положительно отразится на функционировании вашего заведения.

Механизмы «Трактиръ: Head — Office» для проведения инвентаризаций

Высокая скорость подготовки бланков для рабочих групп

Бланки в «Трактиръ» можно распечатывать таким образом, чтобы каждая группа находилась в отдельной строке. Так вы сможете разделить продукты по местам хранения, что исключит путаницу.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Как правило, группы товаров формируются по видам продукции, поэтому при создании бланков вы ничего не потеряете и сможете разнести их по разным страницам, таким образом, ускорив и облегчив работу.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Устройство бланков в «Трактиръ» позволяет выносить отдельные группы на разные страницы и просматривать коды товаров. Также в наличии имеется специализированное окно для ускоренного ввода данных.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Механизм контроля ввода

Количество бланков должно совпадать, и эти бланки необходимо распечатывать, сшивать и сохранять. При таком подходе можно выявить ошибку даже на поздних этапах и разобраться, что произошло во время внесения и подсчета данных.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Разложение блюд на ингредиенты

Механизмы «Трактира» позволяют раскладывать полуфабрикаты на ингредиенты по текущим технико-технологическим картам. При этом стоит учитывать, что если ТТК в течение какого-то периода подвергались изменениям, то данный механизм будет не очень эффективным.

В идеале при ведении учета полуфабрикатов требуется выпускать их в момент производства и производить учет в единицах измерения, подходящих для отдельно взятого полуфабриката. Например, количество бананов должно измеряться в килограммах, вина — в литрах и так далее.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Выводы

Вне всяких сомнений, проведение инвентаризации в ресторане и кафе — это сложный и многогранный процесс, таящий в себе немало нюансов и требующий непрерывного контроля на каждом из этапов.

Несмотря на это, проведение инвентаризаций является очень важным инструментом для ресторатора, поскольку позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, определить недостачи и выявить злоупотребления.

Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальной информацией вы будете располагать.

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в ресторане — неотъемлемая часть рабочего процесса. Она помогает сопоставить остатки «на бумаге» с фактическими, вовремя выявить недостачу и найти ее причину. В этой статье мы рассказали, с какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в кафе или другом заведении общепита, кому ее доверить, какими могут быть результаты и как их правильно интерпретировать. Прочтите ее, чтобы исключить перерасход на кухне и перестать терять прибыль!

Рекомендуем также ознакомиться с руководством по бухгалтерскому и складскому учету для рестораторов, которое подготовили наши эксперты.

С какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в ресторанах и других заведениях общепита

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре бывает плановой и внеплановой.

Плановую проводят с определенной периодичностью, известной сотрудникам:

  1. Раз в месяц. Как правило, она распространяется на продукты, а также бытовую химию и другие хозяйственные товары, используемые в заведении.
  2. Раз в неделю. Обычно так часто контролируются остатки продуктов.
  3. Раз в день. Это может быть, например, проверка остатков алкоголя в баре после закрытия смены. Применяется редко из-за своей трудозатратности.
Читайте также:  Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Внеплановую инвентаризацию можно устроить в любой момент без предупреждения: например, если кого-то из сотрудников заподозрили в воровстве. В ходе нее проверяются как отдельные позиции, так и остатки в целом, в зависимости от целей.

Ускорить инвентаризацию в заведениях общепита и минимизировать риск возникновения ошибок позволяет использование специализированных систем учета для ресторанов и кафе (например, Poster).

Кто проводит инвентаризацию

Отвечать за проверку остатков может управляющий, главный повар или бармен — тот, кто руководит сотрудниками и контролирует их работу.

Что может выявить инвентаризация в баре, кафе или ресторане

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Вот самые распространенные ошибки учета, которые обнаруживаются в ходе инвентаризации:

  1. Расхождения в единицах учета. Случается, например, что одноразовые лотки для еды приходуют упаковками, а списывают поштучно.
  2. Дублирование позиций. Если при приемке товар назвали «семга маринованная», а при списании — «маринованная семга», во время инвентаризации получите расхождения между остатками по документам и фактическими.
  3. Повара и бармены нарушают технологию приготовления блюд и напитков. По техкарте на порцию уходит одно количество ингредиентов, а на самом деле — другое, образуется перерасход.
  4. Ошибки в техкартах. Если у вас часто не сходятся остатки по одним и тем же позициям, проверьте технологические карты блюд, для приготовления которых эти продукты используются. Возможно, необходимое количество ингредиентов рассчитано неверно.
  5. Воровство. Бороться с ним помогает периодическая внеплановая проверка остатков продуктов, которые используются для приготовления самых популярных позиций из меню.

Как действовать, если выявлены расхождения

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Нужно совместно с управляющим или другим ответственным сотрудником проанализировать результаты и решить, что делать дальше.

Когда не сходятся остатки штучной продукции (лотков для еды, одноразовой посуды, минеральной воды, пива и т. д.), первым делом стоит проверить накладные от поставщика. Если там все верно, расхождения могут возникнуть по нескольким причинам:

  • кто-то ворует;
  • сотрудник выбросил просроченный или поврежденный товар, но не списал его;
  • кто-то был невнимателен, оприходуя партию продукции.

Если проблема с ингредиентами:

  • Перепроверьте технологические карты блюд, в которых они используются.
  • Убедитесь, что повара и бармены понимают, как читать техкарты, и соблюдают рецептуру. Если нужно, организуйте дополнительное обучение.

Любая недостача свидетельствует о проблеме и требует тщательной проверки. Если не был выявлен виновник, сумма обычно распределяется между материально ответственными лицами: поварами, барменами, официантами, администраторами.

Без списания просроченных и поврежденных товаров обходится редко: для кофеен и фастфудов норма составляет 5% от общего объема закупок, для ресторанов и кафе, где блюда готовятся под заказ, — 3%. Если процент больше, стоит разобраться в причинах и принять меры для улучшения ситуации.

Уверены: с нашими подсказками инвентаризация в ресторане, кафе или баре станет быстрее и проще, а недостачи будут редкостью!

Если вы еще не открыли заведение общепита и только изучаете вопрос, рекомендуем прочесть статью о выборе формы собственности и режима налогообложения. А тем, кто уже делает первые шаги в ресторанном бизнесе, поможет руководство по бухгалтерскому учету в общепите.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Инвентаризация и товарный учет – финансовый фундамент предприятия питания

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет в предприятии питания – это ключ к успеху! К сожалению, у собственников заведений, как правило, очень много рутинной работы и их в большей степени и в первую очередь интересует выручка. И только когда выручки не хватает на оплату долгов, собственник понимает – что-то идет не так.

В последние два года ко мне обращаются не только мои знакомые управляющие кафе, но и собственники, которые держат предприятия питания не один год. Первый вопрос, который я задаю: «Как часто в вашем предприятии проводится инвентаризация, и кто за это отвечает?»

Аудиты предприятий питания я всегда начинаю именно с проведения инвентаризаций и сравниваю их с прошлым месяцем. Задача инвентаризации состоит не только в выявлении излишков и недостач, но и в том, чтобы найти и исключить причины их возникновения. Управление предприятием питания любого формата основывается на данных.

Если данные не точные, то и управление не может быть достоверным. Данные ресторана – это информация об остатках, ТТК, закупочных и розничных ценах, задолженности по контрагентам, информация о бонусных программах и еще много чего. Все это хранится, обрабатывается и собирается в одной программе, где и ведется основной учет.

Поэтому нам жизненно важно сделать так, чтобы данные в вашей учетной программе были максимально точными. 

Сегодня мы поговорим про товарный учет и инвентаризацию – фундамент учета в предприятии питания, а также обсудим основные причины отклонений и методы борьбы с ними.

В общем случае инвентаризация – это проверка наличия имущества ресторана путем сверки фактических данных с данными учета. Поэтому отклонения могут быть двух основных типов – ошибки в учёте и фактические недостачи или излишки.

К сожалению, в большинстве случаев ошибки есть и там, и там, аудитору приходится находить истину, распутывая этот клубок ошибок.

 Для этого необходимо предпринять  следующие шаги:

  1. Убедиться, что все актуальные приходные и расходные документы учтены в системе: приходные накладные от поставщиков приняты и проверены, все исправления в них согласованы и отражены в системе. Для этого следует запросить акты сверок по поставщикам.
  2. Учтены все отчеты о продажах, все списания и перемещения товаров между складами, производством и баром.
  3. Внутреннее производство и подготовка полуфабрикатов отражены документами «Выпуск продукции».
  4. Проверить, что в системе используются актуальные технико-технологические карты, соответствующие сезонным нормам расхода и актуальному меню.
  5. Убедиться, что сотрудники строго следуют ТТК. Всегда и все. Проверять это нужно регулярно, планово или внезапно. Помните, что ошибки в ТТК и их исполнении – самая частая причина отклонений реальных данных от учетных.
  6. Редактирование документов прошлых периодов закончено и запрещено, учетный период закрыт, все движения документов и граница их последовательности соответствуют текущей дате.
  7. При проверке нужно  помнить, что учетная система – как фотография. Она статична и фиксирует реальную действительность на какой-то момент времени. Введенные в систему документы или проведенные операции изменяют ее, сдвигая по времени вслед за реальностью. При проведении инвентаризации нужно сверять фактические остатки. 
  8. Нужно так спланировать закупки, чтобы поставщики приехали раньше инвентаризации, кухня заранее заготовила чуть больше полуфабрикатов, бар заранее сделал запас алкоголя, – это минимизирует внутренние перемещения.
  9. Важно пересчитывать, перевешивать остатки круп, мяса, определять объем вскрытого алкоголя. Заранее проверить, как заносятся остатки в программу, их нужно переводить из брутто в нетто, литры в миллилитры, что будут считать в штуках, а что в килограммах. Это поможет оперативно занести полученные данные в систему учета и получить точные результаты инвентаризации в короткий срок.
  10. Результатом инвентаризации будет список расхождений планового (расчетного) количества товара на кухне и на складах от фактического, пересчитанного участниками инвентаризации. Чтобы удобнее было вносить фактические остатки, товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях, это поможет быстро вводить данные по количеству, последовательно двигаясь по списку. Кроме наименования в описи должен быть код товара, по которому, в случае вопросов, можно быстро идентифицировать нужную позицию.
  •  Анализ результатов инвентаризации.
  • Задача инвентаризации – не только выявлять излишки и недостачи, но и находить и исключать причины их возникновения. 
  • Среди основных причин можно выделить несколько самых распространенных:
  1. Воровство персонала. Наиболее частая причина, которую часто прикрывают сложностью учета, качеством продуктов, невнимательностью сотрудников. Часто за всем этим стоит банальное воровство, прикрываемое отговорками, – «я забыла занести данные», «я перепутала», «я не подумала» и т.д. Все это сказать гораздо проще, чем «я сделала это специально».
  2. Технологические проблемы с оборудованием и помещениями. Неправильные температурные режимы, испорченные инструменты, недостаток места – все это приводит к превышению норм расхода продуктов, повышенному списанию из-за порчи и брака и, как результат, – недостачам. В системе очень сложно отразить, что из-за тупого ножа слайсера при нарезке естественная убыль вместо 0,1 % может дойти до 1-2 %. Или из-за тесной кладовой продукты хранили не на полках, а «навалом» на полу, что привело к их порче.
  3. Несоблюдение технологического процесса. Ранее уже упоминалось, что если повар при приготовлении не соблюдает ТТК, то это приводит к расхождению реальных данных о расходе продуктов с учетными. Но важно понимать, почему это происходит. Есть ли возможность у вашего сотрудника четко следовать рекомендациям ТТК? Каким образом он отмеряет сырье? В своей  практике я часто вижу, что повара работают без весов, оправдывая свои действия глазомером, а это за месяц работы приводит к недостаче, и очень сложно понять, украли продукт, неправильно оприходовали или забыли списать. Бывает и другая ситуация, когда имеет место сговор, при котором в ТТК намеренно завышают нормы расхода продукта, что приводит к образованию излишков, которые в свою очередь выводят через поставщиков и превращают в живые деньги. Плановая инвентаризация не покажет такой излишек, потому что при сговоре сотрудники успеют подготовиться к ревизии и вывести излишки до пересчета.
  4. Сложность процесса учета и недостаток контроля. Когда инвентаризации проводятся редко, данные хранятся в разных учетных системах, остатки неактуальны, накладные заносятся с задержкой в несколько дней – все это приводит к практической невозможности правильного оперативного контроля за работой предприятия питания. Следствием такого учета становится невозможность оперативно разобраться в результатах инвентаризации. Бардак в учете в первую очередь выгоден тем, кто уже ворует или только планирует воровать в вашем ресторане. 
Читайте также:  Сравнительная таблица ИП и ООО: плюсы и минусы форм собственности

Я рекомендую каждому руководителю предприятия питания: 

  1. Иногда участвовать в инвентаризации лично.
  2. Контролировать, как часто меняются поставщики и с какими ценами и качеством они заходят к вам.
  3. Ежемесячно анализировать ДДС.
  4. Анализировать отчеты по прибылям/убыткам.

Если у вас вдруг остались вопросы по теме, напишите в х. А я продолжу дальше рассказывать о тайне желтого чемоданчика, в котором храню весь свой накопленный опыт, наработки за 20 лет в сфере гостеприимства. Ваш добрый «семейный» ресторанный консультант Наталья Окань.  

Советуем к изучению:

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Заместитель директора консалтинговой компании «ПродАльянс», эксперт, аудитор в сфере гостеприимства.

Бухгалтерский учёт в общепите (кафе, кофейнях и ресторанах)

В бухгалтерском учёте общепита свои особенности расчёта себестоимости, определения выручки и чистой прибыли. Рассказываем, что учесть и какие проводки использовать.

В отличие от розничной или оптовой торговли, в кафе недостаточно учесть закупочную стоимость сырья и материалов, а затем принять выручку по продажной цене.

Во-первых, есть разные подходы к учёту товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Одни и те же продукты можно продавать в исходном виде, а также полностью или частично использовать в производстве.

Во-вторых, производственный процесс часто состоит из нескольких этапов: когда исходное сырьё проходит несколько стадий обработки и только потом включается в состав готового блюда. А ещё нужно следить за регулярным изменением закупочных цен и помнить, что в производстве нередко используют ТМЦ, которые купили для продажи в исходном виде.

В-третьих, в общепите встречаются нестандартные издержки — брак, бой посуды, украшение зала для праздника и т.п.

Бухучёт общепита выстраивают по базовым нормам. Однако, чтобы учесть отраслевые нюансы, создают индивидуальные порядки, которые не нарушают законодательство. Процессы автоматизируют специальным ПО — без него учёт превращается в бесконечную рутину с множеством ошибок.

Как вести учёт в общепите

Учёт ТМЦ в общепите

Товарно-материальные ценности учитывают по нормам стандарта ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Привычные правила корректируют с учётом отраслевых нюансов. Например, одни и те же ТМЦ могут быть и товаром для продажи, и сырьём для блюд. Самый простой пример — вода. Её покупают в бутылках для продажи в баре или использования на кухне.

Эту особенность закладывают при формировании номенклатуры и технологических карт:

  • Воду для продажи учитывают поштучно — например, 10 бутылок по 0,5 л. Счёт: 41 «Товары».
  • Воду для приготовления блюд учитывают в литрах — например, 5 л. Счёт: 10 «Материалы».

Операции отражают стандартными проводками:

  • Дт 41 (10) / Кт 60 — получен товар (сырьё) от поставщика.
  • Дт 41 (10) / Кт 71 — подотчётное лицо закупило товар (сырьё).
  • Дт 19 / Кт 60 (71) — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

На практике возможно, что закончилась вода на продажу, поэтому берут ТМЦ для кухни, и наоборот. Из-за этого на инвентаризации сталкиваются с пересортицей по счетам 41 и 10 — в этом нет ничего страшного.

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости, в которую входят закупочная цена и накладные расходы — п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы». Например, в стоимость помидоров включают транспортные издержки:

  • Дт 41 (10) / Кт 60 — учтена стоимость услуг по доставке или иные расходы.
  • Дт 19 / Кт 60 — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

Со склада товары и сырьё отправляют в бар или на кухню. Каждое перемещение сопровождают документами, чтобы избежать краж. Для этого используют индивидуальные бланки на основе заборных листов или специальное ПО, которое минимизирует потерю данных и путаницу в учёте.

Учёт в производстве

В себестоимости готового блюда не все продукты учитывают по закупочной цене. Некоторые сырьё сначала обрабатывают, чтобы создать полуфабрикат. В технологических картах такие позиции обозначают «ПФ».

Если есть отметка «ПФ», сперва обращаются к технологической карте полуфабриката и проводят предварительную подготовку. Когда готовы все ПФ и материалы, приступают к приготовлению.

Рассмотрим пример. Столовая предлагает тефтели из фарша с рисом. Состав продукта:

  • ПФ фарш свиной — 100 г;
  • ПФ рис сваренный — 20 г;
  • соль — 2 г;
  • перец — 1 г;
  • масло растительное — 20 мл.

Компания закупает цельную свинину с кожей и жировыми образованиями по 50 кг, цена — 190 руб. за кг. Если использовать эти данные при расчёте себестоимости готового блюда, возникнет ошибка. Поэтому сначала сырьё доводят до нужного состояния — фарша.

Из 50 кг свинины получают 40 кг фарша, себестоимость 1 кг — 237,5 руб. Эту величину используют при определении себестоимости тефтели: на одну котлету — 23,75 руб.

Аналогично поступают с рисом, который покупают за 50 руб./кг. Его варят по технологической карте, себестоимость полуфабриката — 75 руб./кг. На долю готового блюда придётся 1,5 руб.

Сырьё в исходном виде списывают следующими проводками:

  • Дт 20 / Кт 10 — сырьё отправили в производство.
  • Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость сырья.

Полуфабрикаты:

  • Дт 10 / Кт 60 — закуплено 50 кг свинины.
  • Дт 21 / Кт 10 — в производство передано 50 кг свинины.
  • Дт 20 / Кт 21 — в производство блюд передано 40 кг свиного фарша.
  • Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость свинины в составе готовых блюд.

Учёт приготовления блюд автоматизируют. Во-первых, чтобы снизить нагрузку на персонал. Во-вторых, сократить количество ошибок и повысить достоверность учёта. В-третьих, специальное ПО упрощает анализ деятельности кухни и своевременно указывает на перерасход и прочие проблемы.

Учёт выручки

Выручку учитывают по общим нормам. В работе применяют онлайн-кассы и терминалы для банковских карт, так как подавляющая доля клиентов — физические лица. Если заведение организует корпоративы и банкеты, оплаты от некоторых контрагентов принимают на расчётный счёт.

Поступления от продажи блюд и товаров — выручка от основной деятельности:

  • Дт 50 / Кт 90.1 — клиент оплатил покупку наличными.
  • Дт 57 / Кт 90.1 — клиент оплатил блюда картой через терминал.
  • Дт 51 / Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии поступила на расчётный счёт.
  • Дт 91 / Кт 57 — учтена банковская комиссия за эквайринг.
  • Дт 62 / Кт 90.1 — поступление выручки на расчётный счёт за корпоративы, мероприятия и пр.
  • Дт 90.2 / Кт 20 (41) — списана себестоимость проданных блюд или товаров.

Учёт расходов

Расходы учитывают по нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации». Есть две категории:

  • прямые (счёт 20) — напрямую связаны с производством, величина зависит от объёма приготовленных блюд. Например, сырьё, полуфабрикаты, зарплата поваров, амортизация оборудования и т.п.
  • косвенные (счета 25, 26) — не связаны напрямую с производством, величина не зависит от объёма приготовленных блюд. Например, аренда помещения, зарплата бухгалтера, реклама и т.п.

Некоторые по счёту 20 отражают только стоимость сырья и материалов, которые тратят на приготовление блюд. Это упрощает контроль производственной себестоимости и позволяет своевременно реагировать на перерасход.

Остальные расходы учитывают по счёту 44. По окончании месяца накопленную сумму закрывают в себестоимость продаж: Дт 90.2 / Кт 44.

Также счёт 44 используют для учёта прочих затрат:

  • оформление зала;
  • организация развлечений;
  • вознаграждение приглашенным артистам;
  • амортизация оборудования зала и бара;
  • издержки на проведение акций;
  • и пр.

Разрешено вводить собственные правила учёта расходов, которые не нарушают положения законодательства. Норм ПБУ 10/99 не всегда хватает для отражения издержек с учётом особенностей общепита.

Списание продуктов в общепите

Некоторые товарно-материальные ценности списывают из-за истечения срока годности или порчи. Например, когда мясо пролежало в холодильнике месяц или в зале разбили посуду.

Проводки:

  • Дт 94 / Кт 10 (41) — списание ТМЦ после инвентаризации.
  • Дт 73 / Кт 94 — испорченные ТМЦ относят на виновных лиц.
  • Дт 91 / Кт 94 — списание расходов в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь, которые уменьшают налоговую базу.
  • Дт 91 / Кт 94 — списание расходов сверх норм, когда нельзя уменьшить налоговую базу или установить виновных лиц.

Инвентаризация в кафе, кофейне или ресторане

Инвентаризация — это подсчёт остатков ТМЦ на складе. Она показывает, есть ли расхождения с учётной системой, критичны ли они и у каких позиций истекает срок годности.

В общепите склад пересчитывают раз в месяц, некоторые организации — раз в две-три недели. Это обусловлено скоропортящимися продуктами, необходимостью следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, в учёте возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени.

Возможны следующие результаты:

  • Порядок — данные учётной системы совпадают с результатами инвентаризации.
  • Недостача — товаров меньше, чем по учётной системе.
  • Излишек — товаров больше, чем по учётной системе.
  • Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой. Как в примере с водой, о которой говорили в начале статьи.

Если есть подозрения в краже, проводят частичную инвентаризацию по определённым позициям.

Порядок проведения инвентаризации:

  1. Соберите комиссию, которая подсчитает ТМЦ.
  2. Утвердите время мероприятия — лучше делать во внерабочее время, чтобы не нарушать работу кухни.
  3. Подготовьте документы: бланк инвентаризационной описи, ведомость учёта результатов.
  4. Проведите инвентаризацию. Считайте ТМЦ по порядку, чтобы не сбиться и ничего не пропустить. Результаты вносите в бланк инвентаризационной описи.
  5. Сравните полученные данные с учётной системой.
  6. Расхождения отразите в ведомости учёта результатов.
  7. Оприходуйте излишки или спишите недостачу.

Если не хватает сотрудников или времени, поручите инвентаризацию аутсорсинговой организации.

Как автоматизировать учёт в общепите

Переложите бухгалтерскую рутину на онлайн-бухгалтерию Контур.Эльба. Сервис проведёт инвентаризацию без долгих подсчётов остатков товаров. Интеграция с интернет-банком и онлайн-кассой автоматизирует учёт доходов и расходов. А отчёты по общепиту и сотрудникам сможете создать за пару кликов и сразу же отправить.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Статья актуальна на  17.08.2023

Первая инвентаризация: разбор результатов — Еда на vc.ru

Очередная статья цикла «О кухне ресторанного бизнеса». Тема дня — типичные косяки первой инвентаризации, или как вычислить жулика.

{«id»:73087,»gtm»:null}

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Моховцов. Я работаю бренд-шеф-поваром в кафе «Веранда», кафе паназиатской кухни «Ли» и кейтеринговой организации «Первый кейтеринг» в городе Гродно, Беларусь.

Недавно я запустил личный проект «Шеф поможет».

«Шеф поможет» — это проект, в котором я собрал команду шеф-поваров, работающих в заведениях с разными концепциями. Вместе мы помогаем молодым рестораторам: делаем меню для их заведений, обучаем поваров, оснащаем и разбираемся с любыми вопросами, связанными с кухней ресторанов.

Поскольку тема ресторанной кухни и всех трудностей, которые с ней связаны, мне знакома, я решил поделиться своим опытом в цикле статей. Надеюсь, мне удастся помочь молодым рестораторам ответить для себя на некоторые вопросы, прочитав мои статьи цикла «О кухне ресторанного бизнеса».

Вот вы и отработали первый месяц. Самое время провести первую инвентаризацию и снять отчёты продаж.

Инвентаризация — это не просто сравнение фактического количества продуктов с планируемым.

Эта важная операция, которая повлияет на вашу маржинальность, т.е. на прибыль. Как часто проводить инвентаризацию:

  1. Ежемесячно — для планового контроля остатков.
  2. Ежедневно — только в случае с баром. Поскольку пересчёт позиций кухни занимает очень много времени из-за большой продуктовой матрицы, большой площади расположения продуктов друг от друга и разных единиц измерения (штуки, килограммы, литры). Делать ежедневные замеры продукции кухни нужно только в случае, если какой-то продукт минусует по необъяснимым причинам, чтобы найти причину минуса.
  3. Внепланово — при увольнении повара, например, или в случае участия в выездной торговле.
  4. Еженедельная — рекомендуется только для подсчёта остатков самого дорогостоящего сырья.
Читайте также:  Как распоряжаться деньгами ООО и ИП, чтобы не заблокировали счет. Что такое представительские расходы ООО?

Сам процесс пересчёта продукции склада стоит доверять только старшим смены и бухгалтеру — по понятным причинам. Обычно инвентаризацию проводят бухгалтер, су-шефы и шеф-повар. До инвентаризации, для точности полученных данных, должны быть закрыты все счета по «киперу», проведены все списания и накладные от поставщиков.

Три стандартных способа учёта продуктов: количественный, суммовой и количественно-суммовой.

При количественном учёте продукции склада, продукты на момент инвентаризации сверяют в граммах, литрах и штуках.

При суммовом — смотрят на остатки в деньгах. При этом у вас может быть недостача по дешёвым продуктам и плюс по дорогим, которые могут вывести итоговую сумму в плюс.

Количественно-суммовой учёт предполагает разумную пересортицу в одинаковых группах продуктов. Например: у вас может быть пересортица между говяжьей вырезкой, тазобедренной и шейной частью.

При этом, одни ингредиенты могут перекрывать другие в группе «говядина» в деньгах. Но если у вас, например, плюсуют специи, но минусует мясо в общем количестве, то в случае с количественно-суммовым учётом вы не можете перекрывать минус плюсом по другой группе товаров.

Я рекомендую пользоваться именно количественно-суммовым учётом при аналитике склада. Просто потому, что кухня — это не аптека и не магазин, чтобы надеяться, что все данные сойдутся грамм в грамм.

Например, даже если вы получаете овощи и фрукты всегда в идеальном качестве, нужно понимать, что они не калиброванные и процент отхода колеблется в граммах. Ваш повар просто физически не может взвешивать и записывать каждый лишний завявший листок на кочане капусты.

При суммовом учёте, напротив, можно столкнуться с тем, что повара целенаправленно начнут экономить дорогие продукты в блюдах, замещая их дешёвыми в общем весе. По итогу можно получить плюс по мясу, рыбе, специям, благородным сырам и морепродуктам и необъяснимо огромный минус по всем остальным категориям продуктов.

Такая пересортица, естественно, скажется на качестве ваших блюд. Как следствие, вы можете потерять своих посетителей, которые остались не удовлетворены.

Большой плюс в результате инвентаризации — это хуже чем большой минус.

В этом случае мы понимаем, что повара обманывают вашего посетителя, не докладывая ему продукты в блюдо. Лучше всегда контролировать этот факт самостоятельно.

В своих заведениях мы просим наших бухгалтеров и администраторов рандомно провешивать еду, отдаваемую на заказ посетителю раз в два-три дня.

Нормальным отклонением от нормы выхода в блюдах считается до 5 грамм в минус и до 15 грамм в плюс.

Если же вы получили минус по инвентаризации, то это уже совсем другая история. В такой ситуации причины могут быть следующими:

  • ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии;
  • ошибка в списании продуктов в технологических картах;
  • работа повара без использования весов;
  • воровство;
  • неучтённые проценты отхода продуктов.

Давайте разберёмся в каждой причине по отдельности.

В случае с ошибкой в оприходовании товаров, сырье может поступить в штуках, а оприходоваться в весе. Либо наоборот. Кроме того, накладная может быть «задвоена» в программе.

Бывает и так, что продукты пустили в расход до внесения накладной в систему, и, на момент внесения накладной, в систему поступят фактические данные о сырье, которого практически уже нет.

В последнем случае продукты просто не списываются программой, потому что она не видит их, а того чего нет — невозможно списать. Для того чтобы не столкнуться с такой ошибкой, нужно своевременно вносить накладные в программу.

Также можно ошибиться в удвоении товара в программе. Например, к вам приходит «треска охлажденная», а в технологической карте значится «треска филе». Таким образом, в программе будет два продукта, которые называются по-разному.

Один из них не списывается, потому что данные о нём не внесены, но расходуется в реальности. А другой поставлен в приход, но не списывается, поскольку не значится в техкарте.

В случае с ошибкой в технологической карте, какого-либо продукта может попросту не быть в карточке (в составе блюда). Также на продукт может быть не указан или неверно указан процент отхода.

Для того чтобы такого не случилось, до запуска меню шеф-повар обязан проверить правильность данных в техкартах за бухгалтером-калькулятором после того, как тот их внесёт.

По поводу работы повара без весов объясняться в причинах минуса не нужно. Повар обязан пользоваться весами, какая бы «запара» не была на кухне в его смену.

Как уже говорилось, дорогостоящие заготовки лучше порционировать заранее. Чтобы не взвешивать каждый ингредиент для каждого блюда, можно пользоваться мерными ложками, черпаками, дозаторами, диспенсерами и прочими приспособлениями.

Воровство, к счастью, чаще удел лишь заведений экономящих на зарплате поваров.

Если человек считает себя профессионалом, дорожит своей репутацией и заработком в вашем заведении — воровать он не станет. Но вам нужно быть готовым ко всему.

Самый простой способ не столкнуться с воровством среди подчинённых — не создавать им условия для этого. Поставьте камеры на кухне, это самое банальное, что вы можете сделать.

Кроме того, воровать могут и повар на пару с официантом. Раньше такое воровство называлось в общепите «левак». Чтобы избежать таких заговоров, право на отмену чека должно быть только у администратора. Провести скидку должен иметь возможность только ваш администратор.

Также стоит помнить о том, что после увольнения любого работника (сам он ушёл или вы его уволили), инвентаризацию нужно провести до того, как рассчитать работника. В случае ухода работник действительно может прихватить с собой что-то из вашего, и те, кто остался у вас работать, не должны за это отвечать.

Воровать может и ваш шеф-повар при недостаточном контроле со стороны бухгалтерии. Если, например, повысить процент отходов на обработке дорогого продукта в два-три раза — его можно забирать домой и раздавать всем желающим, без опасения быть наказанным. Просто потому, что ваша программа не покажет минус в этом случае.

Также в наше время существуют сервисы которые могут отслеживать уровень качества работы персонала, добросовестность работников и прочие моменты, которые приносят вред вашему заведению. Чаще всего это организации, которые анализируют работу сотрудников через видеонаблюдение. Например, EWAS.

Это самая интересная причина минуса. Такие ошибки могут быть везде.

Допустим, вы испекли из слоёного теста гриссини (хлебные палочки). Вы взяли на входе 25 граммов теста и, взвесив палочку по готовности, получили 24 грамма. Данные были записаны в таком виде в технологическую карту, и она была отдана повару в пользование.

Целый месяц повар готовил по чеку блюдо, в состав которого входит 150 граммов гриссини, и, как следствие, на кухне минус по слоёному тесту. Почему так? Потому что после полного остывания, когда из выпечки ушла влага вместе с паром, одна палочка стала весить не 24, а 17 граммов.

Соответственно, повар закладывал больше теста, чем прописано в техкарте, просто потому, что готовый полуфабрикат взвесили после выпечки раньше, чем нужно, при контрольной проработке блюда.

Кто в этом виноват? Конечно не повар, а ваш шеф, который не знает особенностей полуфабриката.

Ошибки в карте могут встретиться на любом этапе. При порционировании соуса, можно оставить соуса на ложке на 3% больше, чем вы рассчитывали, а разные виды пасты привариваются в весе по-разному. Главное — получив минус по какому-то продукту, вначале проверьте, правильно ли он списывается по техкарте, а уже после этого ищите причину в другом.

Кстати, повара могут обмануть вас также слишком большими списаниями, чтобы перекрыть недостачу продуктов. Имейте в виду — нормальным количеством списаний для кафе и ресторанов, с полным циклом приготовления, где заказы чаще готовятся по-свежему, «из под ножа», нормальным допустимым процентом списания будет 1,5% от прихода товаров за месяц в деньгах.

Каких только причин недостач я не находил в своей работе, пока не добился стабильности в отчётах по инвентаризации. Вот вам ситуация которая случилась в реальной жизни.

Однажды в ресторане мы столкнулись с тем, что у нас минусуют апельсины.

Мы подумали, что поставщик привозит разные по сочности апельсины, но от поставки к поставке не нашли ни одного высохшего фрукта. После мы проверили все технологические карты на все блюда которые готовятся на кухне. Всё правильно.

Далее проверили правильность внесения приходов и списания расхода. И тут ошибок не нашли. На воровство думали в последнюю очередь, поскольку вся кухня была увешана камерами и холодильник с фруктами также был под наблюдением.

Всё указывало на то, что повара добавляют в блюда больше, чем нужно. Но, как оказалось позже, и этот вывод ошибочный.

Когда минус повторился и в следующем месяце, да ещё и в большем объёме, мы стали следить за работой поваров в процессе. Мы нашли ту самую ошибку.

Вот вам тема к размышлению. Напишите причину, по которой минусовал апельсин, в х. А в следующей статье я дам правильный ответ.

По просьбам читателей, я создал свой Telegram-канал, где вы сможете следить за выпуском новых статей. Также туда я публикую свои мысли о мире ресторанной кухни и ответы на интересные вопросы.

С уважением, Сергей Моховцов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *