Советы юриста

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Подготовка к инвентаризации

Предварительным этапом является подготовка к инвентаризации. Этот процесс включает в себя согласование сроков проведения инвентаризации, выбор политики учета полуфабрикатов, распечатку пустографок и проверку наличия утвержденных ТТК на все блюда кухни и бара.

Согласование сроков инвентаризации подразумевает под собой выбор такого времени, когда на складах находится минимальный запас продукции.

Проводить инвентаризацию в часы пиковой загрузки заведения тоже не рекомендуется, поэтому для этих целей лучше всего подойдут вечер воскресенья или утро понедельника.

Стоит учитывать, что к моменту начала инвентаризации объем поставок продукции должен быть предельно низким, чтобы не мешать процессу ее проведения.

При выборе политики учета полуфабрикатов необходимо определиться с метрикой, по которой будет проходить расчет оставшейся продукции. Подходящими единицами измерения могут являться литры, килограммы и так далее, однако о принятом решении необходимо сообщить сотрудникам еще до начала инвентаризации.

Распечатка пустографок тоже является неотъемлемой составляющей при проведении инвентаризации. Если вы предварительно не заготовили пустые бланки, то к процессу лучше не приступать, поскольку повара или бармены при желании смогут сфальсифицировать данные. Кроме того, может возникнуть путаница в наименованиях продукции, что неминуемо приведет к получению неверных результатов.

Без наличия согласованных ТТК на все блюда кухни и бара инвентаризация тоже теряет всякий смысл, потому что выявить недостачу в таком случае будет очень сложно. Именно поэтому все технологические карты должны быть предварительно утверждены с персоналом и заверены.

Подготовка учетной базы

Предварительная подготовка учетной базы является важной составляющей при проведении инвентаризации, поэтому к моменту ее начала необходимо внести в базу все расходно-приходные документы, выпуски, перемещения, списания и так далее. Документацию нужно привести в порядок еще и для того, чтобы отслеживать реальные результаты, а не оперировать старыми данными.

Имеющаяся база данных должна быть перепроведена с восстановлением границ последовательности. Учетные остатки базы данных должны полностью соответствовать дню проведения инвентаризации, в противном случае, не имеет смысла этого делать, поскольку результаты не будут отражать фактические показатели.

Полная и неполная инвентаризации

Инвентаризации обычно делятся на полные и неполные. Под полной инвентаризацией понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств.

Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов.

Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.

Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников.

Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент времени и выявление недостач до попыток их сокрытия.

Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.

Выбор ответственного и состав участников

Многие рестораторы склонны считать, что выбор лица, ответственного за определенные помещения при проведении инвентаризации, является простой задачей.

По их логике бар контролирует бармен, кухню — повар и так далее, однако на деле все оказывается гораздо сложнее: при отсутствии калькулятора или товароведа, ответственных за учет, вы не сможете составить полную картину происходящего на предприятии.

Кроме того, крайне желательным является присутствие тех сотрудников, в чью смену проводится инвентаризация. В противном случае, все недостачи другая смена может списать на них.

При проведении инвентаризации также крайне желательно присутствие директора или владельца заведения, поскольку их участие поможет оптимизировать все процессы и заставит сотрудников работать эффективнее.

Использование сторонних специалистов

Опытные управленцы знают, что в ресторанном бизнесе есть много подводных камней, с которыми не всем доводилось сталкиваться.

Чтобы их обойти, иногда выгодно прибегать к помощи сторонних сотрудников, задействованных на других предприятиях, но занимающих аналогичную должность.

Например, приглашенный бармен, проводящий учет не на своем рабочем месте, гораздо охотнее поделится информацией о возможных нарушениях и злоупотреблениях, а также расскажет, как их пресечь. Для сетевых заведений не лишним будет пригласить представителей других филиалов.

Еще одним зарекомендовавшим себя подходом является рокировка сотрудников кухни и бара. Как правило, внутри заведения между сотрудниками существует некая конкуренция, поэтому инвентаризация в данном случае будет проводиться более обстоятельно.

Выбор технологии инвентаризации

Немаловажным аспектом при проведении инвентаризации также является создание рабочей группы из нескольких сотрудников: одни будут заниматься подсчетом имеющихся товарных наименований, а другие — их описью.

Если речь идет о мелком товаре, отпускающимся поштучно, при его подсчетах очень легко ошибиться. В таких случаях выгоднее одновременно прибегать к помощи двух рабочих групп. Если после проверки получается расхождение в результатах, проблемные товары пересчитываются еще раз.

На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда определить достоверный вес продукции бывает затруднительно.

Например, если речь идет о сливках, консервированном горошке, растительном масле и других схожих товарах, нам необходимо определить чистый вес без учета тары.

Чтобы не портить результаты инвентаризации, следует выявить массу нетто и удостовериться, что соответствующие изменения внесены.

Фиксирование результатов

При фиксировании результатов тоже могут возникнуть сложности, главным образом связанные с определением сухого веса продуктов. Например, если у вас имеется 13 банок горошка чистым весом по 330 грамм каждая, выгоднее сделать пометку вида «13 банок х 330 грамм», поскольку при подсчетах сотрудники могут запутаться, что приведет к непреднамеренной фальсификации результатов.

Хорошим подспорьем также послужит разбиение одного места производства на участки учета. К примеру, если разделить пустографы по категориям и вести пересчет продукции в кладовой, холодильниках и других зонах по отдельности, можно получить более достоверную информацию.

Полученные результаты необходимо сразу же занести в предварительно подготовленную базу, так как количество пересчитанной продукции с течением времени может измениться, поскольку она пойдет в расход, а достоверность результатов будет установить практически невозможно. По результатам инвентаризации руководство должно принять соответствующие меры, например, премировать сотрудников при положительном исходе или удержать средства из их заработной платы в случае существенной недостачи.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что инвентаризация в ресторанах, кафе, барах или других заведениях общепита является очень кропотливым процессом, в котором имеется множество нюансов.

Следуя своду нехитрых правил, вы во многом упростите процесс проведения инвентаризации и сможете принимать наиболее эффективные решения, что положительно отразится на функционировании вашего заведения.

Механизмы «Трактиръ: Head — Office» для проведения инвентаризаций

Высокая скорость подготовки бланков для рабочих групп

Бланки в «Трактиръ» можно распечатывать таким образом, чтобы каждая группа находилась в отдельной строке. Так вы сможете разделить продукты по местам хранения, что исключит путаницу.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Как правило, группы товаров формируются по видам продукции, поэтому при создании бланков вы ничего не потеряете и сможете разнести их по разным страницам, таким образом, ускорив и облегчив работу.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Устройство бланков в «Трактиръ» позволяет выносить отдельные группы на разные страницы и просматривать коды товаров. Также в наличии имеется специализированное окно для ускоренного ввода данных.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Механизм контроля ввода

Количество бланков должно совпадать, и эти бланки необходимо распечатывать, сшивать и сохранять. При таком подходе можно выявить ошибку даже на поздних этапах и разобраться, что произошло во время внесения и подсчета данных.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Разложение блюд на ингредиенты

Механизмы «Трактира» позволяют раскладывать полуфабрикаты на ингредиенты по текущим технико-технологическим картам. При этом стоит учитывать, что если ТТК в течение какого-то периода подвергались изменениям, то данный механизм будет не очень эффективным.

В идеале при ведении учета полуфабрикатов требуется выпускать их в момент производства и производить учет в единицах измерения, подходящих для отдельно взятого полуфабриката. Например, количество бананов должно измеряться в килограммах, вина — в литрах и так далее.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Выводы

Вне всяких сомнений, проведение инвентаризации в ресторане и кафе — это сложный и многогранный процесс, таящий в себе немало нюансов и требующий непрерывного контроля на каждом из этапов.

Несмотря на это, проведение инвентаризаций является очень важным инструментом для ресторатора, поскольку позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, определить недостачи и выявить злоупотребления.

Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальной информацией вы будете располагать.

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в ресторане — неотъемлемая часть рабочего процесса. Она помогает сопоставить остатки «на бумаге» с фактическими, вовремя выявить недостачу и найти ее причину. В этой статье мы рассказали, с какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в кафе или другом заведении общепита, кому ее доверить, какими могут быть результаты и как их правильно интерпретировать. Прочтите ее, чтобы исключить перерасход на кухне и перестать терять прибыль!

Рекомендуем также ознакомиться с руководством по бухгалтерскому и складскому учету для рестораторов, которое подготовили наши эксперты.

С какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в ресторанах и других заведениях общепита

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре бывает плановой и внеплановой.

Плановую проводят с определенной периодичностью, известной сотрудникам:

  1. Раз в месяц. Как правило, она распространяется на продукты, а также бытовую химию и другие хозяйственные товары, используемые в заведении.
  2. Раз в неделю. Обычно так часто контролируются остатки продуктов.
  3. Раз в день. Это может быть, например, проверка остатков алкоголя в баре после закрытия смены. Применяется редко из-за своей трудозатратности.

Внеплановую инвентаризацию можно устроить в любой момент без предупреждения: например, если кого-то из сотрудников заподозрили в воровстве. В ходе нее проверяются как отдельные позиции, так и остатки в целом, в зависимости от целей.

Читайте также:  Минусы ИП и ООО: о чём важно знать, выбирая форму собственности

Ускорить инвентаризацию в заведениях общепита и минимизировать риск возникновения ошибок позволяет использование специализированных систем учета для ресторанов и кафе (например, Poster).

Кто проводит инвентаризацию

Отвечать за проверку остатков может управляющий, главный повар или бармен — тот, кто руководит сотрудниками и контролирует их работу.

Что может выявить инвентаризация в баре, кафе или ресторане

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Вот самые распространенные ошибки учета, которые обнаруживаются в ходе инвентаризации:

  1. Расхождения в единицах учета. Случается, например, что одноразовые лотки для еды приходуют упаковками, а списывают поштучно.
  2. Дублирование позиций. Если при приемке товар назвали «семга маринованная», а при списании — «маринованная семга», во время инвентаризации получите расхождения между остатками по документам и фактическими.
  3. Повара и бармены нарушают технологию приготовления блюд и напитков. По техкарте на порцию уходит одно количество ингредиентов, а на самом деле — другое, образуется перерасход.
  4. Ошибки в техкартах. Если у вас часто не сходятся остатки по одним и тем же позициям, проверьте технологические карты блюд, для приготовления которых эти продукты используются. Возможно, необходимое количество ингредиентов рассчитано неверно.
  5. Воровство. Бороться с ним помогает периодическая внеплановая проверка остатков продуктов, которые используются для приготовления самых популярных позиций из меню.

Как действовать, если выявлены расхождения

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Нужно совместно с управляющим или другим ответственным сотрудником проанализировать результаты и решить, что делать дальше.

Когда не сходятся остатки штучной продукции (лотков для еды, одноразовой посуды, минеральной воды, пива и т. д.), первым делом стоит проверить накладные от поставщика. Если там все верно, расхождения могут возникнуть по нескольким причинам:

  • кто-то ворует;
  • сотрудник выбросил просроченный или поврежденный товар, но не списал его;
  • кто-то был невнимателен, оприходуя партию продукции.

Если проблема с ингредиентами:

  • Перепроверьте технологические карты блюд, в которых они используются.
  • Убедитесь, что повара и бармены понимают, как читать техкарты, и соблюдают рецептуру. Если нужно, организуйте дополнительное обучение.

Любая недостача свидетельствует о проблеме и требует тщательной проверки. Если не был выявлен виновник, сумма обычно распределяется между материально ответственными лицами: поварами, барменами, официантами, администраторами.

Без списания просроченных и поврежденных товаров обходится редко: для кофеен и фастфудов норма составляет 5% от общего объема закупок, для ресторанов и кафе, где блюда готовятся под заказ, — 3%. Если процент больше, стоит разобраться в причинах и принять меры для улучшения ситуации.

Уверены: с нашими подсказками инвентаризация в ресторане, кафе или баре станет быстрее и проще, а недостачи будут редкостью!

Если вы еще не открыли заведение общепита и только изучаете вопрос, рекомендуем прочесть статью о выборе формы собственности и режима налогообложения. А тем, кто уже делает первые шаги в ресторанном бизнесе, поможет руководство по бухгалтерскому учету в общепите.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Инвентаризация и товарный учет – финансовый фундамент предприятия питания

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет в предприятии питания – это ключ к успеху! К сожалению, у собственников заведений, как правило, очень много рутинной работы и их в большей степени и в первую очередь интересует выручка. И только когда выручки не хватает на оплату долгов, собственник понимает – что-то идет не так.

В последние два года ко мне обращаются не только мои знакомые управляющие кафе, но и собственники, которые держат предприятия питания не один год. Первый вопрос, который я задаю: «Как часто в вашем предприятии проводится инвентаризация, и кто за это отвечает?»

Аудиты предприятий питания я всегда начинаю именно с проведения инвентаризаций и сравниваю их с прошлым месяцем. Задача инвентаризации состоит не только в выявлении излишков и недостач, но и в том, чтобы найти и исключить причины их возникновения. Управление предприятием питания любого формата основывается на данных.

Если данные не точные, то и управление не может быть достоверным. Данные ресторана – это информация об остатках, ТТК, закупочных и розничных ценах, задолженности по контрагентам, информация о бонусных программах и еще много чего. Все это хранится, обрабатывается и собирается в одной программе, где и ведется основной учет.

Поэтому нам жизненно важно сделать так, чтобы данные в вашей учетной программе были максимально точными. 

Сегодня мы поговорим про товарный учет и инвентаризацию – фундамент учета в предприятии питания, а также обсудим основные причины отклонений и методы борьбы с ними.

В общем случае инвентаризация – это проверка наличия имущества ресторана путем сверки фактических данных с данными учета. Поэтому отклонения могут быть двух основных типов – ошибки в учёте и фактические недостачи или излишки.

К сожалению, в большинстве случаев ошибки есть и там, и там, аудитору приходится находить истину, распутывая этот клубок ошибок.

 Для этого необходимо предпринять  следующие шаги:

  1. Убедиться, что все актуальные приходные и расходные документы учтены в системе: приходные накладные от поставщиков приняты и проверены, все исправления в них согласованы и отражены в системе. Для этого следует запросить акты сверок по поставщикам.
  2. Учтены все отчеты о продажах, все списания и перемещения товаров между складами, производством и баром.
  3. Внутреннее производство и подготовка полуфабрикатов отражены документами «Выпуск продукции».
  4. Проверить, что в системе используются актуальные технико-технологические карты, соответствующие сезонным нормам расхода и актуальному меню.
  5. Убедиться, что сотрудники строго следуют ТТК. Всегда и все. Проверять это нужно регулярно, планово или внезапно. Помните, что ошибки в ТТК и их исполнении – самая частая причина отклонений реальных данных от учетных.
  6. Редактирование документов прошлых периодов закончено и запрещено, учетный период закрыт, все движения документов и граница их последовательности соответствуют текущей дате.
  7. При проверке нужно  помнить, что учетная система – как фотография. Она статична и фиксирует реальную действительность на какой-то момент времени. Введенные в систему документы или проведенные операции изменяют ее, сдвигая по времени вслед за реальностью. При проведении инвентаризации нужно сверять фактические остатки. 
  8. Нужно так спланировать закупки, чтобы поставщики приехали раньше инвентаризации, кухня заранее заготовила чуть больше полуфабрикатов, бар заранее сделал запас алкоголя, – это минимизирует внутренние перемещения.
  9. Важно пересчитывать, перевешивать остатки круп, мяса, определять объем вскрытого алкоголя. Заранее проверить, как заносятся остатки в программу, их нужно переводить из брутто в нетто, литры в миллилитры, что будут считать в штуках, а что в килограммах. Это поможет оперативно занести полученные данные в систему учета и получить точные результаты инвентаризации в короткий срок.
  10. Результатом инвентаризации будет список расхождений планового (расчетного) количества товара на кухне и на складах от фактического, пересчитанного участниками инвентаризации. Чтобы удобнее было вносить фактические остатки, товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях, это поможет быстро вводить данные по количеству, последовательно двигаясь по списку. Кроме наименования в описи должен быть код товара, по которому, в случае вопросов, можно быстро идентифицировать нужную позицию.
  •  Анализ результатов инвентаризации.
  • Задача инвентаризации – не только выявлять излишки и недостачи, но и находить и исключать причины их возникновения. 
  • Среди основных причин можно выделить несколько самых распространенных:
  1. Воровство персонала. Наиболее частая причина, которую часто прикрывают сложностью учета, качеством продуктов, невнимательностью сотрудников. Часто за всем этим стоит банальное воровство, прикрываемое отговорками, – «я забыла занести данные», «я перепутала», «я не подумала» и т.д. Все это сказать гораздо проще, чем «я сделала это специально».
  2. Технологические проблемы с оборудованием и помещениями. Неправильные температурные режимы, испорченные инструменты, недостаток места – все это приводит к превышению норм расхода продуктов, повышенному списанию из-за порчи и брака и, как результат, – недостачам. В системе очень сложно отразить, что из-за тупого ножа слайсера при нарезке естественная убыль вместо 0,1 % может дойти до 1-2 %. Или из-за тесной кладовой продукты хранили не на полках, а «навалом» на полу, что привело к их порче.
  3. Несоблюдение технологического процесса. Ранее уже упоминалось, что если повар при приготовлении не соблюдает ТТК, то это приводит к расхождению реальных данных о расходе продуктов с учетными. Но важно понимать, почему это происходит. Есть ли возможность у вашего сотрудника четко следовать рекомендациям ТТК? Каким образом он отмеряет сырье? В своей  практике я часто вижу, что повара работают без весов, оправдывая свои действия глазомером, а это за месяц работы приводит к недостаче, и очень сложно понять, украли продукт, неправильно оприходовали или забыли списать. Бывает и другая ситуация, когда имеет место сговор, при котором в ТТК намеренно завышают нормы расхода продукта, что приводит к образованию излишков, которые в свою очередь выводят через поставщиков и превращают в живые деньги. Плановая инвентаризация не покажет такой излишек, потому что при сговоре сотрудники успеют подготовиться к ревизии и вывести излишки до пересчета.
  4. Сложность процесса учета и недостаток контроля. Когда инвентаризации проводятся редко, данные хранятся в разных учетных системах, остатки неактуальны, накладные заносятся с задержкой в несколько дней – все это приводит к практической невозможности правильного оперативного контроля за работой предприятия питания. Следствием такого учета становится невозможность оперативно разобраться в результатах инвентаризации. Бардак в учете в первую очередь выгоден тем, кто уже ворует или только планирует воровать в вашем ресторане. 

Я рекомендую каждому руководителю предприятия питания: 

  1. Иногда участвовать в инвентаризации лично.
  2. Контролировать, как часто меняются поставщики и с какими ценами и качеством они заходят к вам.
  3. Ежемесячно анализировать ДДС.
  4. Анализировать отчеты по прибылям/убыткам.

Если у вас вдруг остались вопросы по теме, напишите в х. А я продолжу дальше рассказывать о тайне желтого чемоданчика, в котором храню весь свой накопленный опыт, наработки за 20 лет в сфере гостеприимства. Ваш добрый «семейный» ресторанный консультант Наталья Окань.  

Читайте также:  Неналоговые платежи в 2023 году

Советуем к изучению:

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре: как ее упростить и ускорить Заместитель директора консалтинговой компании «ПродАльянс», эксперт, аудитор в сфере гостеприимства.

Бухгалтерский учёт в общепите (кафе, кофейнях и ресторанах)

В бухгалтерском учёте общепита свои особенности расчёта себестоимости, определения выручки и чистой прибыли. Рассказываем, что учесть и какие проводки использовать.

В отличие от розничной или оптовой торговли, в кафе недостаточно учесть закупочную стоимость сырья и материалов, а затем принять выручку по продажной цене.

Во-первых, есть разные подходы к учёту товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Одни и те же продукты можно продавать в исходном виде, а также полностью или частично использовать в производстве.

Во-вторых, производственный процесс часто состоит из нескольких этапов: когда исходное сырьё проходит несколько стадий обработки и только потом включается в состав готового блюда. А ещё нужно следить за регулярным изменением закупочных цен и помнить, что в производстве нередко используют ТМЦ, которые купили для продажи в исходном виде.

В-третьих, в общепите встречаются нестандартные издержки — брак, бой посуды, украшение зала для праздника и т.п.

Бухучёт общепита выстраивают по базовым нормам. Однако, чтобы учесть отраслевые нюансы, создают индивидуальные порядки, которые не нарушают законодательство. Процессы автоматизируют специальным ПО — без него учёт превращается в бесконечную рутину с множеством ошибок.

Как вести учёт в общепите

Учёт ТМЦ в общепите

Товарно-материальные ценности учитывают по нормам стандарта ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Привычные правила корректируют с учётом отраслевых нюансов. Например, одни и те же ТМЦ могут быть и товаром для продажи, и сырьём для блюд. Самый простой пример — вода. Её покупают в бутылках для продажи в баре или использования на кухне.

Эту особенность закладывают при формировании номенклатуры и технологических карт:

  • Воду для продажи учитывают поштучно — например, 10 бутылок по 0,5 л. Счёт: 41 «Товары».
  • Воду для приготовления блюд учитывают в литрах — например, 5 л. Счёт: 10 «Материалы».

Операции отражают стандартными проводками:

  • Дт 41 (10) / Кт 60 — получен товар (сырьё) от поставщика.
  • Дт 41 (10) / Кт 71 — подотчётное лицо закупило товар (сырьё).
  • Дт 19 / Кт 60 (71) — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

На практике возможно, что закончилась вода на продажу, поэтому берут ТМЦ для кухни, и наоборот. Из-за этого на инвентаризации сталкиваются с пересортицей по счетам 41 и 10 — в этом нет ничего страшного.

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости, в которую входят закупочная цена и накладные расходы — п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы». Например, в стоимость помидоров включают транспортные издержки:

  • Дт 41 (10) / Кт 60 — учтена стоимость услуг по доставке или иные расходы.
  • Дт 19 / Кт 60 — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

Со склада товары и сырьё отправляют в бар или на кухню. Каждое перемещение сопровождают документами, чтобы избежать краж. Для этого используют индивидуальные бланки на основе заборных листов или специальное ПО, которое минимизирует потерю данных и путаницу в учёте.

Учёт в производстве

В себестоимости готового блюда не все продукты учитывают по закупочной цене. Некоторые сырьё сначала обрабатывают, чтобы создать полуфабрикат. В технологических картах такие позиции обозначают «ПФ».

Если есть отметка «ПФ», сперва обращаются к технологической карте полуфабриката и проводят предварительную подготовку. Когда готовы все ПФ и материалы, приступают к приготовлению.

Рассмотрим пример. Столовая предлагает тефтели из фарша с рисом. Состав продукта:

  • ПФ фарш свиной — 100 г;
  • ПФ рис сваренный — 20 г;
  • соль — 2 г;
  • перец — 1 г;
  • масло растительное — 20 мл.

Компания закупает цельную свинину с кожей и жировыми образованиями по 50 кг, цена — 190 руб. за кг. Если использовать эти данные при расчёте себестоимости готового блюда, возникнет ошибка. Поэтому сначала сырьё доводят до нужного состояния — фарша.

Из 50 кг свинины получают 40 кг фарша, себестоимость 1 кг — 237,5 руб. Эту величину используют при определении себестоимости тефтели: на одну котлету — 23,75 руб.

Аналогично поступают с рисом, который покупают за 50 руб./кг. Его варят по технологической карте, себестоимость полуфабриката — 75 руб./кг. На долю готового блюда придётся 1,5 руб.

Сырьё в исходном виде списывают следующими проводками:

  • Дт 20 / Кт 10 — сырьё отправили в производство.
  • Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость сырья.

Полуфабрикаты:

  • Дт 10 / Кт 60 — закуплено 50 кг свинины.
  • Дт 21 / Кт 10 — в производство передано 50 кг свинины.
  • Дт 20 / Кт 21 — в производство блюд передано 40 кг свиного фарша.
  • Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость свинины в составе готовых блюд.

Учёт приготовления блюд автоматизируют. Во-первых, чтобы снизить нагрузку на персонал. Во-вторых, сократить количество ошибок и повысить достоверность учёта. В-третьих, специальное ПО упрощает анализ деятельности кухни и своевременно указывает на перерасход и прочие проблемы.

Учёт выручки

Выручку учитывают по общим нормам. В работе применяют онлайн-кассы и терминалы для банковских карт, так как подавляющая доля клиентов — физические лица. Если заведение организует корпоративы и банкеты, оплаты от некоторых контрагентов принимают на расчётный счёт.

Поступления от продажи блюд и товаров — выручка от основной деятельности:

  • Дт 50 / Кт 90.1 — клиент оплатил покупку наличными.
  • Дт 57 / Кт 90.1 — клиент оплатил блюда картой через терминал.
  • Дт 51 / Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии поступила на расчётный счёт.
  • Дт 91 / Кт 57 — учтена банковская комиссия за эквайринг.
  • Дт 62 / Кт 90.1 — поступление выручки на расчётный счёт за корпоративы, мероприятия и пр.
  • Дт 90.2 / Кт 20 (41) — списана себестоимость проданных блюд или товаров.

Учёт расходов

Расходы учитывают по нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации». Есть две категории:

  • прямые (счёт 20) — напрямую связаны с производством, величина зависит от объёма приготовленных блюд. Например, сырьё, полуфабрикаты, зарплата поваров, амортизация оборудования и т.п.
  • косвенные (счета 25, 26) — не связаны напрямую с производством, величина не зависит от объёма приготовленных блюд. Например, аренда помещения, зарплата бухгалтера, реклама и т.п.

Некоторые по счёту 20 отражают только стоимость сырья и материалов, которые тратят на приготовление блюд. Это упрощает контроль производственной себестоимости и позволяет своевременно реагировать на перерасход.

Остальные расходы учитывают по счёту 44. По окончании месяца накопленную сумму закрывают в себестоимость продаж: Дт 90.2 / Кт 44.

Также счёт 44 используют для учёта прочих затрат:

  • оформление зала;
  • организация развлечений;
  • вознаграждение приглашенным артистам;
  • амортизация оборудования зала и бара;
  • издержки на проведение акций;
  • и пр.

Разрешено вводить собственные правила учёта расходов, которые не нарушают положения законодательства. Норм ПБУ 10/99 не всегда хватает для отражения издержек с учётом особенностей общепита.

Списание продуктов в общепите

Некоторые товарно-материальные ценности списывают из-за истечения срока годности или порчи. Например, когда мясо пролежало в холодильнике месяц или в зале разбили посуду.

Проводки:

  • Дт 94 / Кт 10 (41) — списание ТМЦ после инвентаризации.
  • Дт 73 / Кт 94 — испорченные ТМЦ относят на виновных лиц.
  • Дт 91 / Кт 94 — списание расходов в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь, которые уменьшают налоговую базу.
  • Дт 91 / Кт 94 — списание расходов сверх норм, когда нельзя уменьшить налоговую базу или установить виновных лиц.

Инвентаризация в кафе, кофейне или ресторане

Инвентаризация — это подсчёт остатков ТМЦ на складе. Она показывает, есть ли расхождения с учётной системой, критичны ли они и у каких позиций истекает срок годности.

В общепите склад пересчитывают раз в месяц, некоторые организации — раз в две-три недели. Это обусловлено скоропортящимися продуктами, необходимостью следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, в учёте возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени.

Возможны следующие результаты:

  • Порядок — данные учётной системы совпадают с результатами инвентаризации.
  • Недостача — товаров меньше, чем по учётной системе.
  • Излишек — товаров больше, чем по учётной системе.
  • Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой. Как в примере с водой, о которой говорили в начале статьи.

Если есть подозрения в краже, проводят частичную инвентаризацию по определённым позициям.

Порядок проведения инвентаризации:

  1. Соберите комиссию, которая подсчитает ТМЦ.
  2. Утвердите время мероприятия — лучше делать во внерабочее время, чтобы не нарушать работу кухни.
  3. Подготовьте документы: бланк инвентаризационной описи, ведомость учёта результатов.
  4. Проведите инвентаризацию. Считайте ТМЦ по порядку, чтобы не сбиться и ничего не пропустить. Результаты вносите в бланк инвентаризационной описи.
  5. Сравните полученные данные с учётной системой.
  6. Расхождения отразите в ведомости учёта результатов.
  7. Оприходуйте излишки или спишите недостачу.

Если не хватает сотрудников или времени, поручите инвентаризацию аутсорсинговой организации.

Как автоматизировать учёт в общепите

Переложите бухгалтерскую рутину на онлайн-бухгалтерию Контур.Эльба. Сервис проведёт инвентаризацию без долгих подсчётов остатков товаров. Интеграция с интернет-банком и онлайн-кассой автоматизирует учёт доходов и расходов. А отчёты по общепиту и сотрудникам сможете создать за пару кликов и сразу же отправить.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Статья актуальна на  17.08.2023

Бухгалтерский учет в кафе

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Попробовать бесплатно

К предприятиям общепита относят кафе и рестораны, бары, столовые, кулинарии, кафетерии, кофейни (ГОСТ 30389-2013 согласно приказу Росстандарта от 22.11.2013 № 1676-ст).

Для бухгалтерского учета таких предприятий нет отдельных регламентов в законе.

Компании сами должны разработать алгоритм учета по отраслевым инструкциям и методикам и закрепить его в учетной политике, главное — не нарушать действующие законы (письмо Минфина от 29.04.2002 № 16-00-13/03).

Предпринимателям, работающим в общепите, тоже рекомендуется прописать порядок налогового учета в учетной политике, чтобы опираться на него — в том числе при налоговых проверках.

Почти всем предприятиям отрасли приходится вести учет отдельных участков:

  • товарно-материальные ценности: закупленные товары без изменений продаются посетителям (например бутилированная вода, бутерброды и маффины в кофейне), в работе используется посуда, мебель, салфетки и пр.;
  • производство: при приготовлении блюд нужно рассчитывать их себестоимость, а цены на сырье постоянно меняются, нужно списывать сырье и испортившиеся блюда, иногда в производстве используют сырье, закупленное как товар (скажем, когда кончилась вода в больших бутылях и пришлось взять из кладовки маленькие бутылки);
  • специфические виды расходов: брак и бой посуды, украшение зала для банкета, отчисления правообладателям музыки, которая транслируется в зале и пр.

Как видим, учет в общепите — очень комплексный.

К тому же он очень нуждается в автоматизации: например, цены на сырье могут меняться каждый день, лучше доверить пересчет себестоимости программе, чем держать для этого несколько бухгалтеров.

Поэтому стоит выбрать сервис, который автоматизирует работу с продуктами и ингридиентами, упростит учет алкоголя, будет передавать документы в бухгалтерию и составлять аналитику для руководителей.

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

Как правило в кафе выделяют три главных отдела: склад (кладовая), кухня и зал для посетителей. Иногда в особые подразделения выносят бар, блюда на вынос и развлечения для посетителей: музыка, концерты, украшение зала.

Учет на складе

Учет в кладовой специфичен из-за того, что у кафе есть товары для продажи в зале и сырье для производства блюд. А некоторые позиции могут пересекаться. Вода в небольших бутылках продается посетителям и может использоваться для приготовления напитков, тогда она становится сырьем.

Такие разграничения оформляют еще на этапе создания технологических карт и складской номенклатуры: вода как сырье приходуется отдельно и по литражу, а вода как товар приходуется поштучно.

На практике случаются пересечения между этими типами номенклатуры, когда вода по литражу закончилась и пришлось открыть маленькую бутылку.

Поэтому при инвентаризации остатков возможна пересортица по таким позициям на счетах 41 и 10.

Для приходования ТМЦ используют такие записи:

  • Дт 41 (10) Кт 60 — получены товары (сырье) в кладовую;
  • Дт 41 (10) Кт 71 — приобретены товары (сырье).
Читайте также:  Как законно снять деньги с заблокированного расчетного счета

Важно! Большинство заведений общепита применяют УСН и не работают с НДС. Но и заведения на ОСНО с 2022 года освобождены от НДС при соблюдении определенных критериев. Это избавляет от учета по НДС, который в общепите осложнен еще и тем, что по одним продуктам применяется ставка 10%, по другим — 20%.

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Это значит, что стоимость формируется из цены покупки и накладных расходов на доставку (и другие расходы), которые оформляются так:

  • Дт 10 (41) Кт 60 — товар доставлен.

Со склада ТМЦ переходят в зал для продажи (та же бутилированная вода, алкоголь) или на кухню для обработки. Такое перемещение оформляют документом, который кафе может разработать самостоятельно.

Чаще всего используют бланки на основе заборных листов: в нем отмечают каждую позицию ТМЦ, отправленную со склада под роспись материально-ответственных лиц.

Но этот этап тоже можно перевести в электронный вид с помощью подходящих программ.

За сохранность сырья или товара отвечает тот отдел, в котором ТМЦ находится: на складе это может быть кладовщик, на кухне — кто-то из ее работников, в зале это официанты. Такое разделение не обязательно, но оно бывает нужно, если при инвентаризации выявили недостачу и нужно найти виновных.

Инвентаризация в кафе проводится часто — как минимум, ежемесячно. Скоропортящиеся запасы нужно списывать при порче, еще приходится регулировать пересортицу между 10 и 41 счетом, следить за формированием промежуточных полуфабрикатов для приготовления блюд и своевременно это учитывать.

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Учет на кухне

Расчет себестоимости блюд — пожалуй, главная особенность общепита. В приходных накладных от поставщиков есть сведения о стоимости закупки продуктов. Но не все продукты можно учесть по себестоимости закупки, чтобы включить в себестоимость блюда в определенной пропорции. 

Скажем, в кафе используется авокадо. Если освободить плод авокадо от кожуры и косточки, то мякоть составит примерно половину от веса плода. Отварная говядина используется в составе салата.

Если отварить говядину, ее вес уменьшится, зато на ее основе получится бульон, который применяется в других блюдах. Для корректного расчета себестоимости сперва нужно приготовить все компоненты блюда как полуфабрикаты и рассчитать их себестоимость.

То есть этапы работы с продуктами на кухне должны совпадать с этапами их принятия к учету.

Для расчета себестоимости полуфабрикатов и блюд используют технологические карты. Это внутренние документы, которые фиксируют ингредиенты и их количество в составе блюда, а еще показывают продукты на входе и выходе, ведь в процессе приготовления вес или объем исходных продуктов может изменяться. К слову, обычно для целей учета сразу фиксируют единицы измерения — килограмм и литр.

Например, тесто есть в составе пиццы и пирогов. Само тесто делается из муки, воды, соли, сахара, яиц, дрожжей. То есть сперва нужно составить технологическую карту по производству теста и рассчитать его себестоимость. После этого создаются технологические карты по производству пиццы и пирогов, в них одним из ингредиентов будет тесто с уже рассчитанной себестоимостью.

Иногда приходится создавать целую цепочку технологических карт для расчета себестоимости конечного блюда. Скажем, себестоимость мякоти авокадо будет отражена в отдельной технологической карте.

На основе такой карты можно составить карту для расчета себестоимости роллов с авокадо или соуса из авокадо гуакамоле.

Далее, соус входит в состав брускетты, для которой создается еще одна технологическая карта.

Важно! Некоторые «простые» продукты только на первый взгляд не требуют технологических карт.

Например, свежемороженая икра: при оттаивании ее вес меняется, поэтому для первичного формирования техкарт лучше пригласить опытного технолога-пищевика.

Кроме того, даже если готовить блюдо по типовому рецепту, выход может получиться разным на разных кухнях. Так что при составлении техкарт лучше провести замеры на собственной кухне и составить индивидуальные карты.

В производство сырье списывается такими проводками:

  • Дт 20 Кт 10 — сырье отпущено в производство;
  • Кт 20 в Дт 90 — списана себестоимость сырья.

Для расчета стоимости полуфабрикатов используют промежуточный счет  21 «Полуфабрикаты»:

  • Дт 10 Кт 60 — закуплено 3 кг авокадо;
  • Дт 21 Кт 10 — передан на кухню 1 кг авокадо;
  • Дт 20 Кт 21 — в производство блюд передано 0,5 кг мякоти авокадо;
  • Дт 90 Кт 20 — списана себестоимость авокадо в составе салатов и брускетт.

Расчет стоимости через техкарты и списание себестоимости нужно автоматизировать, чтобы тратить минимум времени и снизить риск ошибок. Расчеты актуальны на дату, когда они сделаны. Если на следующий день в кладовую приходят продукты от другого поставщика и по другой цене или кончилась мука для пиццы, ее срочно закупили в ближайшей «Пятерочке», — и расчеты приходится менять.

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Попробовать бесплатно

Блюда в кафе продаются по меню, а продажные цены в меню обычно утверждают на несколько месяцев и не пересматривают из-за роста или снижения закупочных цен. Скажем баклажаны летом стоят 70 рублей, а зимой — 300 рублей за килограмм.

Стоимость аджапсандала, в который входят баклажаны, может иметь летний и зимний вариант или оставаться одинаковой круглый год. Если закупочные цены выросли значительно и на многие группы продуктов, цены в меню стоит пересмотреть.

Почти вся выручка кафе — это платежи физлиц, как правило, через кассу. Поэтому заведению понадобится онлайн-касса и платежные терминалы для официантов, чтобы принимать оплату по картам в зале. Возможны платежи на счет заведения, например при заказе банкета или доставки блюд.

Выручка кафе считается доходом от обычных видов деятельности. Для оформления поступлений используют такие проводки:

  • Дт 50 Кт 90.1 — поступление наличных денег;
  • Дт 57 Кт 90.1 — поступление безналичных денег по эквайрингу;
  • Дт 51 Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии зачислена на расчетный счет;
  • Дт 91 Кт 57 — учтена банковская комиссия;
  • Дт 62 Кт 90.1 — поступление безналичной выручки от конкретных лиц;
  • Дт 90.2 Кт 20 (41) — списание себестоимости проданных блюд.

Регламенты и стандарты бухучета дают общие правила признания расходов, но не отражают особенности общепита. Компании сами формулируют порядок учета затрат и фиксируют его в учетной политике.

Расходы делят на прямые и косвенные (ПБУ 10/99):

  • прямые расходы — это издержки, связанные с производством блюд и напитков: продукты, зарплата работников, амортизация оборудования на кухне и пр. — прямые издержки учитывают на счете 20;
  • косвенные расходы — это другие издержки, которые с производством не связаны: зарплата администраторов и клинеров, аренда помещения, затраты на мебель и оформление зала и пр. — косвенные издержки учитывают на счетах 25, 26.

Часто счет 20 используют только для учета стоимости сырья для приготовления блюд, а другие затраты относят в дебет 44 счета «Коммерческие расходы». Это помогает формировать себестоимость производства на 20 счете и учитывать изменения закупочных цен на продукты, которые влияют на оборот по счету. Тогда по итогам месяца счет 44 тоже закрывают в себестоимость продаж.

Кроме прямых расходов в виде амортизации или зарплаты поваров на 44 счете могут отражать такие издержки:

  • на украшение зала для банкета;
  • на организацию развлечений: отчисления правообладателям музыки, закупка карандашей и бумаги для детского праздника, выступление артистов;
  • на амортизацию оборудования в зале, в баре и амортизацию дорогостоящих вывесок;
  • на различные акции: печать летнего или праздничного меню, работу промоутеров и пр.

Особые издержки вроде просроченных продуктов и разбитой посуды учитывают такими проводками:

  • Дт 94 Кт 10 (41) — по итогам инвентаризации; 
  • Дт 73 Кт 94 — если порчу или бой посуды относят на виновных лиц;
  • Дт 91 Кт 94 — при списании расходов «в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь», которые уменьшают налоговую базу — такие нормы введены приказами Минсельхоза РФ);
  • Дт 91 Кт 94 — при списании издержек сверх норм, которые не уменьшают налоговую базу, когда нельзя установить виновных лиц.

Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.

Попробовать бесплатно

Автоматизировать в кафе можно большинство процессов, и это облегчит работу и сократит риск ошибок.

С помощью технологий работники будут меньше времени тратить на рутину: например, официантам не надо записывать заказы посетителей на бумажке, а сразу отмечать их в кассовой программе, которая отправит заказы на кухню и в бар.

Точно так же можно автоматически считать остатки, принимать продукты, создавать отчеты и видеть, какие блюда приносят прибыль, а какие нет.

Для автоматизации в кафе обычно выделяют три блока, каждый из них мы рассмотрим более подробно:

  • кладовая и кухня — создание техкарт и расчет себестоимости блюд, заказ продуктов и сырья, учет остатков и просрочки, работа с маркировкой, алкоголем и пр.;
  • зал и касса — прием заказов, их распределение и отправка на кухню и в бар, пречеки и расчет, чаевые;
  • бухгалтерия и аналитика — отправка отчетов и данных из касс в бухгалтерию, расчет зарплат, управленческие отчеты для руководителя, ведение клиентской базы.

Выстроить частичную автоматизацию можно с помощью Excel, но это не охватит все потребности бизнеса и потребует много времени. Другой вариант — заказать разработку собственного софта для кафе, но это долго и дорого. Оптимально — подобрать систему автоматизации общепита из существующих на рынке, например Контур.Маркет.

При выборе программы или сервиса обратите внимание на такие условия:

  • можно ли интегрировать сервис с бухгалтерией и кассой;
  • можно ли работать с алкоголем, маркировкой, продуктами животного происхождения;
  • работает ли программа с оборудованием, которое у вас закуплено (касса, весы), и какое оборудование надо докупить (терминалы, сканеры, ящик для денег и пр.), а возможно все это можно купить у поставщика софта.

Кухня и кладовая

Система автоматизации позволяет создавать техкарты, рассчитывать калории и БЖУ, добавлять в карты ингредиенты и полуфабрикаты, а еще салфетки, упаковку для заказов на вынос. Благодаря этому происходит контроль за остатками сырья и можно вовремя планировать закупки, чтобы блюда не попадали в стоп-лист.

Автоматизировать можно такие процессы:

  • получение продуктов с помощью ЭДО, через который проходят электронные накладные;
  • контроль за минимальным остатком: система вовремя предупредит, какой продукт нужно заказать;
  • контроль за сроками хранения — система тоже может предупреждать о скором истечении срока годности;
  • инвентаризацию для сверки реальных остатков с данными учетной системы.

Госсистемы

При работе с баром система обменивается данными с ЕГАИС, затем автоматически составляет отчетность в ФСРАР. При работе с молоком, мясом, рыбой, творогом приходится подтверждать документы на них от ФГИС «Меркурий», а оборот по маркированной молочной продукции и воде отражают в системе «Честный ЗНАК» — с этим тоже помогает софт для автоматизации общепита.

Касса

Кассовый софт помогает быстрее передавать заказы на кухню: работники в цехе получают распечатку с заказом, а гостю выдается пречек со списком блюд в заказе и их стоимостью. Затем он оплачивает блюда через терминал удобным способом и получает фискальный чек. Во многих системах можно оставить чаевые безналичным платежом.

Управление сотрудниками

Системный модуль для управления персоналом показывает расписание с именами работников, их сменами, выходными, перерывами, создает для бухгалтерии отчеты об отработанном времени — это помогает быстрее рассчитывать зарплату.

Управление прибылью

Аналитика в системе показывает эффективность работы официантов, популярность и прибыльность блюд, производительность кафе в целом. На основе реальной статистики можно менять меню и цены, чтобы повышать прибыль.

Бухгалтерия

Если система интегрируется с бухгалтерским софтом, она отправляет в учет входящие накладные, сведения из касс, отчеты о безналичной рознице, отчеты об отработанном времени. Бухгалтеру не нужно ждать эти документы или запрашивать их у руководителя. Например, Контур.Маркет интегрируется с Контур.Бухгалтерией.

Итак, у бухучета в кафе есть своя специфика: компании разрабатывают порядок учета самостоятельно и закрепляют его в учетной политике.

Автоматизация упрощает работу с поставками, прогнозы по расходу продуктов, ускоряет выполнение заказов гостей и помогает работать с госсистемами.

Если софт для автоматизации работы кафе интегрировать с бухгалтерским софтом, программой лояльности и кассой, у бизнеса появляется единая система управления.

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Попробовать бесплатно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *