Советы юриста

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.

Здравствуйте, друзья!

Сама мысль об отказе от физического контроля за подчиненными и переводе их на дистанционный режим работы заставляет нервничать большинство руководителей и владельцев бизнеса. Однако, реальность такова, что сегодня это, возможно, единственный эффективный способ остаться на плаву.

И не так страшен черт… Удаленная работа имеет массу преимуществ – от экономии средств до возможности найма лучших сотрудников из разных уголков страны, а то и мира. Передовые коммуникационные технологии активно способствуют развитию фриланса, нивелируя все возможные трудности. Труд от звонка до звонка заметно уступает свободному графику, и число приверженцев последнего неуклонно растет.

Так что не стоит бояться. Организация удаленной работы сотрудников – не такая уж сложная задача, если знать, как действовать.

Как организовать дистанционную работу персонала?

Создание удаленного рабочего офиса требует умелого подхода, творчества и компромиссов. И начинать следует с себя. Культура дистанционного труда формируется сверху, в ином случае она будет рушиться внизу.

Главное понимать, что виртуальное управление в определенных моментах отличается от привычного штатного. То, что работает в офисе не всегда хорошо срабатывает для виртуальной команды. Поэтому важно применять иные эффективные практики.

Узнавайте своих сотрудников

Не стоит ограничиваться обсуждениями исключительно рабочих моментов. Конечно, если у вас горят сроки, тогда разговаривайте строго по делу, без лишних отступлений. Однако, в обычное время, связываясь с внештатным сотрудником, интересуйтесь его настроением, делами в семье и другими отвлеченными темами, которые помогут узнать его ближе, как человека.

Вам это позволит лучше понять работника, и мотивировать, когда возникнет необходимость. С его стороны вы приобретете лояльность к вашему бизнесу и стремление выкладывать на полную.

Уважайте их время

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Да, удаленщики трудятся в удобное время, но это не значит, что вы можете обращаться к ним без оглядки на часы. Уважайте их личную жизнь, и поэтому обсудите трудовой график с каждым специалистом.

Установите временные рамки, в пределах которых вы можете писать сообщения, созваниваться и ждать своевременного ответа. Границы позволят выстроить позитивные отношения и улучшить производительность.

Четко распределите обязанности

Каждый работник должен четко понимать свою роль в компании, и список обязанностей, которые подразумевает его должность. Это упрощает и улучшает взаимодействие между членами коллектива, и не вызывает путаницы, когда требуется выполнить внезапно возникшее действие.

Соберите информацию в одном месте

Все, что относится к бизнесу и конкретным проектам, должно храниться в едином месте, причем с открытым доступом для представителей команды. Можно пользоваться облачными сервисами или иными платформами с подобными функциями.

Важно, чтобы работники не тратили время на поиски нужной информации, и не отвлекали коллег сообщениями, а легко и быстро находили все самостоятельно.

Мотивируйте freelance-персонал

Кроме ежемесячных или ежеквартальных премий, не забывайте о наиболее простом и доступном способе мотивации – похвале. В условиях офиса легко подойти к подчиненному и похлопать его по плечу, а вот на удалении это сделать сложнее.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.И тут на помощь приходят:

  1. Смайлики и гифки. Дополняйте ими сообщения, показывая удовлетворительные эмоции. Правильный эмодзи способен вызвать улыбку по ту сторону экрана и поднять мотивацию.
  2. Корпоративные посиделки онлайн. Мини-вечеринка с тостами в сети – отличная идея, чтобы отпраздновать завершение проекта.
  3. Бесплатные подписки в интернете для лучших сотрудников.

Мотивация должна присутствовать в том виде, в котором она наиболее интересна тем, на кого направлена. И тут возвращаемся к пункту первому – не ленитесь лучше узнавать подчиненных.

Автоматизируйте все, что можно

Главная польза от этого процесса – экономия времени и, как следствие, более оперативное выполнение заданий.

Также автоматизация помогает избавить команду от рутинных процессов, которые не только отнимают ценные часы, но и снижают мотивацию.

Возможно, это даже поможет сократить штат, оставляя в трудовом процессе исключительно профессионалов высокого ранга. Не превращайте персонал в роботов, а создайте эффективный механизм сами.

Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников

И если уж говорить об автоматизации, то полезно будет назвать инструменты, которыми наиболее часто пользуются, трудясь на фрилансе. Их много, и возможно не все они нужны конкретно в вашем случае. Знакомьтесь, тестируйте, выбирайте.

Одним из популярных инструментов являются системы CRM.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.По сути они представляют собой виртуальный офис, в котором легко решаются такие задачи, как:

  1. управление взаимоотношений с клиентами;
  2. постановки целей и задач;
  3. контроль за их выполнением;
  4. ведение проектов поэтапно.

На просторах интернета они встречаются, как в платных, так и бесплатных версиях. Выбирать только вам. Но не стоит боятся инвестировать в онлайн-инструменты, ведь они призваны решать многие управленческие проблемы организации удаленной работы сотрудников.

Также стоит использовать специальные программы для таких процессов, как постановка и контроль выполнения задач. Среди удаленщиков достаточно популярным является сервис Trello.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Еще один полезный софт – онлайн тайм-менеджеры. Они позволяют осуществлять контроль удаленной работы сотрудников, и в частности, сколько времени они тратят на выполнение задач и насколько высокой является их продуктивность.

И, без сомнений, для любой удаленной команды необходимы программы для качественной коммуникации. Их выбор чрезвычайно широк – Skype, Zoom, Telegram, Viber.

Изучите возможности их функционала, и подключайтесь к тому сервису, который наилучшим образом удовлетворяет ваши запросы.

И на этом далеко не всё. Существует еще много всевозможных сервисов, которые помогут наладить процессы так, чтобы они работали, как часы. Системы электронного документооборота, программы для удаленного доступа, планировщики, и даже социальные сети – все это может помочь в налаживании эффективной трудовой деятельности.

И не забывайте запрашивать у подчиненных обратную связь по поводу выбранных онлайн-инструментов. Не стоит работать по принципу «установил и забыл». Возможно, в процессе эксплуатации окажется, что некоторые программы неэффективны, и требуется подбор других решений.

Проблемы в управлении персоналом на удалении

Переход на свободный режим не обходится без трудностей. Их невозможно предвидеть заранее, но можно решить при помощи дельных советов и своевременного реагирования.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.К списку частых препятствий относятся:

  • Найм подходящих профессионалов

Сбор внештатных подрядчиков – задача нелегкая. Одно дело, когда вы переводите существующий коллектив в свободное плавание, и совсем иное, когда требуется создание штата с нуля. Тяжело оценить профессионализм человека без личного общения, поэтому не стоит пренебрегать онлайн-собеседованиями. Возможно, придется попрощаться не с одним фрилансером, пока найдете подходящего специалиста.

  • Ощущение одиночества у сотрудников

Это чревато понижением производительности, а также развитию депрессивного состояния. Нужно уметь распознавать подобные признаки, и активнее вовлекать работников в общение с коллегами путем видеособраний. Также старайтесь стимулировать людей, выходить из дома, гулять на свежем воздухе и проводить время с семьей.

  • Отсутствие системы подотчетности

Нет отчетов – нет понятия, куда и как двигаться. Без итогов сложно оценить продуктивность каждого сотрудника, и эффективность выбранной стратегии в целом. Для бизнеса отсутствие отчетов – всегда минус.

Подбивать итоги необходимо, независимо от сферы деятельности организации. Можно внедрить еженедельную отчетность о проделанной работе и планах на следующие семь дней, или ограничиться ежемесячной сводкой.

  • Низкая сплоченность команды

Какой бы ни был коммуникабельный сотрудник, удаленная работа на дому часто приводит к отчужденности и обособленности от остальных. И здесь важно предпринять своевременные меры, которые позволят объединить персонал, улучшив их взаимодействие и коммуникацию. Каждый трудящийся должен понимать, что он является частью большой команды, которая стремится к единому глобальному результату.

Это небольшой перечень проблем, возникающих при управлении удаленным штатом. Главное, распознавать их и решать, повышая вовлеченность, производительность и сплоченность всей команды.

Как нанять хороших удаленщиков?

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Правда в том, что дистанционный формат работы подходит не всем. Большинство людей уверены, что их продуктивность существенно вырастет, если они получат возможность трудиться из дома. Но, реальность и практика показывают обратное.

Некоторым работникам необходима структура офиса, чтобы оставаться сосредоточенными и собранными. Дома отвлекающих факторов гораздо больше, чем на традиционной работе, и не все готовы им противостоять.

Как же определить, подходит ли штатный специалист или новый соискатель для работы из дома?

Тут пригодятся следующие советы:

  1. Предлагайте соискателям выполнить тестовый оплачиваемый проект, прежде чем продолжить с ними более тесное сотрудничество. Это позволит оценить их профессиональные навыки и готовность трудиться на удалении. Если они активно коммуницируют, придерживаются сроков и качественно выполняют трудовые обязанности – смело нанимайте.
  2. Выбирая людей из существующего штата, оставляйте только тех, в чьей компетентности и ответственности вы уверены. Подчиненные, которые пренебрегали трудовой этикой и демонстрировали несобранность и ненадёжность, наверняка, покажут еще более слабые результаты на удаленном поприще.
  3. Давайте время на адаптацию, и лишь после этого делайте выводы – подходит ли конкретный специалист для внештатной должности в вашей компании.

Как обустроить виртуальный офис?

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Подготовив план удаленной работы сотрудников, следует позаботиться об общем обустройстве виртуального офиса.

Убедитесь, что важная информация доступна в интернете, обеспечив конфиденциальность определенных документов.

Обновите протоколы безопасности, чтобы избежать ненужных нарушений, и связанных с этим затрат. Определитесь с инструментами коммуникации.

Читайте также:  Аудиторов обязали стучать на клиентов и еще три важные поправки

Также в идеале стоит найти человека, которому можно будет делегировать управление удаленной командой. Это упростит общение с обеих сторон и избавит от лишних отвлекающих сообщений. Вы, как работодатель, можете заниматься решением более глобальных задач.

Как и в любой новой системе, потребуется определенное время, чтобы настроить все процессы. Открыто обсуждайте с подчиненными все возникающие проблемы и привлекайте их к решению.

Пробуйте различные инструменты, и находите те, которые лучшего всего подходят для вашего трудового коллектива, стиля управления и бизнеса. Даже, если на старте будет трудно, не останавливайтесь на половине пути.

На все нужно время. А результаты не заставят себя долго ждать!

Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.

Используйте наработки крупнейшего разработчика делового ПО.

Переход на удаленку – серьезное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.

Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удаленку своих сотрудников.

С разрешения фирмы «1С» мы публикуем рекомендации по организации удаленной работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнеров-франчайзи.

  1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удаленной работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:
    • Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
    • Определить регламент работы и планерок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видеоконференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов.

Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов.

Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и ее продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

  1. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
    • План А: часть сотрудников работает удаленно, часть — в офисе.
    • План Б: перевод всей компании на удаленку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

  1. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

    • Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
    • Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
    • Продажи, возможно, упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
    • Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
    • Как помочь своим клиентам перейти на удаленную работу?
    • Как организовать коммуникации с клиентами через онлайн?

Бизнес-процессы, удаленная работа с сотрудниками:

    • Как перевести сотрудников на удаленку?
    • Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
    • Что делать с теми, кто не сможет работать удаленно, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Финансы:

    • Как оптимизировать затраты?
    • Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?
    • Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчетов, срочно разработать (и такие же отчеты можно рекомендовать клиентам).
    • Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
    • Как не допускать просроченной дебиторки?
    • Переводим компанию на удаленку.
  1. Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удаленную работу, и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.
  1. Если к текущему моменту возможность удаленной работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно, у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
  1. Если возможности удаленной работы нет, ее требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто еще не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удаленный доступ:

    • Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
    • Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удаленного доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);
    • Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
    • Подключите какие-либо средства удаленного доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
    • Выгрузите документы в облака.
    • Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
  1. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчетности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удаленных компьютеров они будут нормально работать.

  1. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
    • Номера мобильных телефонов;
    • Фактические адреса;
    • Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удаленке не удается связаться.
  1. Важно учесть юридические особенности оформления удаленной работы. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.
  1. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома, и возможны перебои/замедление скорости интернета.
  1. Пропишите следующие моменты:
    • Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
    • Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
    • Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
    • Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие — запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные,и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет).
    • Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
  1. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удаленной командой

  1. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

    • Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
    • Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
    • Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
    • Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
    • Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
  1. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.
    • Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
    • Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
    • Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
    • У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
    • Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
    • Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).
Читайте также:  Минусы ИП и ООО: о чём важно знать, выбирая форму собственности

Нашли ошибку на сайте? Отправьте нам! Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl + Enter Темы: коронавирус, удаленная работа

Как создать удаленную команду и управлять ее работой

События последних нескольких лет перевернули привычный уклад во многих сферах жизни, включая рабочие отношения. Все больше компаний сознательно переходит на удаленный формат, оценив возможности, которые он открывает для сотрудников и работодателей.

Экономия на аренде офиса и обустройстве рабочих мест, рост продуктивности исполнителей, возможность привлекать талантливых специалистов из других стран и городов — только часть из них.

Рассказываем, как организовать и контролировать работу сотрудников на удаленке, как поддерживать у них позитивный рабочий настрой, как эффективно выполнять задачи, в том числе и в разных часовых поясах, какие инструменты можно использовать.

Специалисты из разных сфер, которые трудятся в формате хоум-офис, сталкиваются с одними и теми же проблемами удаленной работы: слабой самодисциплиной, прокрастинацией, чувством ненужности в команде. Многим трудно разобраться в инструкции или задаче, если нет возможности задавать вопросы более компетентным коллегам или руководителю.

Если оставить эти проблемы без внимания — не выстроить систему коммуникаций, забыть про онбординг, не мотивировать сотрудников и не поддерживать командный дух, — создать сильную удаленную команду и успешно управлять ее работой не получится.

Удаленка — вызов не только сотрудникам, но и работодателям, поскольку в офисе легче оценивать продуктивность работников. Руководитель видит, кто из подчиненных опаздывает или тратит рабочее время на решение личных вопросов.

Сложности с коммуникациями, контролем рабочего времени и управлением задачами сотрудников — только часть проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели на удаленке. Однако все эти трудности решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления работой удаленной команды.

Большая степень свободы, меньший стресс и экономия времени, которое не приходится тратить на перемещения между домом и офисом, — основные выгоды удаленки для сотрудников. Работать можно из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому появляется возможность чаще путешествовать.

Для работодателей в удаленной работе тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. Удаленный формат работы позволяет экономить на обустройстве рабочих мест, аренде офиса, оплате коммунальных услуг, клининга и эксплуатации инженерных систем.

Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — необходимый минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке.

Если у кого-то нет ноутбука, принтера или другой техники, то ее предоставление — первая задача работодателя.

Если специалисту для работы нужен платный специализированный софт (например, программа для видеомонтажа), то его подключение, оплату и обслуживание также берет на себя компания.

Чтобы ставить офисным и удаленным сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте CRM-систему. Важно, чтобы в ней были все инструменты, необходимые для дистанционной работы, — от таск-менеджера и командных чатов до ЭДО и встроенного сервиса аналитики.

Чтобы совместно работать над задачами, управлять бизнес-процессами и продуктивно общаться, используйте возможности современных CRM-систем.

В них предусмотрены таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, моментальный документированный обмен информацией, возможность загрузки файлов в облако и другие полезные функции.

Все инструменты находятся в одном рабочем пространстве — удаленным сотрудникам не потребуется непрерывно переключаться между разными сервисами.

Другой ключевой момент — возможность выстроить удобную систему коммуникаций и управления удаленными сотрудниками. Ведь при таком формате обсуждать рабочие моменты, делиться корпоративными новостями и ставить задачи вы будете, находясь по разные стороны монитора.

Первое, с чем нужно определиться, — система взаимодействия между участниками команды и руководителем. Разработайте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и насколько часто.

Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, в ходе которой руководитель делится планами, ставит задачи, проводит мозговые штурмы, а сотрудники задают вопросы. Обсуждать совместную работу можно в проектных чатах.

В конце каждого месяца полезно подвести итоги, обсудить проблемы и достижения всей команды и отдельных участников, озвучить планы на следующий период.

Важное правило, которое повысит продуктивность удаленной работы — использовать только согласованные каналы связи.

Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея. Храните всю информацию по работе команды в одной системе в упорядоченном виде.

Дополнительный плюс такого подхода в том, что в любой момент в пару кликов можно найти нужный файл или документ.

Чтобы избежать путаницы, выберите один основной канал связи и один запасной. Основной используется для решения и обсуждения всех рабочих вопросов. Запасной — для экстренной связи, если по какой-то причине пропадает доступ к главному каналу.

В качестве запасного канала связи используйте телефонные номера. Введите за правило, что им можно пользоваться только в том случае, если основной канал связи (например, проектный чат в CRM-системе) стал временно недоступен.

Важно, чтобы у платформы для совместной работы распределенных команд была мобильная версия — это позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на сообщения. Это особенно важно, если сотрудники работают в разных часовых поясах.

В случае форс-мажора специалист сможет быстро подключиться к задаче, даже если он находится вдали от компьютера. У Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что на сайте и в десктоп-версии.

Чтобы войти в систему, достаточно ввести логин и пароль от Битрикс-аккаунта.

Профессиональная CRM в вашем кармане Принимайте заказы, общайтесь с клиентами и закрывайте сделки — в бесплатном мобильном приложении Битрикс24. Узнать больше

Составьте инструкцию, как правильно общаться онлайн, и донесите ее до всех сотрудников:

  • Расскажите, какие сервисы и приложения нужно установить обязательно, в какое время будут проходить регулярные обсуждения. Оставьте контакты руководителей и ответственных за проекты для экстренных случаев.
  • Четко обозначьте, какой рабочий чат является основным для всех сотрудников компании без исключения. Публикуйте в нем новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах. Главное правило — ничего не обсуждать. Пусть общий чат работает по принципу доски для объявлений.
  • Перечислите, какими чатами могут пользоваться разные отделы для работы над внутренними проектами. Отдельно создайте чат для неформального общения. У IT-специалистов, бухгалтеров, маркетологов, аккаунт-менеджеров должны быть отдельные чаты — это ускорит взаимодействие и позволит не отвлекать остальных коллег от работы. Аналогично обстоит ситуация с неформальным общением: пусть у команды будет отдельный чат для обмена шутками, фотографиями и обсуждения новостей. В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. К открытым имеют доступ все сотрудники — в них сообщают информацию, которая актуальна для всей команды. Закрытые чаты создают для разных отделов и проектных команд. Во всех чатах доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, отправка войсов, цитирование, упоминание участников.
  • Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Если на созвоне или в переписке достигнуты договоренности, отмечайте их в совместном виртуальном планере. Действует универсальное правило — если задачу поставили в чате, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.
Читайте также:  Расчет точки безубыточности предприятия: формулы и рекомендации

Систематизируйте документы и файлы, с которыми работает команда. Храните всю информацию в облаке, чтобы исполнители могли открыть, просмотреть и отредактировать файлы в любое время и с разных устройств. Разграничьте доступ к папкам и документам, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.

Полезный инструмент для удаленной работы — база знаний. В ней вы сможете сохранять всю полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.

Удаленная работа — не фриланс, поэтому важно сразу обозначить правила работы вне офиса. Если вы переводите сотрудников из офлайна, то оставьте тот же режим работы, который действовал в офисе.

Если создаете удаленную команду с нуля, сразу обозначьте, во сколько рабочий день начинается и во сколько он заканчивается. Если сотрудники работают в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве. В календаре оставьте эти часы свободными для бронирования встреч, а остальные заблокируйте.

Подходы к учету рабочего времени в разных организациях могут отличаться. Если в компании действует строгая политика конфиденциальности и введена повышенная ответственность за выполнение задач, сотрудников контролируют вплоть до отслеживания истории поиска в браузере. Это не всегда прихоть руководства — в некоторых сферах бизнеса за ошибки и утечки информации приходится платить высокую цену.

Если же вам в первую очередь важен результат, предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно планировать рабочее время, не устанавливайте жестких рамок. Отслеживать продуктивность можно при помощи таск-трекера.

Для подсчета количества отработанных часов используйте сервисы учета рабочего времени. Можете скачать понравившийся тайм-трекер или использовать счетчик, встроенный в CRM.

Принцип работы всех сервисов во многом схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день.

Если он отлучается на кухню сварить кофе, общается по телефону по личным вопросам или уходит на обед, он нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».

Другой вопрос — количество и продолжительность перерывов. По закону стандартный рабочий день длится 8 часов и предполагает один перерыв длительностью 45 или 60 минут. Если сотрудник работает в день только 4 часа, то делать перерыв на обед или нет — решает руководитель. Если потребности в строгом контроле нет, предоставьте сотруднику возможность использовать 1–2 часа рабочего времени для решения личных вопросов. Такая гибкость выгодна всем — вам не потребуется оформлять официальный отгул, а подчиненный не будет мучиться зубной болью до выходных.

Удобно, когда рабочий день начинается совместным обсуждением планов и заканчивается подведением итогов — это дает возможность контролировать режим.

Однако помните, что иногда большое количество созвонов вредит рабочему процессу, поскольку они отвлекают участников команды от прямых задач. Альтернатива — отчеты о проделанной работе за день, неделю и месяц.

Это отличный инструмент мониторинга продуктивности сотрудников, который позволяет отслеживать сроки выполнения текущих работ и планировать будущие.

Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Оно открывает возможности для эффективного контроля дедлайнов и управления задачами сотрудников.

Чтобы исполнители точно знали, что и когда они должны сделать, используйте виртуальные планировщики:

  • Таск-трекер. Полезный инструмент, в котором руководитель может распределять индивидуальные и групповые задачи и устанавливать сроки начала и окончания работы. Задачи ставят внутри проектов, которые могут быть внутренними (например, размещение статей в блоге компании) и клиентскими. Для оценки скорости работы и продуктивности исполнителей в некоторых программах есть функция учета времени. Задаче можно присвоить ответственного и нескольких соисполнителей, а также наблюдателей, которые контролируют процесс выполнения. Все действия в задачах остаются в истории изменений. Исполнители могут общаться между собой в х.
  • Канбан. Виртуальная доска с простым интерфейсом — то, что нужно для распределения поручений и сбора идей в одном месте на удаленке. Можно создавать индивидуальные и общие пространства (для совместной работы над проектом).
  • Календарь.

Как правильно перевести сотрудников на удаленку: советы для кадровика

С 2021 года сотрудника можно перевести на 4 вида удаленной (дистанционной) работы (см. Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020):

  • постоянная — сотрудник всегда трудится вне офиса,
  • временная — сотрудник работает удаленно определенный период времени, не более 6 месяцев,
  • экстренная — сотрудник вынужден трудиться не офиса, пока не прекратится угроза жизни или здоровью людей (период не ограничен),
  • комбинированная — работник частично занят в офисе и частично может трудиться удаленно.

Чтобы перевести на удаленный режим работы действующего сотрудника, не обязательно расторгать с ним трудовой договор и заключать новый. Достаточно внести некоторые изменения в текст документа и оформить их в виде дополнительного соглашения. Главное при этом — получить письменное согласие самого подчиненного.

Процедура кадрового оформления на удаленку

Возможны два варианта развития событий:

  1. Инициатором перевода на удаленный режим работы выступает работодатель (например, в кризис у компании больше нет возможности арендовать просторный офис, поэтому часть сотрудников отправляется трудиться «на дом»).
  2. Инициатором выступает сам сотрудник, а работодатель не против такого решения (допустим, специалист вынужден уехать в другой регион по семейным обстоятельствам, но готов продолжить выполнять свою трудовую функцию дистанционно).

Процедура оформления кадровых документов в каждом из двух случаев будет несколько отличаться.

https://www.youtube.com/watch?v=kHhvFGOgx8M\u0026pp=ygXBAdCa0LDQuiDQvtGA0LPQsNC90LjQt9C-0LLQsNGC0Ywg0YPQtNCw0LvQtdC90L3Rg9GOINGA0LDQsdC-0YLRgyDRiNGC0LDRgtC90YvRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyLiDQnNC-0LbQvdC-INC70Lgg0YDQsNCx0L7RgtCw0YLRjCDQsdC10Lcg0L7RhNC40YHQsCDRgSDRg9C00LDQu9C10L3QvdC-0Lkg0LrQvtC80LDQvdC00L7QuS4%3D

Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же? Да, с 1 января 2021 г. оба понятия закреплены в Трудовом кодексе как равнозначные (см. ст. 312.1 ТК). Хотя еще недавно термина «удаленная работа» вообще не существовало в законе.

Быть в курсе всех изменений и грамотно организовать кадровое взаимодействие с сотрудниками в филиалах или на удаленке можно через облачный сервис кадрового делопроизводства Астрал iКЭДО.

Если инициатор — работодатель, потребуется:

  • письменное согласие сотрудника,
  • приказ о переводе на дистанционный режим работы,
  • дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если инициатор — сотрудник:

  • он должен написать заявление на имя работодателя с аргументацией, почему ему нужен перевод на удаленку,
  • выражая свое согласие, руководитель издает приказ,
  • в заключение процедуры стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Пример заявления работника о переводе его на удаленный формат работы:

Формулировка в дополнительном соглашении к трудовому договору в таком случае будет следующей:

Если же работник навсегда переходит на удаленный режим и через полгода  возвращаться в офис не планирует, формулировка будет еще проще. Например:

Что еще прописать в дополнительном соглашении с удаленным работником

1. Режим рабочего времени дистанционного сотрудника.

Он может отличаться от режима офисных работников. Если не установить продолжительность рабочей недели, начало и окончание трудового дня, перерыв для отдыха и питания, сотрудник будет вправе выбирать для себя удобный график самостоятельно.

Учет рабочего времени удаленного сотрудника идет также, как обычно. В табеле Т-12 или Т-13 трудовые дни отмечаются кодами «Я» или «01».

2. Место работы.

К сожалению, недостаточно указать в дополнительном соглашении, что удаленный работник выполняет свою трудовую функцию через интернет. Место работы — это обязательное условие трудового договора. Рекомендуем в качестве локации зафиксировать, например, домашний адрес или любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс (см. письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

3. Продолжительность временной дистанционной работы.

Если сотрудник ушел на удаленку временно, необходимо прописать в дополнительном соглашении, какой срок займет работа в таком режиме. Напомним, что максимальный срок для временной дистанционной работы — 6 месяцев.

4. График работы в офисе и дома — для комбинированной удаленной работы.

Например, с понедельник по среду сотрудник может быть занят в офисе, а четверг и пятницу работать из дома.

5. Порядок сдачи отчетов о проделанной работе.

Контролировать удаленщиков несколько сложнее, чем офисных сотрудников, как и оценивать результат их деятельности. Обычно компании решают этот вопрос с помощью возложения на работника обязанности периодически предоставлять отчет о проделанной работе. Форму отчета можно утвердить в приложении к доп.соглашению или просто указать, что ее определяет непосредственный руководитель.

6. Порядок предоставления отпусков.

На удаленщиков распространяются общие правила о предоставлении отпуска, поэтому достаточно сделать ссылку на ст. 122-125 ТК.

7. Порядок обеспечения программно-техническими средствами.

Предполагается, что работодатель должен обеспечить удаленного сотрудника всем необходимым для исполнения его трудовой функции: ПО, оборудованием, средствами защиты информации и т. д. Также рекомендуется прописать порядок возмещения расходов на интернет и мобильную связь, на основании представленных работником чеков, квитанций и т. д.

Электронный кадровый документооборот — это не только удобно, но и экономно.

С 22 ноября 2021 года бизнес может не дублировать на бумажном носителе почти все кадровые документы. Сервис iКЭДО от Калуга Астрал сократит расходы фирмы на бумагу, печать, отправку документов, аренду архива, трудовые ресурсы в непростое для бизнеса время.

Как обмениваться документами с удаленным сотрудником

С удаленными работниками обмен оригиналами документов затруднен. Теоретически можно сделать это по почте или курьерской службой. Но гораздо удобней и быстрей подписать их в электронном виде.

Для этого и сотруднику, и работодателю придется обзавестись электронной подписью.

Например, электронная подпись потребуется для дистанционного заключения, внесения правок и расторжения таких документов, как трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, соглашение о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. При этом работодателю потребуется УКЭП, а работнику достаточно УНЭП.

Сервис iКЭДО от Калуга Астрал обеспечивает полноценный кадровый электронный документооборот: от выпуска электронной подписи для удаленных сотрудников до хранения электронных документов.

Обычно расходы по получению УНЭП на сотрудника, как и всю организацию этого процесса, берет на себя работодатель. В конечном итоге, именно ему грозят административные штрафы за ненадлежащее оформление кадровых документов (ст. 5.27. КоАП).

Однако работодателям не стоит бояться удаленки. Перевести на нее сотрудников не так сложно, как кажется на первый взгляд. А iКЭДО поможет решить все кадровые вопросы, не покидая офиса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *