Советы юриста

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Электронная подпись — это удобно. Она позволяет сдавать отчеты в налоговую и фонды и обмениваться документами с контрагентами, не переживая, что письмо потеряется. Разобравшись, как работает ЭЦП, вы убедитесь, что при правильном использовании она не таит в себе рисков для бизнеса.

Мы написали статью для сомневающихся и рассказали, для чего нужна ЭЦП, каких типов она бывает, как ее получить и безопасно использовать. Прочитайте эту статью, чтобы узнать:

Понятие электронно-цифровая подпись (ЭЦП) устарело, теперь применяется термин электронная подпись, сокращенно — ЭП. Но мы использовали в статье привычное сокращение, чтобы вам было проще найти ее.

Что такое ЭП

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Электронная подпись (ЭП) — это информация, которая хранится в электронном виде и присоединяется к документу, с ее помощью можно установить личность подписавшего. Документ, подписанный ЭП, имеет такую же юридическую силу, как бумажный экземпляр, содержащий собственноручную подпись и печать.

С помощью электронной подписи можно обмениваться с контрагентами документами в электронном виде, сдавать отчеты в налоговую и другие контролирующие органы через интернет, подавать иски в суд, участвовать в аукционах и тендерах.

Что можно подписывать ЭЦП и как ее правильно использовать — написано в Федеральном законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. В статье 10 перечислены обязанности участников электронного взаимодействия, среди которых:

  • обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи, не допускать его использования третьими лицами без согласия владельца;
  • уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и других участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
  • не использовать ключ электронной подписи, если есть основания полагать, что его конфиденциальность нарушена.

Проще говоря, используя ЭП, вы должны следить за тем, чтобы ключ не попал в чужие руки. А если это случилось, обязаны сообщить о проблеме в удостоверяющий центр, который выдал сертификат, и тем, с кем ведете электронный документооборот.

Возникает логичный вопрос — безопасно ли давать доступ к ЭП бухгалтеру, который сдает отчеты за вас? Отвечаем: вы имеете право согласовать использование подписи под вашим контролем, но несете полную ответственность за любые последствия.

Передача права пользования ЭП другому человеку законом не предусмотрена. Оптимальное решение — выпустить отдельную ЭП для бухгалтера.

В Фингуру это устроено так. Принимая на обслуживание ИП или ООО, мы выпускаем отдельную ЭП на имя руководителя, которая используется только нашими специалистами.

Руководитель поручает нам накладывать эту подпись на предварительно согласованную отчетность и использовать ее при расшифровке входящих документов от контролирующих органов. При расторжении контракта мы отзываем подпись.

Эта схема позволяет легко урегулировать любую спорную ситуацию, касающуюся применения подписи, т. к. ее можем использовать только мы.

Для чего нужна ЭЦП и какой она может быть

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Электронная подпись нужна для осуществления электронного документооборота, использования сайта Госуслуг и в ряде других случаев, которые мы рассмотрим ниже. Иногда без нее не обойтись. Например, торгуя со склада маркетплейса, вы будете оформлять поставки и получать отчеты посредством электронного документооборота ЭДО, для чего придется оформить ЭП. Также обязательно использование ЭДО, если вы производите или продаете товары (одежду, обувь, табачные изделия и т. д.), подлежащие обязательной маркировке. Отчеты в налоговую пока разрешено сдавать на бумаге (кроме отчетов по НДС), но и это может в скором времени измениться — к 2024 году государство планирует полностью перейти на электронный формат взаимодействия с бизнесом.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Концепция развития ЭДО, утвержденная президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию 25 декабря 2020, предусматривает такие этапы отказа от обмена бумажными документами.

Источник

Чем отличается обычная ЭЦП от усиленной ЭЦП

В законе зафиксировано два типа электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Давайте разберемся, для чего нужна каждая ЭЦП.

Тип электронной подписи Особенности Для чего подходит, что можно подписывать такой ЭЦП
Простая Позволяет идентифицировать пользователя, но не защищает документ от подделки. Подписанные ею бумаги имеют юридическую силу только в случае, если участники ЭДО заключили соглашение, которое допускает использование простой ЭП.
  • Вход в личный кабинет банка.
  • Авторизация на сайтах.
  • Получение услуг на портале Госуслуги.
  • Заверение документов в рамках внутрифирменного документооборота.
Неквалифицированная усиленная Позволяет подтвердить личность и проверить, не вносились ли в документ изменения после его подписания. Создается при помощи криптошифрования, имеет среднюю степень защиты. Не является полным аналогом собственноручной подписи, но может придавать документу юридическую силу, если это прописано в соглашении об ЭДО с конкретным контрагентом.
  • Электронный документооборот с контрагентами.
  • Электронный документооборот внутри компании.
  • Использование личного кабинета налогоплательщика-самозанятого.
Квалифицированная усиленная Самая надежная электронная подпись. Придает документу юридическую силу по умолчанию, прописывать это в соглашении не нужно. Позволяет установить личность владельца документа и убедиться в том, что в текст после подписания не вносились изменения.
  • Электронный документооборот с контрагентами.
  • Сдача отчетов в налоговую и фонды.
  • Использование личного кабинета налогоплательщика, имеющего статус ИП или юрлица.
  • Использование сайта Госуслуг.
  • Участие в торгах.
  • Подача заявления в суд.

Теперь вы знаете, чем отличается простая ЭЦП от усиленной ЭЦП и что можно подписывать с помощью ЭЦП. Поскольку ИП и юрлицам чаще всего нужна квалифицированная усиленная подпись, дальше будем говорить только о ней.

Как получить квалифицированную ЭП

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Шаг 1. Соберите документы

Для ИП:

  1. Паспорт.
  2. ИНН.
  3. Номер СНИЛС.
  4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для ООО:

  1. Паспорт и СНИЛС руководителя.
  2. Учредительные документы юрлица.
  3. Выписка из ЕГРЮЛ.
  4. Свидетельство о постановке на налоговый учет.

Если документы подает уполномоченный представитель, дополнительно нужны его паспорт и доверенность от руководителя ООО.

Шаг 2. Выберите удостоверяющий центр

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Он должен быть аккредитован государством. Проверить, уполномочен ли центр выдавать ЭП, можно на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Шаг 3. Подать документы в выбранный УЦ.

Если вы оформляете ЭП впервые, дистанционное подтверждение личности невозможно, придется явиться лично (в случае ООО подать документы может не руководитель, а доверенное лицо).

В удостоверяющем центре вас попросят заполнить заявление на выдачу квалифицированной ЭП и оплатить услугу. Средняя стоимость выдачи подписи — 3 000 рублей.

Шаг 4. Получить подпись.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Сертификат и ключ будут записаны на носитель. Если решите использовать токен (защищенный USB-носитель, который считается самым безопасным из возможных вариантов), заплатите за него дополнительно около 1 000 рублей.

Сертификат ЭП, как правило, выдается на год. До окончания срока действия его можно продлить, если не успели — придется снова подавать заявление, собирать пакет документов и платить. Документы, подписанные ЭП, после окончания срока действия сертификата сохраняют юридическую силу.

Доверьте бухгалтерский учет нам! Поможем получить квалифицированную ЭП, наладить ЭДО с контрагентами, налоговой и фондами.

Рассчитать стоимость обслуживания онлайн

Как пользоваться ЭЦП

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Что представляет собой квалифицированная ЭП

Это уникальная последовательность цифр, которая содержит в себе:

  • Закрытый ключ, задача которого — генерировать электронную подпись. Его можно хранить на жестком диске компьютера, любом USB-носителе или в облаке. Самым безопасным вариантом считается использование токена — USB-носителя, напоминающего флешку, в который встроена защищенная карта памяти.
  • Открытый ключ, содержащий общедоступную информацию. Используя его, тот, с кем вы ведете электронный документооборот, может проверить подлинность подписи и убедиться, что документ не был изменен после подписания.
  • Сертификат, который содержит информацию о владельце ЭП и удостоверяющем центре.

Как пользоваться ЭЦП

Перед началом работы с электронной подписью нужно настроить рабочее место: установить программу для защиты информации (средство криптографической защиты информации или СКЗИ), а также сертификаты удостоверяющего центра и Министерства цифрового развития, которые подтверждают тот факт, что подпись была выдана аккредитованным УЦ.

До того, как начать пользоваться ЭЦП на электронных площадках, нужно будет установить расширения для браузера. Какие конкретно — скажут в удостоверяющем центре, который выдал подпись.

Читайте также:  Какие требования есть в России к юридическому адресу для ИП и ООО

Использование подписи сводится к взаимодействию открытого и закрытого ключей. Когда вы отправляете отчет в налоговую через систему ЭДО, происходит следующее:

  1. Вы подписываете документ. Процесс зависит от системы ЭДО и того, в какой программе создавался или редактировался отчет.
  2. С помощью специальной программы для криптографической защиты информации на основе содержимого документа генерируется так называемая хэш-сумма, представляющая собой уникальную последовательность цифр.
  3. Хэш-сумма шифруется с использованием закрытого ключа. Получается уникальная подпись для данного документа.
  4. Отправляете отчет в ФНС. Кроме документа с подписью передается сертификат, в котором содержится открытый ключ.
  5. Получатель с помощью открытого ключа создает хэш-сумму, которую СКЗИ на его стороне сравнивает с той, которую зашифровали в подписи вы. Если последовательности совпадают, отчет считается подписанным и имеющим юридическую силу. Если нет, это указывает на то, что после подписания в документ внесли изменения, что делает его недействительным.

Возьмем на себя бухучет ИП и ООО на любой системе налогообложения, вне зависимости от сферы деятельности. Отвечаем за качество услуг — страхуем от ошибок на миллион рублей.

Как проверить подлинность ЭП

Если будете принимать от контрагентов документы в электронном виде не через систему ЭДО (по электронной почте), придется самостоятельно проверять их подлинность.

Для этого используются специализированные сервисы (например, КриптоПро, Контур.

Крипто) или сайт Госуслуг, а также плагины для Microsoft Word и Excel, которые позволяют провести проверку в интерфейсе программ, и плагины Adobe для проверки PDF-файлов.

Рассмотрим процедуру проверки подлинности документа через Госуслуги:

  1. Заходите в соответствующий раздел сайта.
  2. Выбираете тип документа.
  3. Загружаете файл.
  4. Вводите капчу.
  5. Получаете результат — информацию об ЭП: сведения о владельце, выдавшем сертификат УЦ и сроке действия. Если окажется, что срок действия закончился, или найдется другое несоответствие, вы увидите уведомление об этом.

Что делать, если токен с ключом ЭП утерян, украден или сотрудник, на которого оформляли сертификат, уволен

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Как можно быстрее подать заявление об отзыве ЭП в удостоверяющий центр, который ее выдал, а затем оформить новый сертификат. Так вы сможете избежать ситуации, когда кто-то подпишет документы, а вам придется за это отвечать.

Аналогично нужно действовать в случае, если ЭП была скомпрометирована — например, ею без вашего ведома и согласия воспользовался сотрудник.

В соответствии с законом «Об электронной подписи» вы обязаны обеспечить сохранность сертификата и ключа ЭП.

Что изменится в 2021-2022 годах

  1. Количество аккредитованных УЦ уменьшится. После 1 июля 2021 года продолжать работать смогут только те центры, которые прошли аккредитацию по новым, более строгим правилам.
  2. С 01.01.

    2022 всем сотрудникам, которые участвуют в процессе ЭДО, нужно будет оформить свои подписи, обратившись в удостоверяющий центр. К каждому документу, подписанному таким человеком, нужно будет приложить машиночитаемую доверенность на право подписи.

  3. ИП и руководители ООО смогут оформить ЭП только в ФНС.

В планах также два важных изменения, даты вступления которых в силу пока неизвестны:

  1. По поручению владельца сертификата ЭП удостоверяющие центры смогут хранить информацию в облаке. Это позволит подписывать документы откуда угодно, без настройки рабочего места. Такие центры должны будут соответствовать повышенным требованиям к технической оснащенности и страхованию ответственности перед клиентами.
  2. Появится доверенная третья сторона — организации, которые смогут проверять действительность сертификатов и полномочия участников ЭДО. Это нужно, чтобы исключить применение ЭП в мошеннических целях.

Выбрав Фингуру, вы получите ЭП и помощь в налаживании ЭДО с контрагентами, команду из трех бухгалтеров с опытом работы в вашей сфере (по зарплате, налогам, первичке) и персонального ассистента. От 3 300 рублей в месяц для ИП, от 6 600 рублей в месяц для ООО.

Рассчитать стоимость обслуживания онлайн

Электронная подпись для физлиц: что такое и как получить

Здравствуйте!

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись ― цифровой аналог обычной подписи. Ею можно подписать электронные документы, и они будут действительны. Технически она  зашифрованную информацию: определенный набор символов, знаков или паролей. Самый простой пример ЭЦП — код из СМС, который вы вводите, чтобы подтвердить получение услуги.

Главное, зачем нужна электронная подпись, ― упростить и ускорить документооборот, например чтобы моментально провести банковскую операцию, получить госуслугу, подать иск онлайн.

Виды ЭЦП и для чего они подходят

Существует два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная делится еще на два подвида: квалифицированную и неквалифицированную. О каждом расскажем подробнее.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиПростая электронная подпись. Такая ЭЦП представляет собой комбинацию данных, которые подтверждают, что именно вы проводите операцию или отправили сообщение. Это может быть код из СМС или связка логина с паролем. Вот пример. Когда вы оплачиваете квартплату онлайн, вам от банка приходит СМС с кодом для подтверждения операции. Это и есть ваша простая электронная подпись: как только введете код — автоматически «подпишете» поручение на списание денег со счета.

Документ, подписанный простой электронной подписью, обычно не имеет юридической силы. Чтобы он ею обладал, стороны должны об этом договориться или должно быть прямое указание закона. Например, в законе о госуслугах установлено, что определенные услуги можно получать с простой ЭЦП. Так, ее достаточно, чтобы запросить справку о пенсионных накоплениях.

Чаще простую электронную подпись используют именно физлица, например чтобы зайти на портал «Госуслуги». Компании пользуются этим видом ЭЦП гораздо реже, в основном для внутреннего электронного документооборота.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиУсиленная неквалифицированная подпись. Эта подпись похожа на простую: она тоже различными способами (кодами, паролями, наборами символов) позволяет определить лицо, которое подписало электронный документ. Но у нее есть преимущество: в отличие от простой подписи она защищает документ от изменений, то есть после подписания документа неквалифицированной ЭЦП можно отследить все внесенные правки.

Такую ЭЦП можно использовать для внутреннего корпоративного документооборота, подписания договоров. Физлица используют этот вид подписи в основном на сайте ФНС.

Подписать ею документ можно с помощью специального программного обеспечения. А чтобы такой документ имел юридическую силу, нужно соглашение сторон или прямое указание закона.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Самая надежная из всех. У нее есть все признаки неквалифицированной подписи и при этом еще дополнительные средства защиты: повышенные требования к ПО, которое выпускает и проверяет электронную подпись.

Такая ЭЦП автоматически приравнивается к собственноручной, поэтому использовать ее можно повсеместно, например подписать договор купли-продажи квартиры и направить документы в Росреестр.

А иногда закон прямо указывает, что документы нужно подписать именно квалифицированной электронной подписью, например когда они подаются в налоговую для регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Усиленная квалифицированная ЭЦП используется двумя способами:

  • Внутри одной информационной системы. Это когда вы договорились с контрагентом обмениваться электронными документами внутри системы, доступ к которой есть только у вас и у него. Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или аккаунт в мобильном приложении банка― примеры таких систем. В таком случае использовать ЭЦП можно только во взаимоотношениях с этим контрагентом. Например, электронной подписью, которая используется в личном кабинете на сайте ФНС, нельзя подписать документы, предназначенные для кого-то, кроме налоговой инспекции.
  • Без информационной системы, например при обмене документами по электронной почте. В данном случае вы можете подписывать документы и направлять их любым контрагентам в рамках электронного документооборота.

Как подписать документ электронной подписью

Как мы уже говорили, физические лица используют простую ЭЦП в основном на портале «Госуслуги» и при получении банковских услуг, а усиленную неквалифицированную — в личном кабинете на сайте ФНС. Чтобы подписать, например, заявку на кредит в мобильном приложении банка или декларацию 3-НДФЛ в личном кабинете ФНС, достаточно ввести код из СМС или пароль.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиС усиленной квалифицированной подписью дела обстоят чуть сложнее. Чтобы подписать ею документ, нужно специальное ПО. Более того, для разных форматов документов понадобятся разные программы. Например, чтобы подписать документ в формате Word или Excel, нужен программный модуль КриптоПро Office Signature. Вот инструкция, как им воспользоваться:

  1. Первое, что нужно сделать, — установить программу на компьютер.
  2. После установки зайдите в «Файл», перейдите в «Сведения» и кликните «Защитить документ»
  3. После этого выберите свою цифровую подпись и введите ПИН-код. Готово!

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиЧтобы подписать файл PDF, понадобится программа Adobe Acrobat (Adobe Reader) и отдельный модуль КриптоПро PDF. Делается это так.

  1. В меню документа перейдите к пункту «Работа с сертификатами».
  2. Нажмите «Подписание».
  3. Затем выберите ЭЦП и укажите место в документе, где будет стоять подпись.
Читайте также:  Бухгалтер удаленно. Как найти удаленного бухгалтера: мануал для владельца бизнеса. Бухгалтер на удаленном доступе миф или реальность.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиЧтобы подписывать документы других форматов, подойдет программа КриптоАРМ. Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания в этих вариантах различен, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • количество файлов, которые нужно подписать. Можно подписать несколько отдельных документов или сразу целую папку;
  • формат подписи: присоединенную или отсоединенную. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • сертификат, которым нужно подписать документ.

Как получить электронную подпись физическому лицу

Простая ЭП. Ее вы получаете при регистрации в информационной системе, например когда создаете аккаунт на «Госуслугах» или в мобильном приложении банка. Подтвердив регистрацию, вы соглашаетесь, что будете подписывать документы простой электронной подписью. С этого момента ваши логин и пароль и есть ваша электронная подпись.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиУсиленная неквалифицированная подпись. Физлица в основном получают и используют ее в личном кабинете на сайте ФНС. Налоговая выдает подпись бесплатно, для этого нужно в личном профиле зайти во вкладку «Получить ЭП».

Подпись обычно оформляется за несколько минут

Чтобы получить ЭЦП самостоятельно, нужно обратиться в удостоверяющий центр. Понадобятся паспорт, ИНН и СНИЛС.

Кроме этого, получить усиленную неквалифицированную подпись можно через приложение Госключ. Для этого нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах с внесенным номером телефона.

Ключ электронной подписи создается, хранится и применяется в приложении: не нужны USB-токены, СМС-пароли.

В приложении можно подписывать документы, совершать сделки и другие юридически значимые действия на Госуслугах и коммерческих площадках, интегрированных с Госключом.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Для ее получения нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров. Из документов понадобятся паспорт, ИНН и СНИЛС. Но точный перечень лучше уточнить в УЦ.

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Получить усиленную квалифицированную подпись можно и через тот же Госключ. Для ее получения помимо подтвержденной учетной записи на Госуслугах нужны загранпаспорт нового поколения и смартфон с NFT-модулем. Сертификат подписи оформляется прямо в приложении, никуда ходить не нужно.

Что делать при утере ЭЦП и как ее восстановить

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потерялиПростая электронная подпись. Чаще всего простую ЭЦП физлица используют в аккаунте на «Госуслугах» или в мобильном приложении банка. Для доступа в личный кабинет обычно используется адрес электронной почты или номер телефона вместе с паролем. Если вы забыли, например, пароль, его чаще всего можно восстановить через почту.

После нажатия кнопки «Восстановить» на указанный адрес электронной почты придет ссылка для восстановления доступа. После перехода по ссылке нужно будет указать новый пароль для входа в личный аккаунт

Усиленная электронная подпись. Если вы потеряли усиленную ЭЦП, нужно подать в удостоверяющий центр заявление об отзыве сертификата своей подписи. Заполненное заявление нужно принести в один из офисов УЦ лично и предъявить паспорт для подтверждения личности. После этого нужно оформить электронную подпись заново.

Но если вы забыли пароль от неквалифицированной ЭЦП, которую оформляли на сайте ФНС, то восстановить его гораздо проще. Для этого в личном кабинете нужно зайти в раздел «Получить ЭП» и после этого внизу страницы нажать «Отозвать сертификат».

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

После отзыва сертификата электронной подписи можно будет сразу зарегистрировать новый. Для этого введите новый пароль для доступа к ЭЦП. Доступ обычно оформляется в течение нескольких минут, иногда нужно подождать сутки.

Сравнение электронных подписей

  • Собрали информацию обо всех ЭЦП в таблице, чтобы вам было проще их сравнить и выбрать подходящую.

Электронная подпись (ЭЦП): что это, для чего нужна и как ее получить

Для чего нужна ЭЦП, как ее оформить и что делать, если потеряли

Из нашей статьи вы узнаете:

Электронная подпись — это цифровой аналог рукописной подписи. Электронные ключи используют в разных областях: для подписания электронных документов с контрагентами, сдачи отчётности, регистрации онлайн-кассы, участия в торгах, работы на госпорталах и т.д.

При подписании документа электронной подписью сохраняются данные о том, когда и кем был подписан файл. Если в документ внесут изменения после подписания, об этом можно будет узнать.

Чем электронная подпись лучше обычной

Усиленная ЭП обладает преимуществами перед рукописной:

  • её сложно подделать, так как она защищена криптографией;
  • с её помощью можно работать на госпорталах и участвовать в торгах;
  • она позволяет работать с электронными документами и отправлять электронную отчётность.

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись предоставляет минимальный уровень защиты. Она может представлять собой пару логин-пароль или одноразовый числовой код. Её можно использовать только для авторизации на сайтах и в сервисах.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие юридически значимые действия, но с оговоркой. Для того чтобы ей пользоваться, между контрагентами должно быть составлено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись предоставляет самый высокий уровень защиты и самый широкий спектр возможностей. Для её использования не нужно составлять отдельный документ, но получить её можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Изготовление электронной подписи не занимает много времени.

Области применения ЭП

Юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица используют электронную подпись в разных областях.

Как используют электронную подпись обычные граждане

Простую подпись физические лица используют для авторизации на сайтах и в сервисах. Она предоставляет им возможность пользоваться базовыми возможностями.

Неквалифицированную подпись обычные граждане могут получить на портале nalog.ru, с помощью которой они смогут воспользоваться дополнительными функциями сайта.

Например, отправлять документы в налоговую, и они будут признаны равнозначными бумажным.

Как используют электронную подпись юридические лица

Юридические лица обычно используют именно квалифицированную подпись, так как она открывает им большие возможности:

  • участвовать в госзакупках в качестве заказчика, а не только поставщика;
  • работать на государственных порталах;
  • вести юридически значимый электронный документооборот;
  • отправлять электронную отчётность в контролирующие органы;
  • регистрировать онлайн-кассу.

Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота.

Состав электронной подписи

Электронная подпись состоит из трёх элементов:

Техническое средство для реализации набора криптографических алгоритмов и функций (средство ЭП). Это может быть криптопровайдер, который устанавливается на ПК, самостоятельный токен со встроенным криптопровайдером, а также решение на основе облачных технологий. Согласно 63-ФЗ, токен и средство КЭП на нём должны быть сертифицированы Федеральной Службой Безопасности РФ.

Важно: Криптопровайдер (Cryptography Service Provider, CSP) — это специализированный модуль для операционной системы, который позволяет осуществлять криптографические преобразования.

Связка из открытого и закрытого ключей, сформированная средством ЭП. Закрытый ключ служит для формирования самой ЭП. Он хранится на цифровом носителе (токене) и защищён паролем. Открытый ключ известен всем участникам документооборота и нужен для проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки ЭП — документ в электронном или бумажном виде, предназначенный для подтверждения принадлежности открытого ключа (ключа проверки) владельцу ЭП. Выдаётся в удостоверяющем центре.

Сертификат ключа проверки ЭП важен тем, что позволяет предотвращать случаи мошенничества, когда злоумышленник, перехватив открытый ключ и подменив его своим, получает возможность выдавать себя за владельца ЭП.

Удостоверяющие центры несут финансовую и административную ответственность за корректность сертификата.

До 1 января 2022 года юридические лица и индивидуальные предприниматели могут получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

С 1 января 2022 года квалифицированные подписи будут выдавать в налоговой и у её доверенных лиц.

Как приобрести подпись физическому лицу

Неквалифицированную подпись физическое лицо может получить в налоговой или в удостоверяющем центре. Квалифицированную подпись выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Оформить ЭЦП достаточно просто.

Как выглядит электронная подпись

Если подпись встроена в документ, то её можно увидеть, если у документы особый формат, например, .sig. Если подпись откреплённая, то её файл будет идти в паре с документом. В таком случае её можно увидеть: это будет файл в формате .

sig, .sign, .p7s или другом. Формируется подпись с помощью закрытого ключа, который выглядит как папка с файлами, а проверяется с помощью открытого ключа, который также является файлом.

Подробнее об этом здесь → «Как выглядит электронная подпись».

Как подписать документ электронной подписью

Порядок подписания документа зависит от его формата. Файл MS Word может быть подписан самостоятельно, а для PDF нужно устанавливать дополнительную программу — «КриптоПро PDF». Подробнее об этом здесь → «Как подписать документ электронной подписью».

Читайте также:  Чем отличается расчетный счет от корреспондентского

Решение проблем с электронной подписью

  • Если возникают проблемы с электронной подписью, вы можете попробовать решить их самостоятельно, а можете обратиться в нашу техподдержку, которая работает 24/7.
  • 8 (800) 333-93-13 — техподдержка 1С-ЭДО
  • 8 (800) 700-39-84 — техподдержка 1С-ЭТП

Что делать, если ЭЦП утеряна

При потере или похищении носителя с электронной подписью, в первую очередь нужно обратиться в удостоверяющий центр и отозвать сертификат. После этого нужно будет написать заявление в полицию и сообщить об этом в налоговую. Подробнее об этом здесь → «Что делать, если ЭЦП утеряна»

Как восстановить доступ

Токены и смарт-карты защищены пин-кодами, которые открывают к ним доступ. Если владелец забыл пин-код, то он может воспользоваться стандартными кодами, которые у разных носителей свои. Подробнее об этом здесь → «Как восстановить доступ».

Часто задаваемые вопросы

Из чего состоит электронная подпись?

Квалифицированная электронная подпись состоит из двух элементов: закрытого и открытого ключей

Астрал-ЭТ

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

Как узнать, есть ли у меня электронная подпись?

Проверить наличие зарегистрированной электронной подписи можно в личном кабинете на портале «Госуслуги». Для этого нужно перейти в раздел «Настройки и безопасность».

Что значит отсоединённая электронная подпись?

Электронная подпись может встраиваться в документ, а может идти отдельно от подписываемого файла. В таком случае эта подпись будет называться отсоединённой.

Потеряли электронную подпись (ЭЦП) — что делать? | Купить и получить в компании Тензор

Если ключ электронной подписи пропал или его украли, сразу же сообщите об этом в удостоверяющий центр «Тензор» любым удобным способом: лично придя в офис, по телефону или e-mail. Вам нужно успеть отозвать подпись до того, как ею кто-нибудь воспользуется для кражи денег со счета, заключения фиктивных сделок или в других целях.

Как правильно отозвать электронную подпись

Для отзыва квалифицированной и неквалифицированной электронной подписи установлены разные процедуры. О том, как понять, какая у вас подпись, читайте здесь. Отозвать квалифицированную ЭП можно двумя способами.

Ссылка из e-mail

Если у вас нет аккаунта СБИС для документооборота и сдачи отчетности, отзывайте подпись по ссылке из e-mail. Для этого:

  1. Свяжитесь с менеджером УЦ. Он создаст заявку на отзыв сертификата ЭП, а затем пришлет вам e-mail со ссылкой на нее
  2. Проверьте заявку и заполните форму
  3. Распечатайте и подпишите заявку на отзыв ЭП
  4. Отправьте менеджеру скан заявки. Если отсканировать заявление негде, можно принести его в наш офис или отправить по почте
  5. Подпись отозвана. Об этом вы узнаете, когда на e-mail придет уведомление об отзыве сертификата электронной подписи

В сбис

Отозвать подпись проще, если у вас есть аккаунт в СБИС. Вам нужно:

  1. Открыть реестр «Электронные подписи», попав в него из меню «Сотрудники» или из карточки вашей организации
  2. Найти в реестре пропавшую подпись, после чего нажать на кнопку «Отозвать».
  3. Указать в форме причину отзыва, свои ФИО и контакты. Проверить реквизиты и распечатать заявление на отзыв
  4. Отправить менеджеру скан подписанной заявки. СБИС сообщит, когда электронная подпись будет отозвана

Неквалифицированная подпись отзывается в СБИС еще быстрее. Найдите нужный сертификат в карточке сотрудника и нажмите кнопку «Отозвать». Подпись будет отозвана, больше ничего делать не придется.

Что будет, если вовремя не отозвать электронную подпись

Существует два варианта развития событий. Первый — относительно безобидный, когда злоумышленник похитил ключ электронной подписи, чтобы вы не смогли принять участие в торгах или подписать важный договор. Такое встречается при нечестной конкурентной борьбе.

Второй — когда подпись похищена специально для махинаций с документами. К чему это может привести?

  • К потере денег на банковском счете. Деньги выведут со счета, а факт кражи юридически доказать не получится — все платежки подписаны вашей ЭП.
  • К потере имущества. Используя электронную подпись, злоумышленник может составить любой фиктивный договор. Например, по продаже имущества компании.
  • К срыву сделок. Банковская защита может отреагировать на подозрительные переводы с вашего счета, заблокировав его. Тогда мошенник не сумеет вывести деньги, но и вы не сможете работать со счетом, пока инцидент будет расследоваться. С него нельзя будет оплатить товар или услугу, не удастся и получить платеж. Сделки подвиснут или вовсе сорвутся.
  • К испорченной репутации. Украденным ключом можно подписать «липовую» заявку на тендер с заведомо невыгодными условиями. Отказавшись от сделки, вы испортите свою репутацию и попадете в реестр недобросовестных поставщиков. А выполнив ее, понесете убытки.
  • К рейдерскому захвату компании. Используя украденную электронную подпись ключевого сотрудника, злоумышленник может изменить устав, назначить нового руководителя, добавить учредителя или другим образом ослабить компанию, чтобы получить возможность управлять ею.

Что такое электронная подпись: как получить и для чего нужна — Сбербанк

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минцифры. С 1 сентября 2023 года руководители юрлиц и ИП смогут использовать только сертификаты электронной подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС) либо доверенными лицами УЦ ФНС.

Сертификат электронной подписи «записывается» на токен. Работать с КЭП не получится без лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа. Самый распространённый — КриптоПро CSP.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены, даже когда срок действия ключа истечёт.

Для подачи заявления на получение электронной подписи придётся:

  1. собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца,
  2. купить ключевой носитель,
  3. оставить заявку на сайте СберБизнеса, если вы клиент банка, или лично явиться в один из офисов банка или отделение ведомства ФНС.

С 1 сентября 2023 года не действуют подписи юрлиц и ИП, выданные в коммерческих УЦ — работать с ними нельзя.

Список документов для получения УКЭП:

  • паспорт,
  • СНИЛС,
  • лист записи ЕГРИП/ЕГРЮЛ,
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе заявителя.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

  • USB-токен,
  • компьютер с установленным «КриптоПро CSP» или аналогичной программой,
  • установленный личный сертификат,
  • установленные библиотеки для электронной подписи.

Перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо в 2023 году смогут только те директора или ИП, у которых уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС и данные об организации и руководителе не менялись. Для этого оставьте заявку на сайте СберБизнеса или напишите заявление в личном кабинете ФНС.

Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя — только при личном посещении.

Если документы организации подписывает не только руководитель, но и другие сотрудники, для них придётся оформить новую электронную подпись.

С 1 сентября 2023 года работники юрлиц или ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность ― это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Получить УКЭП сотрудники могут в коммерческих удостоверяющих центрах, а машиночитаемую доверенность должен оформить руководитель организации.

Порядок получения подписи физлица следующий:

  1. Получить в любом коммерческом УЦ сертификат электронной подписи физлица.
  2. Оформить у руководителя машиночитаемую доверенность (МЧД).
  3. Далее уполномоченный работник подписывает документы электронной подписью физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность. Контрагент сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Если коротко — везде.

  • Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.
  • Для удалённой подачи документов.
  • Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.
  • Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *