Советы юриста

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

  • “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
  • Заявление
  • Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
  • Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

  1. В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
  2. “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
  3. Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Читайте также:  Налоговый календарь бухгалтера на октябрь 2023

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФТатьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда.

Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст.

17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

https://www.youtube.com/watch?v=Hp6BWM9T3Go\u0026pp=ygV50JrQsNC6INC90LDQvdGP0YLRjCDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC60LAg0Lgg0L7RhNC-0YDQvNC40YLRjCDQtdCz0L4g0LIg0YHQvtC-0YLQstC10YLRgdGC0LLQuNC4INGBINCi0Jog0KDQpA%3D%3D

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.

2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Отсутствие медкнижки — не повод отказать кандидату в приеме на работу, но и допустить его до фактической работы без этого документа вы не имеете права, это грозит вам штрафами.

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст.

213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы.

Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ.

То же самое касается бывших муниципальных служащих.

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 000 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе.

Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ Важно: это перечень для случаев, когда вы принимаете на работу гражданина России. Оформление на работу иностранных граждан — особый случай.

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

  1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
  2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

https://www.youtube.com/watch?v=Hp6BWM9T3Go\u0026pp=YAHIAQE%3D

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Важно: микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты. К микропредприятиям относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом не более 120 миллионов рублей, внесенные в специальный реестр.

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика.

Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте.

В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора.

Читайте также:  Блокировка счета юрлица или ИП: как ее не допустить

Оформление сотрудников на работу: документация и нюансы

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

  • по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
  • в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:

  • личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
  • подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
  • выполнение работы по определенной специальности, или должности.

Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке. 

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

  • если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
  • с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Вид работы Возраст для приема на работу
Организации кинематографии, театральные, концертные организации, цирк, а также на работу спортсменом До 14-ти лет, с письменного разрешения органов опеки и одного из родителей (опекунов). Договор подписывается одним из законных представителей ребенка
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью и ущерба образовательному процессу 14 лет, с письменного согласия органов опеки и родителей
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью 15 лет
Работа:

  • для иностранных граждан;
  • с вредными и опасными факторами;
  • подземные работы;
  • деятельность, где запрещен труд несовершеннолетних;
  • вахта;
  • в религиозных организациях;
  • игорный бизнес, ночные клубы;
  • работа с табачными изделиями, алкоголем, наркотическими препаратами, материалами эротического содержания;
  • совместительство;
  • аварийно-спасательные работы;
  • ведомственная охрана;
  • подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм
18 лет
Работы, связанные с химическим оружием 20 лет

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Отказ в трудоустройстве кандидату, которого нельзя принять из-за законодательных ограничений, считается отказом из-за несоответствия деловых качеств работника. Он не нарушает трудовое законодательство (ст. 64 ТК РФ).

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
  • СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления. Также кадровик оформляет дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу в 2023 году, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.  

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

  • справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
  • документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
  • документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
  • разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
  • медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
  • согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
  • индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
  • справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

  • при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
  • для сотрудников пищевых производств;
  • для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Работодатель сообщает в СФР результаты предварительного медосмотра работника (пп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Это нужно, чтобы фонд правильно определил надбавки или скидки к страховому тарифу при страховании от «травматизма».

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

  • письменная форма;
  • подписание обеими сторонами;
  • наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
  • включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
  • передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. 

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

Работодатель обязан:

  • в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
  • в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

  • занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
  • с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками. 

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

  • паспорт;
  • документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
  • справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
  • разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации. 
Читайте также:  Маркировка одежды | Срок | Вид маркировки | Кому подключаться

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

  1. Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
  2. Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
  3. Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
  4. Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
  5. При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
  6. Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
  7. Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
  8. Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.

Прием на работу нового сотрудника в организацию: пошаговая инструкция

Нанимать сотрудников работодатель может двумя способами: 

  1. Заключить трудовой договор.

  2. Заключить договор гражданско-правового характера.

Однако, нанимать сотрудника, который будет у вас трудиться постоянно по договору ГПХ нельзя.

https://www.youtube.com/watch?v=Uc7wi386ubE\u0026pp=ygV50JrQsNC6INC90LDQvdGP0YLRjCDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC60LAg0Lgg0L7RhNC-0YDQvNC40YLRjCDQtdCz0L4g0LIg0YHQvtC-0YLQstC10YLRgdGC0LLQuNC4INGBINCi0Jog0KDQpA%3D%3D

Договоры ГПХ обычно заключаются с сотрудниками, которые принимаются на краткосрочную работу или для выполнения какого-то проектного задания.

Например, по договору ГПХ можно нанять комбайнеров для уборки урожая.

Если же вам требуется человек, который будет работать на постоянной основе, подчиняться внутреннему распорядку организации, выполнять определенные, возложенные на него обязательства, то важно заключить именно трудовой договор. Он заполняется всегда в письменной форме в 2 экземплярах.

Чтобы заключить трудовой договор с сотрудником у работодателя есть 3 рабочих дня, в случае если:

  • Работник уже приступил к выполнению трудовых функций с разрешения директора.
  • Договор ГПХ был признан трудовым. В течение 3 дней с даты признания нужно заключить трудовой договор с сотрудником.

Если сроки будут нарушены, то это грозит организации штрафом до 100 тыс. рублей.

Помимо административной ответственности, наказать может налоговая и СФР, потому что недополучат налогов и страховых взносов. Все суммы недоимки придется заплатить со штрафом в 40%.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника поможет сэкономить время и средства на взаимодействие сотрудника и бухгалтерии по кадровым вопросам. С помощью этого сервиса бухгалтер может: 

  • Передавать сотрудникам расчетные листки.
  • Передавать сотрудникам 2-НДФЛ и другие справки с места работы.
  • Принимать от сотрудников заявления на отпуск, командировку, уведомление об отсутствии.

При этом сотрудники работают только с сервисом, они не получают доступ в 1С. Благодаря этому число одновременно работающих сотрудников не ограничивается количеством лицензий 1С:Предприятие.

Оставьте заявку и специалисты компании 1С:Франчайзи — 1С:Апрель Софт проконсультируют вас по всем вопросам подключения к сервису или другому программному продукту на платформе 1С:Предприятие 8.3.

С кем разрешено подписывать трудовой договор

  • В целом трудиться и заключать трудовые договоры могут лица, которым исполнилось 16 лет, однако, во всех правилах есть свои исключения.
  • Например, привлекать детей до 14 лет можно с письменного согласия родителей и органов опеки для работы в театре или кино, цирке или спортивных организациях.
  • Легкий труд, который не вредит здоровью и не мешает учебе, может быть доступен для граждан с 14 лет, но также только с письменного согласия органов опеки и родителей.
  • С 15 лет можно быть занятым легким трудом, не причиняющим вреда здоровью.

С 18 лет уже можно работать вахтовым методом, в религиозных организациях, с табачными или алкогольными изделиями, в охране или аварийно-спасательной службе и т.п.

С 20 лет можно привлекать граждан к работе с химическим оружием.

Помимо возрастных ограничений, есть некоторые виды работ, к которым нельзя привлекать женский пол, например добыча нефти или работа со свинцовыми соединениями. 

Важно отметить, что иностранные граждане не могут занимать некоторые должности или трудиться в ряде организаций, например, на атомных станциях.

Перед тем, как заключить трудовой договор нужно проверить все имеющиеся ограничения и убедиться, что соискатель имеет право занимать желаемую должность.

Документы для оформления трудового договора

Чтобы заключить трудовой договор соискатель должен предоставить работодателю:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, если ранее сотрудник уже где-то работал;
  • СНИЛС.

Для трудоустройства совместителей достаточно только паспорта.

В зависимости от того, на какую должность претендует работник, работодатель может дополнительно запросить:

  • справку об отсутствии судимости;
  • документы об образовании;
  • документы воинского учета;
  • вид на жительство;
  • разрешение на работу;
  • медицинское заключение;
  • согласие органов опеки или родителей для лиц до 15 лет.

В каждом отдельном случае перечень документов будет различаться, однако, работодатель не вправе запрашивать дополнительные документы, не относящиеся к характеру деятельности и трудовым обязанностям будущих работников.

Например, запросить водительское удостоверение при приеме на работу водителя нужно, а вот спрашивать права на управление ТС у педагога — это лишняя информация.

https://www.youtube.com/watch?v=Uc7wi386ubE\u0026pp=YAHIAQE%3D

Упростите взаимодействие сотрудников с кадровой службой и бухгалтерией с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Используя этот сервис сотрудники могут:

  • Узнавать об остатках дней отпуска.
  • Заказывать справки для налоговой.
  • Согласовывать отпуска.
  • Уточнять вопросы по начислению зарплаты.
  • Сообщить, если изменились личные данные.

Сократите нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу.

Подключите сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Как принимать на работу сотрудников

  1. Получить заявление о приеме на работу. Заявление пишется в свободной форме. Как правило, организация самостоятельно устанавливает шаблон такого документа. Заявление не является обязательным документом, но при оформлении на подземные работы без него не обойтись.

  2. Выдача направления на медосмотр. Такой шаг нужен не для всех работников. Однако при трудоустройстве педагогов, сотрудников пищевых производств нужно получить заключение медицинской комиссии. Если комиссия выявит противопоказания, кандидату откажут в трудоустройстве.

  3. Заключить договор с кандидатом. Обязательно в письменной форме, в 2 экземплярах, с включением обязательных сведений и условий. Если договор формируется в электронном виде, то он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

  4. Сформировать приказ о приеме на работу. В 2023 году это не обязательный шаг, однако многие продолжают издавать приказы для заполнения отчетных форм. Обычно используют унифицированную форму Т-1. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.

  5. Направить сведения в СФР о принятом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу компания должна уведомить СФР о том, что в их рядах произошло пополнение. Для этого нужно подать форму ЕФС-1 в части сведений подраздела 1 раздела 1 и подраздела 1.1 раздела 1.

Обращаем внимание, что со 2 июня 2023 года действует новая инструкция по ведению индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах (утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н).

Что изменилось:

  • Если гражданин устраивается на работу по трудовому договору или договору ГПХ, и у него отсутствует индивидуальный лицевой счет (ИЛС), то страхователю следует зарегистрировать этого гражданина в системе ИПУ. Для этого нужно заполнить анкету по форме АДВ-1 и подать ее в СФР в течение одного рабочего дня после приема на работу или подписания ГПД.
  • Персональные данные страхователь может направить в СФР как в бумажной форме (лично или по почте), так и в электронном виде с помощью оператора ЭДО, через Госуслуги или из личного кабинета страхователя. Электронный документ должен быть подписан УКЭП. По новым правилам больше нельзя передавать сведения персучета в СФР через МФЦ.

Некоторые особенности приема на работу

  • Принимая сотрудников на подземные работы важно убедиться в соответствии уровня знаний кандидата. Нужно провести тест или экзамен. В течение 2 дней после приема заявления работодатель обязан сообщить кандидату время и место экзамена, а в течение семи дней после получения заявления провести проверку знаний.
  • Если вы принимаете на работу бывшего госслужащего, то в течение 10 дней после заключения трудового договора сообщите по его последнему месту работы. Это нужно сделать, если с момента увольнения с госслужбы прошло не более 2 лет или ваш будущий коллега занимал должности, указанные в п. 1 указа Президента от 21.07.2010 № 925.
  • Если принимаете работника на время, то в договоре нужно обязательно указать срок его действия. Некоторые профессии подразумевают заключение срочных трудовых договоров. Они приведены в ст. 59 ТК. Если в договоре не указать срок его действия, он будет считаться постоянным.

Специалисты компании 1С:Франчайзи — 1С:Апрель Софт проконсультируют вас по всем вопросам подключения сервисов 1С:ИТС и помогут сделать вашу ежедневную работу эффективнее и удобнее.

Оставить заявку.

Реклама: ООО «Апрель Бизнес-Софт», ИНН: 5262226484

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *