Советы юриста

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.

Здравствуйте, друзья!

Сама мысль об отказе от физического контроля за подчиненными и переводе их на дистанционный режим работы заставляет нервничать большинство руководителей и владельцев бизнеса. Однако, реальность такова, что сегодня это, возможно, единственный эффективный способ остаться на плаву.

И не так страшен черт… Удаленная работа имеет массу преимуществ – от экономии средств до возможности найма лучших сотрудников из разных уголков страны, а то и мира. Передовые коммуникационные технологии активно способствуют развитию фриланса, нивелируя все возможные трудности. Труд от звонка до звонка заметно уступает свободному графику, и число приверженцев последнего неуклонно растет.

Так что не стоит бояться. Организация удаленной работы сотрудников – не такая уж сложная задача, если знать, как действовать.

Как организовать дистанционную работу персонала?

Создание удаленного рабочего офиса требует умелого подхода, творчества и компромиссов. И начинать следует с себя. Культура дистанционного труда формируется сверху, в ином случае она будет рушиться внизу.

Главное понимать, что виртуальное управление в определенных моментах отличается от привычного штатного. То, что работает в офисе не всегда хорошо срабатывает для виртуальной команды. Поэтому важно применять иные эффективные практики.

Узнавайте своих сотрудников

Не стоит ограничиваться обсуждениями исключительно рабочих моментов. Конечно, если у вас горят сроки, тогда разговаривайте строго по делу, без лишних отступлений. Однако, в обычное время, связываясь с внештатным сотрудником, интересуйтесь его настроением, делами в семье и другими отвлеченными темами, которые помогут узнать его ближе, как человека.

Вам это позволит лучше понять работника, и мотивировать, когда возникнет необходимость. С его стороны вы приобретете лояльность к вашему бизнесу и стремление выкладывать на полную.

Уважайте их время

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Да, удаленщики трудятся в удобное время, но это не значит, что вы можете обращаться к ним без оглядки на часы. Уважайте их личную жизнь, и поэтому обсудите трудовой график с каждым специалистом.

Установите временные рамки, в пределах которых вы можете писать сообщения, созваниваться и ждать своевременного ответа. Границы позволят выстроить позитивные отношения и улучшить производительность.

Четко распределите обязанности

Каждый работник должен четко понимать свою роль в компании, и список обязанностей, которые подразумевает его должность. Это упрощает и улучшает взаимодействие между членами коллектива, и не вызывает путаницы, когда требуется выполнить внезапно возникшее действие.

Соберите информацию в одном месте

Все, что относится к бизнесу и конкретным проектам, должно храниться в едином месте, причем с открытым доступом для представителей команды. Можно пользоваться облачными сервисами или иными платформами с подобными функциями.

Важно, чтобы работники не тратили время на поиски нужной информации, и не отвлекали коллег сообщениями, а легко и быстро находили все самостоятельно.

Мотивируйте freelance-персонал

Кроме ежемесячных или ежеквартальных премий, не забывайте о наиболее простом и доступном способе мотивации – похвале. В условиях офиса легко подойти к подчиненному и похлопать его по плечу, а вот на удалении это сделать сложнее.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.И тут на помощь приходят:

  1. Смайлики и гифки. Дополняйте ими сообщения, показывая удовлетворительные эмоции. Правильный эмодзи способен вызвать улыбку по ту сторону экрана и поднять мотивацию.
  2. Корпоративные посиделки онлайн. Мини-вечеринка с тостами в сети – отличная идея, чтобы отпраздновать завершение проекта.
  3. Бесплатные подписки в интернете для лучших сотрудников.

Мотивация должна присутствовать в том виде, в котором она наиболее интересна тем, на кого направлена. И тут возвращаемся к пункту первому – не ленитесь лучше узнавать подчиненных.

Автоматизируйте все, что можно

Главная польза от этого процесса – экономия времени и, как следствие, более оперативное выполнение заданий.

Также автоматизация помогает избавить команду от рутинных процессов, которые не только отнимают ценные часы, но и снижают мотивацию.

Возможно, это даже поможет сократить штат, оставляя в трудовом процессе исключительно профессионалов высокого ранга. Не превращайте персонал в роботов, а создайте эффективный механизм сами.

Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников

И если уж говорить об автоматизации, то полезно будет назвать инструменты, которыми наиболее часто пользуются, трудясь на фрилансе. Их много, и возможно не все они нужны конкретно в вашем случае. Знакомьтесь, тестируйте, выбирайте.

Одним из популярных инструментов являются системы CRM.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.По сути они представляют собой виртуальный офис, в котором легко решаются такие задачи, как:

  1. управление взаимоотношений с клиентами;
  2. постановки целей и задач;
  3. контроль за их выполнением;
  4. ведение проектов поэтапно.

На просторах интернета они встречаются, как в платных, так и бесплатных версиях. Выбирать только вам. Но не стоит боятся инвестировать в онлайн-инструменты, ведь они призваны решать многие управленческие проблемы организации удаленной работы сотрудников.

Также стоит использовать специальные программы для таких процессов, как постановка и контроль выполнения задач. Среди удаленщиков достаточно популярным является сервис Trello.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Еще один полезный софт – онлайн тайм-менеджеры. Они позволяют осуществлять контроль удаленной работы сотрудников, и в частности, сколько времени они тратят на выполнение задач и насколько высокой является их продуктивность.

И, без сомнений, для любой удаленной команды необходимы программы для качественной коммуникации. Их выбор чрезвычайно широк – Skype, Zoom, Telegram, Viber.

Изучите возможности их функционала, и подключайтесь к тому сервису, который наилучшим образом удовлетворяет ваши запросы.

И на этом далеко не всё. Существует еще много всевозможных сервисов, которые помогут наладить процессы так, чтобы они работали, как часы. Системы электронного документооборота, программы для удаленного доступа, планировщики, и даже социальные сети – все это может помочь в налаживании эффективной трудовой деятельности.

И не забывайте запрашивать у подчиненных обратную связь по поводу выбранных онлайн-инструментов. Не стоит работать по принципу «установил и забыл». Возможно, в процессе эксплуатации окажется, что некоторые программы неэффективны, и требуется подбор других решений.

Проблемы в управлении персоналом на удалении

Переход на свободный режим не обходится без трудностей. Их невозможно предвидеть заранее, но можно решить при помощи дельных советов и своевременного реагирования.

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.К списку частых препятствий относятся:

  • Найм подходящих профессионалов

Сбор внештатных подрядчиков – задача нелегкая. Одно дело, когда вы переводите существующий коллектив в свободное плавание, и совсем иное, когда требуется создание штата с нуля. Тяжело оценить профессионализм человека без личного общения, поэтому не стоит пренебрегать онлайн-собеседованиями. Возможно, придется попрощаться не с одним фрилансером, пока найдете подходящего специалиста.

  • Ощущение одиночества у сотрудников

Это чревато понижением производительности, а также развитию депрессивного состояния. Нужно уметь распознавать подобные признаки, и активнее вовлекать работников в общение с коллегами путем видеособраний. Также старайтесь стимулировать людей, выходить из дома, гулять на свежем воздухе и проводить время с семьей.

  • Отсутствие системы подотчетности

Нет отчетов – нет понятия, куда и как двигаться. Без итогов сложно оценить продуктивность каждого сотрудника, и эффективность выбранной стратегии в целом. Для бизнеса отсутствие отчетов – всегда минус.

Подбивать итоги необходимо, независимо от сферы деятельности организации. Можно внедрить еженедельную отчетность о проделанной работе и планах на следующие семь дней, или ограничиться ежемесячной сводкой.

  • Низкая сплоченность команды

Какой бы ни был коммуникабельный сотрудник, удаленная работа на дому часто приводит к отчужденности и обособленности от остальных. И здесь важно предпринять своевременные меры, которые позволят объединить персонал, улучшив их взаимодействие и коммуникацию. Каждый трудящийся должен понимать, что он является частью большой команды, которая стремится к единому глобальному результату.

Это небольшой перечень проблем, возникающих при управлении удаленным штатом. Главное, распознавать их и решать, повышая вовлеченность, производительность и сплоченность всей команды.

Как нанять хороших удаленщиков?

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Правда в том, что дистанционный формат работы подходит не всем. Большинство людей уверены, что их продуктивность существенно вырастет, если они получат возможность трудиться из дома. Но, реальность и практика показывают обратное.

Некоторым работникам необходима структура офиса, чтобы оставаться сосредоточенными и собранными. Дома отвлекающих факторов гораздо больше, чем на традиционной работе, и не все готовы им противостоять.

Читайте также:  Законная оптимизация налогов: как безопасно уменьшить налоги у ИП и ООО

Как же определить, подходит ли штатный специалист или новый соискатель для работы из дома?

Тут пригодятся следующие советы:

  1. Предлагайте соискателям выполнить тестовый оплачиваемый проект, прежде чем продолжить с ними более тесное сотрудничество. Это позволит оценить их профессиональные навыки и готовность трудиться на удалении. Если они активно коммуницируют, придерживаются сроков и качественно выполняют трудовые обязанности – смело нанимайте.
  2. Выбирая людей из существующего штата, оставляйте только тех, в чьей компетентности и ответственности вы уверены. Подчиненные, которые пренебрегали трудовой этикой и демонстрировали несобранность и ненадёжность, наверняка, покажут еще более слабые результаты на удаленном поприще.
  3. Давайте время на адаптацию, и лишь после этого делайте выводы – подходит ли конкретный специалист для внештатной должности в вашей компании.

Как обустроить виртуальный офис?

Как организовать удаленную работу штатных сотрудников. Можно ли работать без офиса с удаленной командой.​Подготовив план удаленной работы сотрудников, следует позаботиться об общем обустройстве виртуального офиса.

Убедитесь, что важная информация доступна в интернете, обеспечив конфиденциальность определенных документов.

Обновите протоколы безопасности, чтобы избежать ненужных нарушений, и связанных с этим затрат. Определитесь с инструментами коммуникации.

Также в идеале стоит найти человека, которому можно будет делегировать управление удаленной командой. Это упростит общение с обеих сторон и избавит от лишних отвлекающих сообщений. Вы, как работодатель, можете заниматься решением более глобальных задач.

Как и в любой новой системе, потребуется определенное время, чтобы настроить все процессы. Открыто обсуждайте с подчиненными все возникающие проблемы и привлекайте их к решению.

Пробуйте различные инструменты, и находите те, которые лучшего всего подходят для вашего трудового коллектива, стиля управления и бизнеса. Даже, если на старте будет трудно, не останавливайтесь на половине пути.

На все нужно время. А результаты не заставят себя долго ждать!

Как создать удаленную команду и управлять ее работой

События последних нескольких лет перевернули привычный уклад во многих сферах жизни, включая рабочие отношения. Все больше компаний сознательно переходит на удаленный формат, оценив возможности, которые он открывает для сотрудников и работодателей.

Экономия на аренде офиса и обустройстве рабочих мест, рост продуктивности исполнителей, возможность привлекать талантливых специалистов из других стран и городов — только часть из них.

Рассказываем, как организовать и контролировать работу сотрудников на удаленке, как поддерживать у них позитивный рабочий настрой, как эффективно выполнять задачи, в том числе и в разных часовых поясах, какие инструменты можно использовать.

Специалисты из разных сфер, которые трудятся в формате хоум-офис, сталкиваются с одними и теми же проблемами удаленной работы: слабой самодисциплиной, прокрастинацией, чувством ненужности в команде. Многим трудно разобраться в инструкции или задаче, если нет возможности задавать вопросы более компетентным коллегам или руководителю.

Если оставить эти проблемы без внимания — не выстроить систему коммуникаций, забыть про онбординг, не мотивировать сотрудников и не поддерживать командный дух, — создать сильную удаленную команду и успешно управлять ее работой не получится.

Удаленка — вызов не только сотрудникам, но и работодателям, поскольку в офисе легче оценивать продуктивность работников. Руководитель видит, кто из подчиненных опаздывает или тратит рабочее время на решение личных вопросов.

Сложности с коммуникациями, контролем рабочего времени и управлением задачами сотрудников — только часть проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели на удаленке. Однако все эти трудности решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления работой удаленной команды.

Большая степень свободы, меньший стресс и экономия времени, которое не приходится тратить на перемещения между домом и офисом, — основные выгоды удаленки для сотрудников. Работать можно из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому появляется возможность чаще путешествовать.

Для работодателей в удаленной работе тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. Удаленный формат работы позволяет экономить на обустройстве рабочих мест, аренде офиса, оплате коммунальных услуг, клининга и эксплуатации инженерных систем.

Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — необходимый минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке.

Если у кого-то нет ноутбука, принтера или другой техники, то ее предоставление — первая задача работодателя.

Если специалисту для работы нужен платный специализированный софт (например, программа для видеомонтажа), то его подключение, оплату и обслуживание также берет на себя компания.

Чтобы ставить офисным и удаленным сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте CRM-систему. Важно, чтобы в ней были все инструменты, необходимые для дистанционной работы, — от таск-менеджера и командных чатов до ЭДО и встроенного сервиса аналитики.

Чтобы совместно работать над задачами, управлять бизнес-процессами и продуктивно общаться, используйте возможности современных CRM-систем.

В них предусмотрены таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, моментальный документированный обмен информацией, возможность загрузки файлов в облако и другие полезные функции.

Все инструменты находятся в одном рабочем пространстве — удаленным сотрудникам не потребуется непрерывно переключаться между разными сервисами.

Другой ключевой момент — возможность выстроить удобную систему коммуникаций и управления удаленными сотрудниками. Ведь при таком формате обсуждать рабочие моменты, делиться корпоративными новостями и ставить задачи вы будете, находясь по разные стороны монитора.

Первое, с чем нужно определиться, — система взаимодействия между участниками команды и руководителем. Разработайте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и насколько часто.

Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, в ходе которой руководитель делится планами, ставит задачи, проводит мозговые штурмы, а сотрудники задают вопросы. Обсуждать совместную работу можно в проектных чатах.

В конце каждого месяца полезно подвести итоги, обсудить проблемы и достижения всей команды и отдельных участников, озвучить планы на следующий период.

Важное правило, которое повысит продуктивность удаленной работы — использовать только согласованные каналы связи.

Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея. Храните всю информацию по работе команды в одной системе в упорядоченном виде.

Дополнительный плюс такого подхода в том, что в любой момент в пару кликов можно найти нужный файл или документ.

Чтобы избежать путаницы, выберите один основной канал связи и один запасной. Основной используется для решения и обсуждения всех рабочих вопросов. Запасной — для экстренной связи, если по какой-то причине пропадает доступ к главному каналу.

В качестве запасного канала связи используйте телефонные номера. Введите за правило, что им можно пользоваться только в том случае, если основной канал связи (например, проектный чат в CRM-системе) стал временно недоступен.

Важно, чтобы у платформы для совместной работы распределенных команд была мобильная версия — это позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на сообщения. Это особенно важно, если сотрудники работают в разных часовых поясах.

В случае форс-мажора специалист сможет быстро подключиться к задаче, даже если он находится вдали от компьютера. У Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что на сайте и в десктоп-версии.

Чтобы войти в систему, достаточно ввести логин и пароль от Битрикс-аккаунта.

Профессиональная CRM в вашем кармане Принимайте заказы, общайтесь с клиентами и закрывайте сделки — в бесплатном мобильном приложении Битрикс24. Узнать больше

Составьте инструкцию, как правильно общаться онлайн, и донесите ее до всех сотрудников:

  • Расскажите, какие сервисы и приложения нужно установить обязательно, в какое время будут проходить регулярные обсуждения. Оставьте контакты руководителей и ответственных за проекты для экстренных случаев.
  • Четко обозначьте, какой рабочий чат является основным для всех сотрудников компании без исключения. Публикуйте в нем новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах. Главное правило — ничего не обсуждать. Пусть общий чат работает по принципу доски для объявлений.
  • Перечислите, какими чатами могут пользоваться разные отделы для работы над внутренними проектами. Отдельно создайте чат для неформального общения. У IT-специалистов, бухгалтеров, маркетологов, аккаунт-менеджеров должны быть отдельные чаты — это ускорит взаимодействие и позволит не отвлекать остальных коллег от работы. Аналогично обстоит ситуация с неформальным общением: пусть у команды будет отдельный чат для обмена шутками, фотографиями и обсуждения новостей. В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. К открытым имеют доступ все сотрудники — в них сообщают информацию, которая актуальна для всей команды. Закрытые чаты создают для разных отделов и проектных команд. Во всех чатах доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, отправка войсов, цитирование, упоминание участников.
  • Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Если на созвоне или в переписке достигнуты договоренности, отмечайте их в совместном виртуальном планере. Действует универсальное правило — если задачу поставили в чате, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.
Читайте также:  Кто представляет интересы налоговиков в судах?

Систематизируйте документы и файлы, с которыми работает команда. Храните всю информацию в облаке, чтобы исполнители могли открыть, просмотреть и отредактировать файлы в любое время и с разных устройств. Разграничьте доступ к папкам и документам, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.

Полезный инструмент для удаленной работы — база знаний. В ней вы сможете сохранять всю полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.

Удаленная работа — не фриланс, поэтому важно сразу обозначить правила работы вне офиса. Если вы переводите сотрудников из офлайна, то оставьте тот же режим работы, который действовал в офисе.

Если создаете удаленную команду с нуля, сразу обозначьте, во сколько рабочий день начинается и во сколько он заканчивается. Если сотрудники работают в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве. В календаре оставьте эти часы свободными для бронирования встреч, а остальные заблокируйте.

Подходы к учету рабочего времени в разных организациях могут отличаться. Если в компании действует строгая политика конфиденциальности и введена повышенная ответственность за выполнение задач, сотрудников контролируют вплоть до отслеживания истории поиска в браузере. Это не всегда прихоть руководства — в некоторых сферах бизнеса за ошибки и утечки информации приходится платить высокую цену.

Если же вам в первую очередь важен результат, предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно планировать рабочее время, не устанавливайте жестких рамок. Отслеживать продуктивность можно при помощи таск-трекера.

Для подсчета количества отработанных часов используйте сервисы учета рабочего времени. Можете скачать понравившийся тайм-трекер или использовать счетчик, встроенный в CRM.

Принцип работы всех сервисов во многом схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день.

Если он отлучается на кухню сварить кофе, общается по телефону по личным вопросам или уходит на обед, он нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».

Другой вопрос — количество и продолжительность перерывов. По закону стандартный рабочий день длится 8 часов и предполагает один перерыв длительностью 45 или 60 минут. Если сотрудник работает в день только 4 часа, то делать перерыв на обед или нет — решает руководитель. Если потребности в строгом контроле нет, предоставьте сотруднику возможность использовать 1–2 часа рабочего времени для решения личных вопросов. Такая гибкость выгодна всем — вам не потребуется оформлять официальный отгул, а подчиненный не будет мучиться зубной болью до выходных.

Удобно, когда рабочий день начинается совместным обсуждением планов и заканчивается подведением итогов — это дает возможность контролировать режим.

Однако помните, что иногда большое количество созвонов вредит рабочему процессу, поскольку они отвлекают участников команды от прямых задач. Альтернатива — отчеты о проделанной работе за день, неделю и месяц.

Это отличный инструмент мониторинга продуктивности сотрудников, который позволяет отслеживать сроки выполнения текущих работ и планировать будущие.

Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Оно открывает возможности для эффективного контроля дедлайнов и управления задачами сотрудников.

Чтобы исполнители точно знали, что и когда они должны сделать, используйте виртуальные планировщики:

  • Таск-трекер. Полезный инструмент, в котором руководитель может распределять индивидуальные и групповые задачи и устанавливать сроки начала и окончания работы. Задачи ставят внутри проектов, которые могут быть внутренними (например, размещение статей в блоге компании) и клиентскими. Для оценки скорости работы и продуктивности исполнителей в некоторых программах есть функция учета времени. Задаче можно присвоить ответственного и нескольких соисполнителей, а также наблюдателей, которые контролируют процесс выполнения. Все действия в задачах остаются в истории изменений. Исполнители могут общаться между собой в х.
  • Канбан. Виртуальная доска с простым интерфейсом — то, что нужно для распределения поручений и сбора идей в одном месте на удаленке. Можно создавать индивидуальные и общие пространства (для совместной работы над проектом).
  • Календарь.

Как работать с удаленными сотрудниками: рекомендации и советы

Эта статья для компаний, которые работают полностью удаленно — без офиса. В ней разобрали частые проблемы с удаленной командой: как отбирать кандидатов без личной встречи, правильно оформлять в команду, контролировать эффективность работы. А также как руководителю не превращать свои рабочие дни в бесконечные созвоны и успевать заниматься задачами бизнеса.

https://www.youtube.com/watch?v=kHhvFGOgx8M\u0026pp=ygXBAdCa0LDQuiDQvtGA0LPQsNC90LjQt9C-0LLQsNGC0Ywg0YPQtNCw0LvQtdC90L3Rg9GOINGA0LDQsdC-0YLRgyDRiNGC0LDRgtC90YvRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyLiDQnNC-0LbQvdC-INC70Lgg0YDQsNCx0L7RgtCw0YLRjCDQsdC10Lcg0L7RhNC40YHQsCDRgSDRg9C00LDQu9C10L3QvdC-0Lkg0LrQvtC80LDQvdC00L7QuS4%3D

У работодателя такие же обязанности перед удаленными сотрудниками, как если бы они работали в офисе. Посмотрим на ключевые из них.

Не снижать зарплату. Платить сотруднику надо столько же, как если бы он ходил офис. И если сотрудники на одной и той же должности выполняют одинаковые задачи и у них одинаковая квалификация, зарплаты должны совпадать.

Про оплату на удаленке — ст. 312.5 ТК РФ

Допустим, у компании есть удаленный младший юрист из Москвы и из Ульяновска. Компания может решить платить сотруднику из Ульяновска меньше, так как в его регионе средние зарплаты ниже московских. Если у сотрудников одинаковая должность и квалификация, платить надо одинаково.

Также и наоборот: если сотрудник решит переехать в Нью-Йорк, нельзя ему платить больше, чем коллеге в России, только на основании того, что жизнь там дороже.

За несоблюдение этого правила работодатель может получить штраф: для ИП и малых предприятий от 1000 до 5000 ₽, для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Про штрафы — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Предоставить оборудование, технику и программы для работы. В законе нет конкретного перечня, чем надо обеспечить сотрудника.

Здесь действует принцип: необходимо обеспечить всем, что нужно для работы.

Например, дизайнеру нужен компьютер, два монитора, планшет для рисования, программы Figma и Adobe Photoshop, а юристу — компьютер и подписка на правовую базу.

Обязанности работодателя — ст. 312.6 ТК РФ

Сотрудник может пользоваться и своим оборудованием, но тогда ему нужно компенсировать расходы. О порядке компенсации можно договариваться. Например, платить компенсацию за амортизацию с учетом рабочих часов или платить фиксированную сумму. Также в случае поломки ремонт может быть за счет работодателя.

Исполнителей на ГПХ это правило не касается — заказчик по умолчанию не должен их обеспечивать оборудованием и рабочим местом. Но может взять на себя такую обязанность, прописав это в договоре.

Обеспечить безопасность условий труда должен работодатель. Обязанностей по охране труда с удаленными сотрудниками меньше, чем с офисными. Вот что надо делать:

1. Провести инструктаж по работе с оборудованием работодателя. Например, рассказать видеооператору, как пользоваться рабочей камерой. Если сотрудник использует свою технику, проводить инструктаж не нужно.

3. Расследование профзаболевания. Допустим, программисту поставили диагноз «Прогрессирующая близорукость от повышенного напряжения зрения».

Такой диагноз есть в списке профессиональных диагнозов — работодатель обязан провести расследование: заработал ли сотрудник диагноз из-за работы или по своей вине.

Если подтвердится, что болезнь связана с работой, сотрудник может получить компенсацию из СФР.

Перечень профзаболеваний — в приказе Минздравсоцразвития от 27.04.2012 № 417н

Отбор кандидатов на удаленную работу мало чем отличается от поиска сотрудника в офис — нужно также оценить его навыки и личные качества. Советуем придерживаться трех правил:

  • давать тестовое задание;
  • просить написать письмо о себе;
  • созваниваться по видеосвязи.
Читайте также:  Налоговый календарь бухгалтера на март 2023

Теперь расскажем о нюансах.

Тестовое задание. Проверить квалификацию кандидата поможет тестовое задание. Обычно его делают по мотивам реальных рабочих задач. Например, редактора можно попросить составить план статьи, а маркетолога — рассказать, как бы он продвигал новый продукт.

Насколько сложное давать задание, зависит от вакантной должности. Если нужен рядовой сотрудник, например младший дизайнер, можно дать небольшое задание на пару часов.

Если же нужен человек на управляющую позицию или иную ответственную должность, задание может быть сложнее. Например, можно дать задание с подвохом, которое нельзя решить по шаблону.

Так работодатель сможет проверить, как кандидат действует в нестандартных ситуациях.

Тестовое поможет оценить и личные качества кандидата: способен ли он задавать вопросы, если что-то непонятно, внимательно ли разобрался в задаче. Например, если в тестовом написано, что отправить работу нужно на почту, а человек все равно присылает в мессенджер — это показывает неспособность кандидата следовать инструкциям.

https://www.youtube.com/watch?v=kHhvFGOgx8M\u0026pp=YAHIAQE%3D

Иногда руководители не предлагают тестовое, так как проще изучить портфолио. Но по портфолио не ясно, делал ли задачу человек полностью сам, как долго делал и какой процент был неудачных задач, которые он не взял в портфолио. По тестовому проще оценить реальные навыки человека и его адекватность.

Пример тестового задания для редактора в Бизнес-секреты. Такое задание займет у опытного кандидата пару часов и покажет его навыки

Попросить написать небольшой рассказ о себе. Помимо тестового, можно просить написать сопроводительное письмо. Например, попросить кандидата рассказать о себе, почему подходит для этой работы, в каких проектах работал раньше.

В письме стоит обращать внимание: пишет он только про себя или про задачи, которые решал; приводит ли примеры и цифры, когда говорит о результатах, или рассказывает абстрактно; пишет искренне или используют шаблонные фразы; как формулирует мысли.

Письмо о себе поможет отсеять кандидатов, которые могли хорошо написать тестовое, но не подходят компании по опыту или мировоззрению.

Созваниваться по видеосвязи. Если созваниваться с человеком без видео, не получится оценить, как человек выглядит, какие проявляет эмоции, как жестикулирует, не отвлекается ли на телефон. Без таких невербальных сигналов сложно составить полноценное представление о человеке.

Вы назначили интервью, предупредили, что надо включить камеру, а кандидат сидел в пижаме. Если работодатель ищет серьезного человека, для него это станет отрицательным маркером. И напротив, если компания поощряет расслабленную и креативную атмосферу в коллективе, ей бы не подошел человек в строгом костюме.

Также включенная камера поможет и кандидату оценить, комфортно ли ему с вами общаться. Лучше пусть он поймет сейчас, что ему некомфортно, чем спустя месяц работы.

Трудовой договор с удаленным сотрудником почти не отличается от договора с офисным сотрудником. В тексте надо будет лишь прописать несколько нюансов:

  • место работы. Рабочее место сотрудника указывать не нужно, пишите адрес регистрации компании или ИП;
  • условие о выполнении работы дистанционно;
  • режим рабочего времени — например, с 10:00 до 19:00 мск. Можно сдвинуть время с учетом часового пояса сотрудника. Если ничего не указать, сотрудник сможет работать, когда хочет.

Подписать трудовой договор сотрудник сможет с помощью электронной подписи.

«На мой взгляд, оформлять удаленных сотрудников лучше по трудовому договору. Так они больше чувствуют себя частью команды, чем на договоре ГПХ».

Руководитель медиапроектов Тинькофф

Также стоит зафиксировать нюансы работы с дистанционным сотрудником. Это лучше прописывать не в каждом отдельном трудовом договоре, а один раз в локальном нормативном акте, например положении о дистанционной работе. Такой документ действует на всех сотрудников. Вот что стоит включить в акт:

  • как будете обмениваться документами — по ЭДО или бумажными по почте;
  • как будете общаться — например, в корпоративной почте и мессенджерах. Также можно зафиксировать, как быстро сотрудник должен отвечать, допустим, в течение двух часов. В нерабочее время отвечать не должен;
  • дополнительные основания для увольнения — с удаленным сотрудником можно расстаться, если он не отвечает больше двух дней подряд без уважительной причины или переехал в местность без связи либо в другом часовом поясе, из-за чего с ним невозможно оперативно взаимодействовать.

Работодатель на свое усмотрение может включить в локальный нормативный акт и другие правила.

Договор ГПХ. Исполнителей, которые работают с вами время от времени, можно не нанимать в штат. Например, дизайнер делает пару иллюстраций в месяц или юрист раз в неделю проверяет документы и готовит шаблоны.

Такой договор можно заключить с самозанятым, ИП или обычным человеком без этих статусов. Если заключить ГПХ с самозанятым или ИП, работодателю не придется платить за него взносы и НДФЛ.

А вот если заключить договор с обычным человеком, работодатель лишь немного сэкономит в сравнении с трудовым договором — надо так же платить НДФЛ и взносы, кроме взносов на травматизм, и не надо оплачивать только больничный и отпуск.

https://www.youtube.com/watch?v=rgfKhjbYr1w\u0026pp=ygXBAdCa0LDQuiDQvtGA0LPQsNC90LjQt9C-0LLQsNGC0Ywg0YPQtNCw0LvQtdC90L3Rg9GOINGA0LDQsdC-0YLRgyDRiNGC0LDRgtC90YvRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyLiDQnNC-0LbQvdC-INC70Lgg0YDQsNCx0L7RgtCw0YLRjCDQsdC10Lcg0L7RhNC40YHQsCDRgSDRg9C00LDQu9C10L3QvdC-0Lkg0LrQvtC80LDQvdC00L7QuS4%3D

Какие налоги и взносы платить по договору ГПХ

Однако если человек нужен в штат и вы ждете, что он будет следовать корпоративным правилам, с ним надо заключать трудовой договор. За подмену трудового договора гражданско-правовым можно получить штраф:

Штрафы — в ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

  • для ИП и малых предприятий — от 5000 до 10 000 ₽;
  • для средних и крупных компаний — от 50 000 до 100 000 ₽.

Собрали в таблицу главные отличия видов договоров с сотрудниками и исполнителями.

В офлайне для нового сотрудника проводят экскурсию по офису, знакомят с коллегами, приглашают попить кофе на обеде. Если у новичка возникают вопросы, он может тут же посоветоваться с коллегой в кабинете. В онлайне так сделать не получится.

Вот как помочь новому сотруднику разобраться, как в компании все устроено:

  • выделить человека, который будет заниматься онбордингом — адаптацией новичков на рабочем месте;
  • подготовить инструкции;
  • регулярно разговаривать с новыми сотрудниками лично;
  • рассказать про команду.

Выделить человека, который будет заниматься онбордингом. Онбординг — это помощь в адаптации новых сотрудников. Сюда можно отнести любые мероприятия, которые помогут влиться в работу и коллектив, например:

  • заранее завести все учетные записи на человека, чтобы он сразу мог работать;
  • рассказать про корпоративную культуру — что принято, а что нет;
  • познакомить с коллегами;
  • рассказать про возможные точки роста внутри компании.

В небольшой компании до тридцати человек этим может заниматься основатель сам. Но если человек больше или компания быстро расширяется, нужно выбрать ответственного за онбординг. Можно нанять HR-специалиста или поручить эти задачи любому сотруднику, например администратору.

Подготовить инструкции. Если описать бизнес-процессы компании, алгоритм по выполнению задач, базу контактов всех сотрудников, это поможет новичку в первые месяцы работы.

Подготовка инструкций требует много времени — от пары дней до нескольких недель. Зато если один раз выделить время, потом получится его сэкономить — например, новый сотрудник сделает задачу верно с первого раза по шаблону и не придется за него переделывать.

Сложность в том, что материалы по онбордингу нужно постоянно обновлять. Если решили делать задачу по-другому, нужно переписать инструкцию. Изменились контакты сотрудников — нужно обновить данные. Поэтому лучше, чтобы за это направление отвечал отдельный человек.

Разговаривать с новым сотрудником лично. Инструкции не закроют все вопросы, поэтому руководителю стоит в первые месяцы проводить ежедневные установочные созвоны хотя бы на пятнадцать минут. Даже если в какой-то день вопросов нет, можно просто спросить, как дела. Общение один на один с руководителем поможет установить доверительные отношения.

Со временем необходимость постоянно созваниваться отпадает, и можно перейти на график раз в неделю или раз в две.

«Важно, чтобы сотрудник сразу начал доверять руководителю и в случае проблем всегда мог напрямую обратиться. Поэтому с каждым новым сотрудником я созваниваюсь каждый день хотя бы на полчаса.

Если вопросов для обсуждения нет, можно отменить созвон или просто поболтать, например спросить, как дела, или обсудить увлечения. Это не время впустую, а возможность лучше узнать друг друга.

Также у нас такой подход — все глупые вопросы сотрудник может задавать своему руководителю, а не только писать HR или коллегам. На старте это помогает сформировать доверительные отношения. В будущем важно, чтобы сотрудник доверял руководителю и не стеснялся обсуждать проблемы».

Руководитель медиапроектов Тинькофф

Рассказать про команду. Новый человек пока не знает, как с кем общаться. Руководитель может рассказать ему про команду и дать советы по общению. Например, кому ни в коем случае нельзя писать на выходных, а к кому можно обратиться с любым вопросом.

В офисах тоже бывают проблемы с эффективностью команды, но на удаленке своя специфика. Например, больше отвлекающих факторов, таких как дети или животные, сложности в общении с коллегами, разные часовые пояса. Вот что может помочь удаленной команде сохранять продуктивность:

  • разработать правила работы;
  • вложиться в инструменты;
  • использовать методики управления проектами;
  • ставить реальные бизнес-цели;
  • следить за тем, чтобы сотрудники не выгорали;
  • предлагать сдельную оплату;
  • помочь с местом для работы;
  • выработать правила к часовым поясам.

Разработать правила работы. Например, не опаздывать на созвоны, предупреждать об отпуске минимум за месяц, не работать на выходных. У каждой команды будут свои правила.

При этом нормально, что со временем будут появляться новые правила, а старые уходить. Правила должны быть удобны для команды — повышать эффективность работы на удаленке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *