Советы юриста

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику?

База знаний 09 сентября’22 Ильдар Мустафин, Экономист-финансист Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику?

  • ВКонтакте
  • WhatsApp
  • Telegram
  • Скопировать урл

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику?

С необходимостью привлечения дополнительной рабочей силы сталкивается почти каждый предприниматель — кто-то на этапе создания бизнеса, кто-то при его расширении. Ответственность и обязанности работодателя не зависят от организационно-правовой формы, и поэтому ИП при найме придётся соблюдать те же требования, что и для организации. Рассмотрим поподробнее, в чём они заключаются. Также нам интересно, как официально устроить сотрудника в ИП.

Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:

  1. заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
  2. подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.

Как нанять сотрудника в ИП, зарегистрированного как ИП? Так же как и любое другое физлицо. Но при этом он может выступать только как гражданин без статуса ИП.

Если ИП-работодатель относится к категории микропредприятий (с выручкой до 120 миллионов рублей в год и штатом сотрудников до 15 человек), то он может применять более простую форму ТД и оформлять работников по упрощённой процедуре.

Проще всего оформить ГПД. От исполнителя потребуются:

Реквизиты этих документов нужно указать в договоре. ГПД оформляется и подписывается в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На этом всё.

Чтобы ввести сотрудника в штат и подписать с ним ТД, нужно будет пройти целую процедуру. Особенно при оформлении первого работника.

Рассмотрим упрощённый порядок оформления трудовых отношений, так как по умолчанию ясно, что ко времени первого найма ИП будет соответствовать уровню микропредприятия.

Но чтобы быть полностью в этом уверенным, нужно зайти на специальный сервис ФНС России, вбить ИНН и получить подтверждение.

Вся процедура оформления состоит из 7 этапов:

  1. формирование штатного расписания;
  2. подписание ТД с работником;
  3. издание приказа о приёме на работу (можно не делать);
  4. заполнение трудовой книжки (если у работника бумажный вариант);
  5. отправка сведений в ПФР;
  6. оформление личной карточки (не обязательно);
  7. регистрация в ФСС в качестве работодателя.

Этапы 1 и 7 нужны только при найме первого работника. Но если новая должность не была предусмотрена в штатном расписании, его необходимо изменить.

Любая должность вводится на основе штатного расписания (ШР). ИП сам решает, какое количество работников ему нужно и сам определяет размер вознаграждения. Речь идет только о сотрудниках, работающим по ТД. Форма ШР может быть любой, но должна обязательно содержать информацию о:

  • наименовании работодателя;
  • номере и дате документа;
  • периоде начала действия ШР;
  • общем количестве единиц в штате;
  • наименовании структурного подразделения;
  • наименовании должности;
  • количестве единиц по должности;
  • об окладах, надбавках, общей сумме выплат по должности.

Документ заверяется самим ИП и главным бухгалтером (при наличии). Сам ИП не должен включаться в ШР.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Форма Т-3

ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:

  • утверждении ШР;
  • дате начала действия;
  • о контроле за его исполнением.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Образец приказа

После подбора кандидата и собеседования с ним нужно заключить ТД, срочный или бессрочный — в зависимости от соглашения сторон.

Можно обойтись без заявления о приёме на работу. Но если оно требуется, его форма определяется работодателем.

От будущего сотрудника понадобятся:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • бумажная трудовая книжка (БТК) или форма СТД-Р, если был отказ от использования БТК;
  • СНИЛС;
  • документы воинского учета (военный билет или приписное удостоверение);
  • документ об образовании или квалификации;
  • справка об отсутствии судимости (если деятельность этого требует);
  • справка о доходах и страховых взносах за 2 последних года и текущий год по форме 182-н;
  • справка-приложение к 6-НДФЛ за текущий год;
  • бланк-согласие на обработку персональных данных.

Два последних пункта нужны, если претендент до этого работал на других предприятиях.

На основании представленных документов заполняются кадровые документы. Сведения СТД-Р, справка по форме 182-н и справка-приложение к 6-НДФЛ нужны в оригинале.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Пример трудового договора

Как оформить работника в ИП официально? Только составив ТД. Первый лист трудового договора между ИП и сотрудником.

Весь ТД можно скачать здесь

Есть перечень профессий, на которые нельзя принимать людей без прохождения предварительного медосмотра и получения разрешения по состоянию здоровья (спортсмены, работники общепита, педагоги, работающие на транспорте, во вредных и опасных условиях, и т.д.).

Также без предварительного медосмотра нельзя брать на работу претендентов младше 18 лет (статья 69 ТК РФ). В таких случаях без справки от лечебного учреждения подписывать ТД нельзя.

После заключения ТД работника нужно ознакомить с должностной инструкцией (при наличии), инструкцией по охране труда, различными положениями (правила внутреннего распорядка, о коммерческой тайне, и т.д.).

Перестал быть обязательным с ноября 2021 года. Но издавать его не запрещается. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Форма может быть любой, но обычно используют бланк Т-1.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Образец заполненного приказа о приёме на работу

Понадобится, если новый сотрудник не отказался от применения бумажного варианта. С 2021 года при первом трудоустройстве претендента ТК ему разрешено оформлять только в электронном виде. Когда отсутствует приказ, в БТК в качестве документа-основания нужно вписывать номер и дату ТД.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Запись о приёме в ТК

Не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания ТД (если приказ не предусмотрен), нужно заполнить форму СЗВ-ТД на нового работника и отправить её в ПФР.

На основании сведений Пенсионный фонд зафиксирует найм сотрудника, если он пользуется электронным вариантом ТК.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу

Личная карточка — это желательный, но не обязательный атрибут кадрового учёта. Её можно и не заводить.

Туда заносятся реквизиты личных документов и персональные данные (ФИО, дата и место рождения, образование, квалификация, профессия, места работы, воинская обязанность, состояние в браке, и т.д.).

Используется унифицированная форма Т-2, состоящая из 4 страниц. Её заполняет ответственный за кадры специалист и подписывает сам работник. Срок хранения личной карточки — не менее 50 лет.

Туда должны вноситься все изменения которые происходят в период работы сотрудника.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику? Первый лист личной карточки сотрудника

Изначально, при открытии ИП, налоговая служба автоматически регистрирует налогоплательщика в Пенсионном фонде и в Фонде обязательного медицинского страхования. В ФСС регистрации не происходит, потому что ИП сам за себя не должен уплачивать взносы по временной нетрудоспособности и травматизму.

При первом заключении трудового договора ИП обязан подать заявление в ФСС на регистрацию в качестве страхователя. Ему на это даётся 30 календарных дней.

Аналогично, если заключается ГПД, в котором предусмотрена выплата страховых взносов на травматизм, нужно подавать свою форму заявления в те же сроки.

Соблюдение норм трудового законодательства жёстко контролируется государственными органами власти, а их нарушения строго наказываются. Особенно это касается юридических лиц — организаций и учреждений. К ИП-работодателям отношение более лояльное, но тем не менее, и их наказывают довольно ощутимо.

Штрафы для ИП мы собрали в отдельную таблицу:

Нарушение Санкции Основание
Неправильное оформление ТД или его отсутствие. Подмена ТД договором ГПХ Штраф от 5 до 10 тысяч рублей в первый раз,от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФпункт 5 статьи 5.27 КоАП РФ
Отсутствие обязательного медосмотра Штраф от 15 до 25 тысяч рублей в первый раз,от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении пункт 3 статьи 5.27.1 КоАП РФпункт 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ
Допуск к работе без инструктажа по охране труда
Иные нарушения трудового законодательства Штраф от 1 до 5 тысяч рублей в первый раз,от 10 до 20 тысяч при повторном нарушении пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ,пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ

Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.

Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Как правильно ИП принять на работу сотрудника? | Правила приема работника к предпринимателю

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику?

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

  • Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
  • Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
  • Регистрируется в СФР как работодатель, если заключил договор ГПХ с подрядчиком.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка.

Читайте также:  Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году

Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС.

Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится.

Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.

Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон.

Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса.

ИП может заключить с работником договор:

  • подряда;
  • агентирования;
  • поручения;
  • комиссии;
  • возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

  • Паспорт.
  • Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или СТД-СФР) от прошлого работодателя.
  • Страховое свидетельство — СНИЛС.
  • Документы воинского учета.
  • Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию.

Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии.

Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. 

Важно! С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП.

В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи.

В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.

Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в СФР форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.

7. Подайте форму ЕФС-1 о трудоустройстве

Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (Раздел 1.1 формы ЕФС-1). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.

Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в СФР 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем. До 2023 года он должен был зарегистрироваться в бывшем Фонде социального страхования в течение 30 дней. С работниками на ГПХ регистрация была нужна только в случае, если за сотрудника платились взносы на травматизм. 

С 2023 года при заключении трудовых договоров регистрироваться в СФР не нужно: фонд сам узнает из формы ЕФС-1, что ИП стал работодателем.

Заявление на регистрацию в фонде понадобится, только если ИП заключил с подрядчиком договор ГПХ и в нем есть условие об уплате взносов на травматизм (подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда предприниматель должен отправить в СФР документы:

  • заявление о постановке на учет (форма из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214(;
  • копия договора ГПХ, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм;
  • копия своего паспорта.

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Как оформить работника в ИП официально: пошаговая инструкция

С ростом бизнеса возникает потребность в расширении команды. Давайте разберем этот процесс пошагово и разберемся, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить новых сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=Hp6BWM9T3Go\u0026pp=ygXVAdCd0LDQudC8INGB0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutC-0LIuINCa0LDQuiDQmNCfINC_0YDQsNCy0LjQu9GM0L3QviDQvtGE0L7RgNC80LjRgtGMINGC0YDRg9C00L7Rg9GB0YLRgNC-0LnRgdGC0LLQviDQv9C10YDQstC-0LPQviDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQsD8g0JrQsNC6INC_0L7RgdGH0LjRgtCw0YLRjCDQt9Cw0YDQv9C70LDRgtGDINGB0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutGDPw%3D%3D

Иногда предприниматели заключают устные договоренности с работниками, согласно которым работник продает товары предпринимателя, а последний выплачивает ему вознаграждение. 

На первый взгляд, это может показаться выгодным решением, поскольку предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживается НДФЛ. Однако, следует учитывать, что такие действия являются незаконными и могут привести к штрафам, неприятностям с налоговой и другими инспекциями. 

Ответственность Что грозит ИП
Административная ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ Штраф до 10 тысяч рублей
Налоговая ст. 122 НК РФ Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику.Штраф — 40% от недоимки
Уголовная ст. 198 УК РФ При недоимке более 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф на сумму до 300 тысяч рублей, исправительные работы или лишение свободы до 1 года

При найме сотрудников важно учитывать не только потенциальные проблемы с трудовой инспекцией и налоговой, но и возможные конфликты с работником. 

Заключение договора является важным этапом, на котором прописываются взаимные обязательства и условия работы. Его наличие защищает как работника, так и работодателя. 

Если договора нет, работник вправе отказаться выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Работодатель в такой ситуации не имеет законных средств воздействия на работника. 

Кроме того, отсутствие официального оформления чревато тем, что сотрудник пожалуется  в трудовую инспекцию. Закончится все штрафами и дополнительными расходами для работодателя. 

Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем всегда заключать договор с работником и прописывать все условия работы максимально четко.

У работодатель есть два варината закрепления трудовых отношений  работником: гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовой договор (ТД), в зависимости от характера работы. 

Если Вам требуется сотрудник на постоянную работу, заключайте трудовой договор. В таком случае сотрудник становится штатным работником и обязан соблюдать правила внутреннего распорядка. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и НДФЛ, оплачивает больничные и отпускные. 

В гражданско-правовом договоре указывается конкретный перечень работ, объем и вознаграждение. При этом заказчик не обязан обеспечивать условия для работы и контролировать рабочий график исполнителя. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом. 

Для оформления сотрудника необходимо разработать и принять несколько внутренних документов, которые называются локальными нормативными актами. 

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о персональных данных сотрудников;
  • документы по охране труда.

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников, которая не требует разработки локальных нормативных актов. Вместо этого все данные вносятся в трудовой договор. 

Микропредприятиями считаются ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год составила менее 120 млн рублей и в штате числятся не более 15 сотрудников. Если ИП относится к микропредприятиям, то можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. 

Если у индивидуального предпринимателя еще не было опыта работы с персоналом, первый шаг — оформление штатного расписания. Этот документ отображает кадровую структуру ИП — должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание представляется в унифицированной форме Т-3, ОКУД 0301017. Здесь можно посмотреть образец штатного расписания. 

В составе штатного расписания работодателя должны быть указаны следующие данные: 

  • полное наименование ИП, включая код ОКПО, присвоенный Росстатом на основании данных регистрации в налоговой системе
  • названия структурных подразделений, их номера и коды должностей в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ)
  • количество работников на каждой должности, включая оклад и надбавки. При этом оклад не должен быть ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ) в данном регионе. 

Такой подход к составлению штатного расписания позволит работодателю более точно планировать свой бюджет на оплату труда, обеспечить прозрачность и четкость в организации работы компании.

Примечание. Штатное расписание можно составить в свободной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=Hp6BWM9T3Go\u0026pp=YAHIAQE%3D

Владельцу ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание, так как согласно законодательству он не является работником своей компании. 

Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника документы:

Для всех сотрудников Для некоторых категорий сотрудников
паспорт;СНИЛС — если его нет, можно получить через социальный фонд;ИНН;трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р документы воинского учета для военнообязанных, например, медицинский диплом у врача или права у водителя;справка об отсутствии судимости, например, для продавцов продуктов и непродовольственных товаров, парикмахеров, поваров

Правильное составление трудового договора — это важный элемент юридической ответственности. Для ИП, нарушивших правила составления ТД, предусмотрены штрафы — до 10 000 ₽ за первое нарушение и до 40 000 ₽ за повторное. Поэтому, следует уделить особое внимание правильному оформлению договора, чтобы избежать таких нежелательных последствий.

Читайте также:  Как нанять нового сотрудника и оформить его в соответствии с ТК РФ

В трудовом договоре необходимо указать ряд обязательных условий, таких как:

  1. ФИО сотрудника и его паспортные данные
  2. Информацию о работодателе, включая ФИО ИП и его ИНН. Дополнительно можно указать: банковские реквизиты ИП, населенный пункт и дату заключения договора, а также срок его действия – срочный/бессрочный. В случае срочного договора необходимо указать причину его заключения. 
  3. Подразделение, филиал, основной или дополнительный офисы, адреса места работы, если основной офис находится в другом населенном пункте.
  4. Должность, профессию и специальность сотрудника, а также дата начала работы.
  5. Условия оплаты труда (оклад, систему премирования и порядок выплаты зарплаты, режим работы и отдыха, гарантии и компенсации за вредные условия труда, если они предусмотрены результатами специальной оценки).
  6. Государственное обязательное социальное страхование работника, а также характер работы — в офисе или удаленно.

Даже если не все обязательные условия были внесены в договор, он все равно будет иметь юридическую силу. Однако, чтобы избежать штрафных санкций, включите недостающие данные в дополнительное соглашение к договору.

Примечание. В договор можно включить любые другие условия, которые не ухудшают условия работы сотрудника: испытательный срок, улучшение бытовых условий для сотрудника и его семьи, должностные обязанности, если отсутствует должностная инструкция.

Помните, что дополнительные условия договора могут повлиять на права и обязанности сторон. Поэтому при составлении дополнительного соглашения, учитывайте все возможные последствия и проконсультируйтесь с юристом.

При заключении трудового договора Вы можете воспользоваться типовой формой или составить свой собственный документ. Договор подписывается в двух экземплярах, сотрудником и работодателем, в течение трех дней после начала работы.

Перед подписанием договора сотрудник обязан ознакомиться с:

  • положением о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • должностной инструкцией;
  • положением об оплате труда;
  • другими локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.

Если работодатель решил оформить приказ на работу, сделать это можно по такой форме. Типовую форму приказа на работу можно найти здесь.

Отметим, что законодательство не требует обязательного оформления приказа. С 22 ноября 2023 года оформление приказа — это право работодателя, а не обязанность.

Согласно новым правилам, с 2023 года работодатели вправе заполнять бумажную трудовую книжку только для тех работников, которые уже имеют ее и хотят продолжить ее ведение. Но для новых сотрудников необходимости в оформлении бумажной трудовой нет.

Вместо этого, работодатель должен передавать информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд РФ, используя форму ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Это так называемая электронная трудовая книжка, которая не имеет физического экземпляра, а представляет собой электронный отчет.

Найм сотрудников. Как ИП правильно оформить трудоустройство первого сотрудника? Как посчитать зарплату сотруднику?

Хотя термин неофициальный, он хорошо прижился среди работодателей. Обязательность предоставления отчета возникает при любых кадровых изменениях: прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

Каждый сотрудник должен предоставить отчет после изменений его трудового статуса:

  • при приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или приказа о приеме на работу;
  • при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
  • в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

При заполнении бумажной трудовой книжки, важно соблюдать ряд правил:

  • избегать сокращений и аббревиатур;
  • строго заполнять поля формы, не выходя за их границы;
  • использовать только арабские цифры.

Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжите нумерацию.

Личная карточка — неотъемлемая часть информации о сотруднике, который работает в компании.

В ней указываются такие сведения:

  • номер приказа;
  • информация о паспорте и трудовой книжке, дипломе, СНИЛСе и военном билете.

Для составления личной карточки используется унифицированная форма Т-2, основанная на приказе о приеме на работу, паспорте или другом документе, удостоверяющем личность работника, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности, СНИЛСе, военном билете (при наличии) и документе об образовании.

Примечание. Актуальный бланк личной карточки работника по форме Т-2 можно найти здесь.

При найме сотрудников на работу ИП обязан оплачивать взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого необходимо зарегистрироваться в фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора. Регистрация в фонде социального страхования обязательна при найме первого сотрудника.

Каждый фонд предъявляет свои требования к регистрации:

  1. Если Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то в Пенсионный фонд Вам регистрироваться не нужно, так как информация о Вас уже есть в их базе данных.
  2. Для регистрации в Фонде медицинского страхования необходима регистрация на общей системе налогообложения. Если Вы являетесь ИП на «упрощенке», то регистрацию в Фонде медицинского страхования проводит налоговая служба и Вы получите номер заказным письмом.
  3. Для регистрации в Фонде социального страхования необходимо заполнить заявление о регистрации, предоставить копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника, а также иметь с собой оригинал трудовой книжки. Кроме того, Вы должны получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой и узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После успешной регистрации в фондах, предприниматель получает уведомление с уникальным номером, по которому необходимо перечислять взносы.

У меня нет бухгалтера и кадровика. как нанять первого сотрудника и платить ему зарплату?

Индивидуальный предприниматель открывает бизнес и обнаруживает, что для работы ему нужен пока только один сотрудник. Кадровика и бухгалтера нет, а работать надо. Тогда ИП придется самому на время стать кадровиком и бухгалтером: принять человека на работу и оформить документы, рассчитать и выплатить зарплату, перечислить НДФЛ и страховые взносы. Рассказываем, как это сделать.

Законодательство о приеме

Основные положения Трудового кодекса РФ, которые регулируют порядок трудоустройства:

Документы для приема

Для оформления на работу будущий сотрудник обязан предоставить:

Паспорт. Если его нет — временное удостоверение личности. Иностранным гражданам нужно разрешение на трудовую деятельность на территории России.

Трудовая книжка. Исключение составляют лица, которые работают по совместительству или впервые устраиваются на работу. В последнем случае трудовую книжку заводит сам работодатель, с 2020 года ее можно вести и в электронном формате.

Карточка СНИЛС необходима для отчетов в Пенсионный фонд. Вместо нее теперь выдается форма АДИ-РЕГ.

Военный билет следует попросить у военнообязанных, а у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Это прописано в п. 18 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 г. №719.

Диплом. Если по закону работник должен иметь специальную подготовку, работодатель вправе запросить документ об образовании или нужной квалификации. Кроме того, ИП может запросить с работника справку о наличии судимости или уголовного преследования. 

В ряде случаев работодатель должен получить от потенциального сотрудника медицинскую книжку, если речь идет о работниках общепита или продавцах (ст. 213 ТК), медсправку о состоянии здоровья или согласие от родителей для несовершеннолетних работников (ст. 69, ст. 266 ТК), водительские права определенной категории для водителя.

Сотрудник не обязан представлять ИНН —  этого документа нет в обязательном перечне согласно ст. 65 ТК. Однако сам идентификационный номер налогоплательщика понадобится работодателю, когда он будет отчитываться за сотрудника в налоговую инспекцию. Поэтому можно попросить представить документ или непосредственно номер, либо найти ИНН человека на сайте ФНС.

Правила заполнения бумажных трудовых книжек 

При заполнении бумажных трудовых книжек нужно помнить о следующих правилах:

  • записи нужно вносить только фиолетовыми, синими или черными чернилами;
  • при внесении сведений впервые можно использовать штамп работодателя;
  • слова нельзя сокращать (если они не аббревиатура);
  • при указании даты день и месяц проставляются двумя цифрами, а год — четырьмя;
  • каждая запись имеет сквозную нумерацию в хронологической последовательности.

Если в трудовой книжке надо исправить запись, неверную информацию следует аккуратно зачеркнуть одной чертой, а рядом или ниже написать верные сведения. Также нужно сделать заверительную запись, например, «Исправленному верить», поставить дату и подпись заверителя.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года законодательством установлен переход на электронные трудовые книжки. В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439 каждый работодатель, имеющий наемных сотрудников, обязан оформлять трудовую в электронном формате, то есть передавать сведения в ПФР через Интернет. 2020 — переходный год, когда сотрудник выбирает, в каком формате он хочет вести трудовую книжку.

При приеме первого работника нужно взять с него заявление на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Если в заявлении будет указана электронная форма, то простую трудовую заполнять не нужно будет. Если в заявлении будет указана бумажная форма, то работодатель должен будет вести трудовую книжку в обоих форматах.

Сведения, которые будут содержаться в электронной трудовой:

  • ФИО работника;
  • место и периоды работы;
  • должность и квалификация;
  • статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для ведения книжек в электронном формате нужно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сотрудник может обратиться к работодателю, чтобы получить сведения из электронной трудовой. Тогда работодатель будет обязан сформировать специальную выписку и предоставить ее сотруднику.

Ответственность, если ИП не оформил трудовую книжку

Если работодатель не заключил трудовой договор с сотрудником, тот остается социально незащищенным. Например, ему грозит: 

  • незаконное увольнение;
  • несвоевременная или частичная выплата заработной платы;
  • отсутствие страхования и социальных льгот;
  • неоплачиваемый больничный;
  • отсутствие права на оплачиваемый отпуск;
  • уменьшение пенсии за счет потери стажа и начислений в ПФР.
Читайте также:  Об основных изменениях для малого бизнеса в 2023году

Контролирующие органы проверяют, насколько работодатели соблюдают нормы ТК.  Если ИП нарушит его впервые, то ему грозит административная ответственность согласно ст. 5. 27 КоАП РФ и штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей. 

Если неоформление сотрудника влечет за собой неуплату налогов и страховых взносов, работодателю грозит уголовная ответственность. Согласно ст. 198 УК РФ сумма штрафа составляет от 100 000 до 300 000 рублей или даже лишение свободы сроком до двух лет и запрет на ведение деятельности в данной сфере.

Отчетность во внебюджетные фонды

Работодатель обязан сдавать во внебюджетные фонды следующие отчеты:

СЗВ-МДанный отчет регламентирован Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. № 83П. Он подается в ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа, следующего за отчетным календарным месяцем.

В отчет нужно включать всех сотрудников вне зависимости от вида заключенного договора — трудового или гражданско-правового. СЗВ-М содержит минимум информации по сотрудникам: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Данный отчет необходим Пенсионному фонду в первую очередь для того, чтобы отслеживать, кто из пенсионеров продолжает работать.

СЗВ-СТАЖФорма отчета регламентирована Постановлением ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. Этот отчет необходим Пенсионному фонду для того, чтобы формировать базу о периодах трудовой деятельности каждого человека и начисленных страховых взносах по их доходам. СЗВ-СТАЖ подается один раз по итогам каждого календарного года в срок не позже 1 марта.

В некоторых случаях ИП должен формировать СЗВ-СТАЖ и в другие сроки:

  • сотрудник выходит на пенсию — не позже трех дней;
  • сотрудник попросил у работодателя документ — не позже пяти дней;
  • работник увольняется — в день увольнения;
  • закончился срок действия договора ГПХ — в день его окончания договора.

Вместе с СЗВ-СТАЖ нужно одновременно сформировать и отправить в Пенсионный фонд отчет ОДВ-1. Этот отчет является описью, содержащей сведения, аналогичные как и в СЗВ-СТАЖ, только в обобщенном виде.

СЗВ-ТДСЗВ-ТД — это новый вид отчетности, введенный в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Документ подается ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, для формирования электронной базы ПФР и распределения информации по соответствующим лицевым счетам.

Отчет нужно подавать только в том случае, если заключен трудовой, а не ГПХ договор, а также если в отчетном месяце произошли кадровые изменения по сотруднику: прием, перевод, увольнение и другие. 

4-ФССОтчет подается в ФСС по сотрудникам, с которыми заключены как трудовые, так и гражданско-правовые договоры. Документ нужно подать за каждый квартал не позднее 20-го числа следующего месяца (если в бумажном виде). В отчете содержится информация по начисленным и уплаченным страховым взносам на «травматизм» и профзаболевания.

Важно! Как только ИП примет на работу первого сотрудника, он обязательно должен встать на учет в качестве работодателя в ФСС. В Пенсионный фонд вставать на учет не нужно, поскольку всю информацию в ПФР отправляет налоговая инспекция.

Ответственность, если ИП не сдал отчеты во внебюджетные фонды

Если ИП не отчитается перед Пенсионным фондом и ФСС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

Как ИП принять на работу сотрудника?

Если ваш бизнес растёт, и вести его в одиночку уже сложно, подумайте о найме работников. Прежде чем принять решение, взвесьте все «за» и «против». Работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. 

Итак, вы приняли решение и нанимаете первого сотрудника. Последовательность действий будет такой:

Если нанимаете иностранного сотрудника, нужно учитывать ещё несколько нюансов. Читайте о них в статье.

И в любом случае придётся сдавать за работников отчётность. Зарегистрируйтесь в Эльбе, чтобы справляться с отчётами в несколько кликов — первые 30 дней будут бесплатными.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Какой договор заключить

Вы можете заключить трудовой или гражданско-правовой договор в зависимости от того, какие задачи собираетесь поручить работнику. Определиться с выбором поможет таблица.

Что сравнивается Трудовой договор Гражданский договор
В каких случаях заключают Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер). Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется Трудовым кодексом. Гражданским кодексом.
Запись в трудовой книжке Есть. Нет.
Какие взносы платить (без учёта льгот)
  • Единые взносы в налоговую на пенсионное, медицинское страхование и нетрудоспособность 30%:
  • Взносы в СФР на травматизм по тарифу, установленному для вас в СФР.
  • Единые взносы в налоговую на пенсионное, медицинское страхование и нетрудоспособность 30%:
  • Взносы в СФР на травматизм по тарифу, установленному для вас в СФР.
Какие соц. гарантии обязательно предоставлять сотруднику
  • Регулярная выплата заработной платы.
  • Месячная зарплата не ниже МРОТ.
  • Предоставление оплачиваемых отпусков.
  • Выплата больничных и пособий.
  • Компенсации при увольнении.
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.

!

Фактически взносы в обоих случаях будут меньше, потому что для всего малого бизнеса действует льготный тариф по страховым взносам. Подробнее читайте в статье «Кто может сэкономить на взносах за сотрудников».

Не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор.

Замена одного договора на другой может привести к неприятым последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым.

Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.).

Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы. Определившись с этим, вы правильно выберете тип договора.

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

Подробно об оформлении кадровых документов мы написали в отдельной статье.

Шаг 1. Получите от сотрудника документы:  

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  • Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
  • Свидетельство государственного пенсионного страхования — СНИЛС или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года.
  • Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
  • Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите для него страховое свидетельство. Для этого подайте анкету в местное отделение СФР.

Медицинский полис ОМС сотрудник оформляет самостоятельно в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации».

Шаг 2. Попросите заявление о приёме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда. 

Шаблон заявления

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении сверяйтесь состатьёй 57 Трудового кодекса или используйте типовую форму. Трудовой договор оформите в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй — у вас.  В конце договора сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. Это должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда, коммерческой тайне и другие акты. Можете отказаться от оформления актов и включить всё в трудовой договор по типовой форме.

Шаг 5. Оформите приказ о приёме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом ознакомьте работника под роспись. 

Шаблон приказа

Шаг 6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в СФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внесите в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

Шаг 7. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать её на тонком картоне или плотной бумаге. 

Шаблон личной карточки

Шаг 8. Отправьте в СФР сведения о застрахованном лице.

 С 2022 года фонд собирает сведения и необходимые документы для назначения пособия сразу же, как медицинская организация открывает ЭЛН или из ЗАГСа приходят данные о рождении ребёнка.

Чтобы такие проактивные выплаты работали, как положено, работодатель должен запросить при трудоустройстве у сотрудника сведения о застрахованном лице (СоЗЛ) и в течение 3 рабочих дней отправить их в СФР.

Из Эльбы отправить СоЗЛ нельзя, но это можно сделать через Экстерн. Для этого надо выполнить задачу в Эльбе в разделе «Отчетность» → Актуальные задачи/Архив задач → «Отправить сведения о сотрудниках в СФР», из задачи вы будете перенаправлены в в Экстерн. В Частых вопросах мы оставили подробную инструкцию.

Если какие-то данные работника меняются — работодатель также обязан отправить новые СозЛ в СФР в течение 3 рабочих дней.

????

Эльба рассчитает зарплату, НДФЛ и взносы. Получите 30 дней в подарок при регистрации.

Хочу попробовать

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов.

Например, отчёт СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. Эльба поможет вам легко вести всех сотрудников, рассчитывать налоги и взносы, напоминать о сроках сдачи отчётов.

Статья актуальна на  07.02.2023

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *