Главная • Блог • Автоматизация торговли • Как вести складской учет

Сегодня поговорим о том, как вести складской учет в магазине. Расскажем, для чего он нужен, на какие виды подразделяется. Рассмотрим распространенные ошибки при «ручном» учете товара и как позволяет от них избавиться автоматизация бизнеса. Изучим особенности складского учета в магазине на примере программы 1С.

Оглавление

Основные операции по учету товара

Суть товароучета заключается в том, что ответственный сотрудник фиксирует любые действия с продукцией на складе. Делать это можно на бумаге, в таблице Excel, специальной программе. Обязательные операции в рамках складского учета:

• приемка и оприходование товаров;
• отгрузка продукции со склада в торговый зал;
• сборка заказов покупателям;
• комплектация товаров (создание набора из нескольких единиц для продажи одним целым);
• инвентаризация;
• списание товаров для собственных нужд, из-за порчи, недостачи, завершения срока годности и т. д.

Любая из этих операций должна быть обязательно зафиксирована. Если пустить все на самотек, в товаре будет неразбериха и хаос.

Виды складского учета

Рассказываем, как вести складской учет на складах. В зависимости от того, с каким товаром приходится работать, его учет бывает следующих видов:

• Номенклатурный. Реализуется в компаниях с небольшим ассортиментом продукции. Любую позицию несложно найти по наименованию, не требуется вдаваться в детали группировки по признакам.
• Сортовой. Используется в том случае, когда товар распределяется по сортам и типам, а другие характеристики (срок годности, цена и т. д.) второстепенны.
• Партионный. Применяется тогда, когда каждая партия товара хранится отдельно. Например, из-за ограниченного срока эксплуатации, различия в ценах и прочих признаков.
• Партионно-сортовой. Подходит для компаний с широким ассортиментом товаров, когда каждая партия хранится отдельно, а позиции дополнительно группируются по сортам.

От вида складского учета зависит документальное сопровождение. В первых двух случаях достаточно заполнять учетные карточки. В последних ― вести ведомость складского учета.

Ошибки складского учета 

В современном мире развитых технологий вести учет товаров вручную ― уже ошибка. Такое себе могут позволить только небольшие компании с ограниченным ассортиментом товаров. Крупным магазинам таким способом за всем не уследить. Под ручным ведением учета понимают записи в журналах или внесение данных в Excel-таблицы. Чем чреват данный подход:

• Инвентаризация требует много времени. Чтобы ее провести, нужно закрывать магазин и вручную пересчитывать товар. Как результат: снижение доходов, ведь пока торговая точка закрыта, никто ничего не покупает.
• Высока вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудник может что-то перепутать, забыть или специально скрыть недостачу.
• Таблицу можно случайно удалить, журнал потерять.

Другие ошибки складского учета:

• не контролируются остатки ― например, товар закончился, но никто этого не заметил и, соответственно, не закупил, это чревато потерей клиентов;
• не отслеживается спрос ― не определяется, какой товар покупается чаще всего, а какой пылится на полке;
• не контролируются сроки годности продукции (особенно актуально для скоропорта) ― нужно постоянно искать и проверять каждый товар, а при невнимательности придется регулярно списывать просрочку.

Итак, работать вести учет товаров вручную неудобно. Это факт. Проблема решается с помощью автоматизации. Она позволяет отслеживать спрос, контролировать сроки годности, остатки ― наглядно представляет данные, причем не в виде неудобных «экселевских» таблиц, а в визуально понятном интерфейсе.

Автоматизация складского учета

Автоматизация товароучета ― оптимизация бизнес-процессов путем внедрения специализированных программ и оборудования. Это альтернатива складского учета на бумаге и в Excel-таблицах. На автоматизированном предприятии можно:

• Упорядочить продажи в магазине. Товар реализуется через онлайн-кассу и автоматически списывается с баланса. По итогам продаж доступна удобная аналитика: можно увидеть выручку, полученную за день, определить самые покупаемые товары, средний чек.
• Отслеживать остатки на складе в режиме реального времени. Не будет неразберихи с перемещениями и возвратами продукции ― все будет зафиксировано в программе.

Преимущества автоматизации учета:

• все документы создаются в электронном виде, не придется рыться в кипе бумаг, чтобы найти то, что нужно;
• можно распределить права доступа к файлам между сотрудниками;
• документы заполняются по шаблонам (они уже встроены в программу) ― это быстро и не приводит к ошибкам;
• обеспечивается контроль сроков реализации товаров (например, продукция, у которой истекает период реализации, подсвечивается в программе красным цветом).

Напомним, кто ведет складской учет. Эта обязанность возлагается на материально ответственное лицо ― сотрудника склада (заведующего, кладовщика и т. д.), назначенное руководителем согласно указу.

«1С:Управление торговлей» для складского учета

Рассказываем, как вести складской учет в 1С. Для примера рассмотрим программу «1С:Управление торговлей». С ее помощью можно держать под контролем движение товара на любом этапе сделки, управлять продажами, остатками и закупками. Возможности «1С:Управление торговлей»:

• распределение областей хранения согласно складским группам (например, мороженое, рыба);
• оформление операций на складе документально ордерами, причем независимо от финансовых документов;
• поддержка адресного хранения (когда товары распределяются по ячейкам);
• автоматизация внутреннего перемещения продукции;
• отражение операций по сборке заказов, комплектации товаров и разбора комплектов;
• учет товаров по серийным номерам;
• обособленный учет остатков;
• поддержка ТСД для организации мобильного рабочего места кассира.

Итак, как правильно вести складской учет в программе «1С:Управление торговлей». Представляем подробные инструкции.

Настройка складского учета

Чтобы настроить складской учет, перейдите в раздел «НСИ и администрирование» (находится в нижней части меню), выберите «Склад и доставка».

В открывшемся окне выберите пункт «Склад». Отметьте нужные опции (например, оптовый склад или розничный магазин и другие, как показано на фото). При необходимости установите настройки формата торговой точки. Укажите данные материально ответственного лица, на котором лежит обязанность по ведению учета, его должность.

Если вы ведете товароучет по нескольким складам, поставьте галочку на пункте «Несколько складов». При адресном хранении отметьте «Ордерные склады».

Ордерная схема дает возможность разграничить процессы оформления документов и фактической отгрузки товаров (между ними часто бывает временной промежуток).

Если вы отметили «Ордерные склады», можете указать дополнительные настройки складского учета: порядок оформления накладных и расходных ордеров, лицо, ответственное за его формирование, когда будет фиксироваться поступление товара.

Создание склада

Перейдите в «НСИ и администрирование» и выберите «Склады и магазины». Нажмите на кнопку «Создать». Выберите группу складов, если отгрузка осуществляется в нескольких хранилищах или физический склад проходит в программе как несколько «виртуальных».

Откроется форма с тремя вкладками:

• «Основное». Здесь можно настроить ответственное хранение, чтобы проводить операции по приемке и отгрузке товаров. Укажите организацию, срок хранения и другие данные (заполните пустые поля). Выберите оптовый склад или розничный магазин (поставьте отметку около нужного пункта). В розничном магазине ведется количественный или суммовый учет. В оптовом складе ― по учетной стоимости.
• «Ордерная схема и структура». Настройте использование ордерной схемы документооборота при приемке и отгрузке товаров. В частности, можно указать дату начала применения и активировать статусы приходных и расходных ордеров.
• «Адрес, телефон». Внесите контактные данные склада, даже если они не совпадают с адресом и номером телефона предприятия.
   

В форме «Структура склада» можете активировать использование рабочих участков (помещений) и ячеек.

Работа ордерной схемы

Сформируйте документ «Приобретение товаров и услуг». Затем начните проводить операцию по приеме товара на склад. Перейдите в раздел «Склад и доставка» и выберите опцию «Приемка». Откройте форму и выберите склад.

Появятся документы поступления продукции на выбранный склад. Нажмите «Создать ордер» и создайте документ «Приходной ордер на товар». Во вкладке «основное» уже будут содержаться данные ― они заполняются автоматически.

Во вкладке «Товары» увидите, что поступило на склад. Информация представлена в виде таблицы. Колонка «Количество» заполняется пользователем ― укажите фактическое количество поступившего товара, даже если оно не совпадает с данными в документе «Приобретение товаров и услуг».

Ввод информации о товаре

В карточке внесите характеристики товара:

• название;
• единицу измерения;
• артикул;
• к какой складской группе принадлежит;
• в какой ячейке размещается;
• описание товарной позиции;
• ставку НДС (на ее основе формируется цена);

Отметьте функцию для распечатки ценников (если принимаете товар в магазин).

В колонке «Комментарий» можете указать количество товаров, не пришедших на склад (если есть расхождения с документами, полученными от поставщика). Сформируется отчет «Контроль оформления документов товародвижения».

Оборудование для складского учета

Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером.

Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок.

После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.

ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.

Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.

Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.

Ответы на частые вопросы

Законодательством не установлена обязанность для ИП по ведению складского учета. Но без него невозможно получить полную информацию об остатках и провести детальную аналитику, чтобы выявить самый покупаемый товар, следить за сроками годности и т. д.

Для ведения учета товара назначается материально-ответственный сотрудник. Он несет ответственность за товар на складе. То есть, если при очередной ревизии обнаружится необоснованная недостача, он должен возместить стоимость продукции, которой не хватает.

Для автоматизации складского учета можно использовать разные конфигурации платформы 1С. В частности, «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом».

Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru

Нужна помощь в подборе системы автоматизации?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую вам систему автоматизации.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Владельцам производственных и торгующих компаний не нужно объяснять, зачем нужен склад и какую стратегическую функцию он выполняет. Однако многие начинающие предприниматели, желающие получить максимальную прибыль от своей деятельности и в как можно более ранние сроки окупить вложения в развивающийся бизнес, пренебрегают необходимостью арендовать помещение для хранения продукции. 

Отчасти это обусловлено тем, что стоимость аренды площадей нежилого фонда по прежнему остается на достаточно высоком уровне, невзирая на то, что экономический кризис «подкосил» немалую часть потенциальных клиентов, вынужденных закрывать свой бизнес.

Сегодня мы поговорим с вами о том, как организовать работу склада «с нуля», дадим несколько «железобетонных» аргументов в пользу его необходимости, а также подумаем над тем, как и на чем можно сэкономить, организуя его работу.

Вроде бы все понятно. Тогда вперед!

Классификация

Для того, чтобы верно выбрать стратегию работы по обустройству складской площади, необходимо иметь четкое представление о том, какую функцию она будет выполнять для вас, как для собственника, так и для ваших потенциальных покупателей. Все склады можно условно разбить на три категории:

1. Административно бытовые. Такие помещения, как правило, служат для хранения инвентаря, продуктов питания внутреннего пользования, медикаментов, бытовой химии и прочей продукции, не рассчитанной на продажу.

   Бывает такое, что «административно бытовой отдел» формируется в рамках подсобного помещения, скажем так, в целях экономии.

   Текущее законодательство, регулирующее данный вопрос, это делать не воспрещает;

2. Технологические. Эти склады представляют собой своего рода «перевалочный пункт» для продукции, которую вы собираетесь производить сами или же привозить от ее изготовителя. Именно от работы такого склада во многом будет зависеть скорость отгрузки товара, т.к.

   для этих нужд на сегодняшний день создано достаточно много программного обеспечения, призванного создавать комфортные условия для учета ТМЦ.

   В качестве хорошего примера приводим 1С: Управление торговлей! Ознакомьтесь с тарифами и воспользуйтесь бесплатным доступом к продукту на 14 дней;

3. Подсобные. Названия данного вида склада говорит само за себя. Некоторые особо экономные предприниматели умудряются сочетать в рамках одной площади все три вида складов, но делать это не совсем правильно. В нашем случае, если мы говорим о «подсобке», то лучше организовать ее в рамках офиса. Так и дешевле получится и работе мешать тоже не будет.

Как вы видите, общее понятие «склад» имеет достаточно широкую парадигму значений. Во многом именно четкое понимание того, для каких целей в дальнейшем будет использоваться помещение, зависит будущий успех этого предприятия.

С чего начать?

После того, как вы определитесь с предназначением будущего склада, самое время заняться поиском подходящей площади. Так уж повелось, что большинство помещений, рассчитанных под эти нужды, расположены в промышленных зонах городов. 

Отчасти этому поспособствовала приватизация, когда достаточно «платежеспособные» господа просто выкупали целые здания у полуразвалившихся заводов и в дальнейшем начали заниматься сдачей площадей в аренду. Нужно быть готовым к тому, что слишком удаленное расположение склада от вашего офиса может создать определенный дискомфорт во взаимодействии с будущими работниками на этой территории. 

• Во всяком случае, у удаленных складов есть одно преимущество – стоимость аренды может быть значительно ниже (в целом высокой), чем на территориях, расположенных ближе к центру города.

Для поиска нужного места можно воспользоваться двумя хорошо известными способами:

1. Поискать информацию в интернете. Здесь можно рассчитывать на достаточно широкий перечень предложений;

2. Поездить по городу и обратить внимание на вывески. Как правило, в особо «злачных» местах они вывешиваются даже с указанием стоимости аренды за 1 м2;

3. Узнать у знакомых. Вполне возможно, что они не так давно сами искали нужное помещение;

4. Подобрать место поблизости от будущих заказчиков (вероятно, вы уже сейчас точно знаете, кому будете продавать вашу продукцию).

Невзирая на то, где будет расположен склад и какую стоимость за аренду «заломит» собственник, важно учитывать его будущее «убранство». В интернете можно найти огромное количество типовых планировок, одну из которых можно применить для вашей площади. Выше на изображении указан типовой план, рассчитанный для ответственного хранения продукции – как раз наш случай!

Что дальше?

После того, как будет подписан договор аренды, необходимо приступить к обустройству помещения. Но до этого важно внимательно прочитать договор, уточнить у собственника, кто будет платить за коммунальные услуги. Ранее мы писали о том, что именно данный вопрос становится камнем преткновения в вопросах аренды. Здесь следует быть внимательнее.

Однако предположим, что все неоднозначные моменты сотрудничества урегулированы, и теперь вам нужно организовать непосредственную работу склада. В зависимости от того, насколько помещение будет приспособлено к этому, будет и зависеть порядок дальнейших действий. 

Существует достаточно большое количество предложений на рынке, где сдаются в аренду уже готовые склады со стеллажами, паллетами, услугами погрузчика, домкратами и т.д.

Если это не ваш случай, то технику и убранство придется брать в аренду (интернет в помощь), а это дополнительные расходы. Во всяком случае, это дает возможность организовать пространство именно так, как вы того желаете.

На этом этапе потребуется сделать, как минимум, несколько вещей:

1. Договориться с рабочими для выполнения «черновой» работы (расставить стеллажи, сделать перегородки, почистить территорию и т.д.);

2. Далее нужно договориться с транспортной компанией, которая перевезет большую часть продукции на территорию склада;

3. Найти людей из числа складских работников (желательно с хорошим опытом работы), прикинуть, каково должно быть число персонала;

4. Если есть свой грузовой транспорт, потребуется водитель и экспедитор;

5. Обзавестись специализированным программным обеспечением. Это должно быть недорого.

На схеме изображена отлаженная работа складского персонала

Внимание к сотрудникам

Особое значение будут иметь люди, с которыми вам предстоит работать. От их исполнительности, ответственности и элементарной порядочности будет зависеть то, насколько корректно будет производиться наполняемость склада, как быстро будет отгружаться продукция, возникнут или не возникнут проблемы с порчей или кражей продукции. 

• В одной из наших предыдущих статей мы рассказывали о том, как бухгалтерия списывает испорченные или украденные товары с баланса организации. Обязательно прочитайте, но надеемся, что вам это все же не пригодится.

Доверить подбор персонала можно и нужно кадровому агентству, если не чувствуете уверенности в своих «рекрутинговых» способностях.

Их специалисты, как правило, хорошо разбираются в специфике этой работы, знаю, как выявить потенциальных воров и бездельников, благодаря чему прошедшие отбор кандидаты будут практически готовы к работе у вас.

Здесь же не стоит забывать и об охране труда. Насколько хорошо вы знакомы с законодательством по этому направлению? Обязательно ознакомьтесь.

Помимо всего прочего потребуется решать вопросы со спецодеждой, штатным расписанием, внутренним распорядком дня, местом для отдыха и многим другим, что в какой-то мере отличается от «офисной» работы.

Не стоит забывать, что в условиях российского климата персонал нужно будет обеспечить бесплатным чаем и «печенюшками». Если в офисе это больше «блажь», то на складе это уже является острой необходимостью.

О контроле работы

«Доверяй, но проверяй» – единственно верный подход в работе со складским персоналом. Это совсем не означает, что необходимо каждый день приезжать на склад, сидеть где-нибудь в углу и зорко наблюдать за тем, как другие делают свою работу.

Вполне достаточно периодически заходить в 1С через интернет и наблюдать за тем, сколько продукции осталось на складе, какие происходят отгрузки, как скоро кладовщики «отпускают» прибывающие машины и т.д.

Нынешнее развитие программ позволяют это делать даже не с рабочего места, а, например, с телефона, ноутбука или планшета. Сервис «Аренды 1С» во многом этому благоволит.

Выводы

• На основе всего вышеизложенного мы можем сделать вывод, что организация работы склада – это достаточно трудоемкий, но вполне посильный процесс, где многое зависит от подхода к делу, от имеющихся ресурсов, а также от того, какая вас будет окружать команда. Работать ли с единомышленниками или же с простыми «наемниками» – это решать вам. Надеемся, что предложенный нами материал поможет вам в развитии своего бизнеса!

Желаем вам удачи и до скорого!

Что такое складской учет

В данной статье будет детально рассмотрена организация складского учёта на предприятиях. Каковы общие принципы учёта материалов? Как операции оформляются документально? Как происходит учёт и контроль за движением материалов? Разберем и основные задачи учёта материальных ценностей в бухгалтерском учёте.

Складской учёт является важной частью любой организации, так как оказывает влияние на ход производственных и хозяйственных процессов. Грамотная организация складского хозяйства — половина успеха деятельности предприятия. Рассмотрим основные задачи складского учёта:

• правильное и своевременное документирование операций по движению ТМЦ;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• систематический контроль за использованием ТМЦ в производстве;
• своевременное выявление неликвидных материалов для их последующей реализации.

Складской учёт на предприятии организует главный бухгалтер, а непосредственное ведение учёта возлагается на соответствующих материально ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.).

При принятии на работу должностных лиц, ответственных за приём, отпуск и сохранность вверенных им материальных ценностей, с ними заключается договор о полной материальной ответственности. До указанных лиц доводятся их должностные обязанности, в том числе по ведению учёта.

По всем вопросам, связанным с ведением складского учёта, материально ответственные лица подчиняются главному бухгалтеру организации.

Важно помнить, что увольнение и перемещение материально ответственных лиц возможно только после проведения инвентаризации (п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49)).

Для целей организации контроля за движением и сохранностью материально-производственных запасов необходимо определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия ТМЦ.

Подробнее: правила назначения материально ответственных лиц

Документация

Для правильной организации складского учёта необходимо, помимо должностных инструкций материально ответственных лиц, разработать и утвердить в составе учётной политики или иных локальных нормативных актов предприятия следующие документы:

Как организовать складской учет

Один товар быстро исчезает с полок, и вы не успеваете пополнять запасы, другой лежит на складе годами и не продается, а третий оказывается совсем не там, где вы ожидали — всего этого можно избежать, если правильно вести складской учет. Как грамотно организовать учет товаров и материалов на складе и каких проблем это поможет избежать, читайте в статье.

В чем суть складского учета

Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).

Складской учет состоит из нескольких этапов:

1. Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы и прилагает к ним накладные, чеки и обязательные сертификаты. Ответственный за склад сверяет количество и характеристики МПЗ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад и оформляет приходную накладную. В конце дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все МПЗ, полученные за день.
2. Хранение. Когда МПЗ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте. Кроме этого, на каждую позицию заводится отдельная карточка с названием, характеристиками, количеством в наличии.
3. Перемещение. МПЗ перемещают по разным причинам: например, отправка товара со склада в розничный магазин, переезд на другой склад, производство и т.д.
4. Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех МПЗ, хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности продукции, выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Предприниматель сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять МПЗ каждый день. Но есть обязательная ревизия склада: она должна проводится каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если итоговые бухгалтерские отчеты составлены без нее, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тыс. рублей.
5. Выбытие. На этом этапе МПЗ покидают склад вследствие продажи, возврата поставщику, списания или кражи.

Для чего вести складской учет

Главная цель складского учета — показать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в конкретной локации (например, на складе или в магазине). Если вести его внимательно, вы сможете отследить и проанализировать все операции, которые проводятся в вашей компании.

Знание остатков помогает планировать закупки и поставки. Например, пищевые продукты нельзя долго хранить на складе из-за короткого срока годности — заказывать большое количество таких товаров не имеет смысла. В итоге вы можете не успеть их продать и вам придется списать нереализованные изделия, понеся убытки.

Учет материально-производственных запасов помогает отследить спрос и показатели продаж. Вы можете увидеть, сколько товаров, когда и на какую сумму было продано, какие позиции покупают плохо, а какие, наоборот, хорошо расходятся. Вы будете знать, что приносит прибыль, а что — нет. Таким образом, складской учет позволяет регулировать ассортимент и вовремя избавляться от неликвида.

Складской учет помогает избегать воровства среди сотрудников и клиентов. Искоренить его полностью довольно трудно и затратно, но постоянные крупные недостачи, отраженные в системе — повод внимательнее следить за коллективом и покупателями.

Все операции на складе сопровождаются соответствующей документацией — она тоже является частью учета.

Какие документы используют в складском учете

Организация складского учета на предприятии

Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство.

Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики.

Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.

Как составить положение о складском учете в организации?

Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.

На каких законодательных актах основан складской учет

Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.

Как организовать складской и бухгалтерский учет строительных материалов?

Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.

Как организовать складской учет материалов?

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

• материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
• ценности, готовые к реализации (товары);
• материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

• активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
• продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Область применения складов

На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:

• товаров, подлежащих продаже;
• готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
• сырья для изготовления продукции;
• запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
• специальной и форменной одежды;
• средств индивидуальной защиты для рабочих;
• нужного инвентаря и т.п.

Разновидности складов

Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.

1. По особенностям функционирования:
   • материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
   • внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
2. По типу хранящихся на складе активов:
   • универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
   • специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
3. По месту расположения:
   • централизованные склады;
   • «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.

ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

• заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
• кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
• грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
• младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Нюансы хранения

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

1. Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
2. Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
3. Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
4. Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
5. Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
6. Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
7. Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
8. Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.

Документация для складского учета

Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.

Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.

№ п/п
Название документа
Какую операцию с МПЗ он отражает

1	Акт по форме МХ-1	При приеме товарно-материальных ценностей на хранение
2	Акт по форме МХ-3	При возврате ранее сданных на хранение активов
3	Складское свидетельство	Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение	Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства
4	Складская квитанция	Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие
5	Доверенность по форме М-2 или М-2а	Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия
6	Приходный ордер по форме М-4	Учет МПЗ, поступивших от поставщиков
7	Акт приемки активов по форме М-7	Все сведения об активе, только что поступившем на склад
8	Лимитно-заборная карта по форме М-8	Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства.
9	Накладная-требование по форме М-11	Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями
10	Накладная по форме М-15	Сопровождает отпуск ценностей другим организациям
11	Учетная карточка по форме М-17	Учет материальных ценностей внутри склада
12	Акт приходования по форме М-35	Сопровождает демонтаж основных средств

Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:

• отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
• учетные реестры документов;
• вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.

Ответственность за складской учет

Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.

Соответствующие денежные санкции регламентируются:

• ст. 120 НК РФ;
• ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
• ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
• ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.

ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.