Не всем легко дается решение отдать бухгалтерию на аутсорсинг. Кажется, что это неудобно, когда твой бизнес здесь, а бухгалтерия где-то там. На первый взгляд проще, когда бухгалтер где-то за стенкой с 8 до 17 часов или приходит время от времени. Но так думают только те, кто еще не знает обо всех «плюсах» аутсорсинга и не испытал на себе, как это удобно.

В этой статье расскажем, что вы получите, если передадите бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг.

Не нужно платить заработную плату и страховые взносы за бухгалтера

Возьмем среднюю зарплату обычного бухгалтера в среднем российском городе, не в столице. Это примерно 30 тысяч рублей «на руки». До налогообложения это примерно 35 тысяч рублей.

Прибавим к этой сумме страховые взносы, которые работодатели должны перечислять за своих сотрудников. Это 30,2 %, то есть еще около 10,5 тысяч рублей. Итого 30 тысяч, которые получит бухгалтер «на руки», обойдутся фирме примерно в 45 тысяч рублей.

Аутсорсинговой компании тоже нужно платить. Но стоимость услуг ниже и зависит от сферы деятельности и объемов.

Например, в «Моё дело. Бухгалтер» те же 45 тысяч будет стоить бухгалтерское обслуживание производственной фирмы на ОСНО со штатом от 5 до 20 человек и оборотом от 1 до 2 миллионов рублей в месяц. Это будет полноценный бэк-офис с бухгалтером, кадровиком, юристом и бизнес-ассистентом.

Штат таких сотрудников обошелся бы вам уже не в 45, а в сотни тысяч рублей.

Если же у вас, например, торговая фирма на УСН со штатом до 5 сотрудников и оборотом до миллиона рублей в месяц, за обслуживание вы будете платить всего 12 тысяч рублей в месяц.

Причем в этом пакете тоже, кроме бухгалтерского обслуживания, будет юридическое и кадровое сопровождение.

Зарплата бухгалтера — это еще не все затраты работодателя. Бухгалтеру нужен компьютер, стол и кресло, программа для полноценной работы. Это все тоже стоит денег.

Кроме этого, нужно поддерживать профессиональный уровень бухгалтера, чтобы не пропустить изменений в законодательстве и не нарваться на штрафы. Значит, нужно либо направлять бухгалтера на курсы и семинары, либо оплачивать ему подписку на профессиональные издания.

Обучение и техническое оснащение работников аутсорсинговой фирмы — это ее задача.

Бухгалтерия на аутсорсинге всегда на связи

У штатного или приходящего бухгалтера может случиться форс-мажор, и он не выйдет на работу, а может и вовсе надолго «выпасть», тогда работа встанет.

У бухгалтера аутсорсинговой компании тоже может случиться форс-мажор, но его тут же заменит другой, и на заказчике это не отразится. Аутсорсер по договору обязан выполнять свои функции непрерывно. Бухгалтерия на аутсорсинге не бывает на больничном, в отпуске или в декрете, потому что вы заключаете договор с фирмой, а не с отдельным человеком.

Это тоже вытекает из того факта, что вы заключаете договор с фирмой, в которой трудится штат опытных специалистов, а не с отдельным бухгалтером.

В первом пункте статьи мы привели в качестве примера бухгалтера с зарплатой в 30 тысяч рублей. За эти деньги вы не наймете главбуха с опытом, который сможет решать сложные вопросы и оптимизировать налоги.

Против аутсорсинга иногда приводят довод, что вы не знаете, кто будет вести вашу бухгалтерию — матерый и опытный специалист или несведущий новичок. Так говорят те, кто не знает, как устроена внутренняя кухня аутсорсинговых фирм.

Ни одна уважающая себя фирма не доверит бухгалтерию новичку без опыта и не оставит ее без контроля. Это грозит потерей репутации и клиентов. В отличие от других компаний, в аутсорсинговых фирмах бухгалтеры — это ключевые сотрудники, от которых зависит прибыль. Поэтому в таких фирмах требования к бухгалтерам выше, а зарплата больше.

Если ошибается ваш штатный бухгалтер, то штрафы и доначисления в случае ошибок «ложатся» на фирму. Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, вместе с работой вы передаете и ответственность.

Если фирму оштрафуют за ошибки в учете и отчетности, платить будет аутсорсинговая компания. В любой крупной компании такая ответственность предусмотрена договором.

Так, ответственность «Моё дело» перед клиентами застрахована на 100 миллионов рублей.

Аутсорсинговой компании можно отдать бухгалтерию «под ключ», а можно передать только часть функций. Например, оптимизацию налогов и составление отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=mHpcydTI3UA\u0026pp=ygVv0J_Qu9GO0YHRiyDQsNGD0YLRgdC-0YDRgdC40L3Qs9CwINCx0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNC40Lgg0LTQu9GPINC80LDQu9C-0LPQviDQuCDRgdGA0LXQtNC90LXQs9C-INCx0LjQt9C90LXRgdCw

Если вам непременно нужен бухгалтер под рукой, вы можете нанять рядового специалиста, который будет работать с первичкой и выставлять счета, а функции главбуха и решение стратегических задач отдать на аутсорсинг.

В «Моё дело. Бухгалтер» простую рутинную работу выполняет бот Андрюша. Он разбирает выписки, создает проводки, вводит данные в сервис и так далее.

Седьмое преимущество «вытекает» из всех предыдущих.

Отдав бухгалтерию на аутсорсинг, вы будете спать спокойно, потому что можете не бояться, что бухгалтер заболеет, ошибется, что-то забудет, подведет вас под штрафы или, в худшем случае, «пустит по миру».

У вас есть договор с аутсорсинговой компанией, по которому она за все в ответе. Вы же можете сосредоточиться на своем бизнесе и ничего не бояться.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кому поручить бухгалтерию, как выбрать компанию-аутсорсера бухгалтерских услуг

В статье «Бухгалтерские услуги: выгода и риски для бизнеса» мы говорили о том, кому нужно бухгалтерское обслуживание и как можно его организовать. Один из вариантов ведения бухгалтерии – это аутсорсинг бухгалтерских услуг, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю.

Аутсорсинг бухучета в последние десять лет становится в России все более популярным, и все больше специализированных компаний предлагают свои услуги. О том, на что надо обращать внимание при выборе аутсорсера мы и хотим вам рассказать.

1. Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за».

Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

2. Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Известные и хорошо работающие компании часто предлагают своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц), в течение которого они могут оценить, как в реальности оказываются бухгалтерские услуги.

Оплата за этот период может быть снижена или вообще отсутствовать.

Такая возможность – хороший признак того, что фирма-аутсорсер имеет достаточную финансовую подушку, чтобы позволять себе оплачивать за свой счет работу сотрудников, и уверена в качестве оказываемых услуг.

3. Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.

Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу.

Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д.

Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.

https://www.youtube.com/watch?v=mHpcydTI3UA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.

К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.

4. Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.

Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса.

Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения.

Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.

5. Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг.

Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление.

Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

6. Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры.

Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов.

Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток.

Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

7. Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности.

Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку.

Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки.

Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде.

Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

8. Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право применять законные методы для снижения налоговой нагрузки. Хороший аутсорсер бухгалтерских услуг предложит вам помощь в выборе самого подходящего режима налогообложения.

Критерии, по которым можно сделать такой выбор самостоятельно, мы уже рассматривали, но консультацию профессионала это не заменит.

Будет замечательно, если вам не просто посоветуют, а приведут расчеты вашей налоговой нагрузки на разных режимах.

Налоговая оптимизация деятельности клиента включает в себя не только выбор режима налогообложения. Специалисты хорошей бухгалтерской компании должны прекрасно ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства.

Это не только умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но и подтверждение своей точки зрения другими нормативно-правовыми актами, знакомство с рекомендациями Минфина, требованиями ФНС и арбитражной практикой вашего региона.

Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых схем, помочь составить учетную политику, разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Даже если услуга по разработке налогового планирования не входит в выбранный вами пакет услуг, ее можно заказать дополнительно, окупится она многократно.

9. Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Чтобы качественно вести учет в разных секторах экономики, аутсорсер бухгалтерских услуг должен иметь высокопрофессиональный кадровый состав.

Это могут быть как универсальные, так и узкоспециализированные сотрудники, имеющие не один год стажа.

Для таких специалистов не станет проблемой ваше желание участвовать в тендерах и госзакупках, возврат НДС из бюджета, экспортно-импортные сделки и т.д.

Квалификацией своих работников хорошие фирмы гордятся, поэтому могут подтвердить наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, свидетельств, доступа к актуальной правовой базе. Кстати, при наличии штатного бухгалтера нести расходы на повышение его квалификации часто приходится самому владельцу бизнеса.

Передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем бухгалтера (как это часто приходится делать со штатным сотрудником), ведь как заказчик вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть такой же квалифицированный сотрудник, который его заменит.

10. Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате.

Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д.

На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

В итоге, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, вы должны быть уверенными в следующем:

1. Компания появилась на рынке не вчера, известна широкому кругу клиентов и имеет хорошую репутацию.
2. Аутсорсер готов предоставить вам тестовый бесплатный (или частично оплачиваемый) период оказания бухгалтерских услуг.
3. Вы можете заранее подробно ознакомиться с проектом договора на оказание бухгалтерских услуг.
4. Компания гарантирует соблюдение конфиденциальности полученной от вас информации.
5. Исполнитель может, при необходимости, провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
6. Вам понятно, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги, ценообразование можно назвать гибким, пакет услуг всегда можно дополнить или сократить.
7. При необходимости компания может представить ваши интересы в налоговых органах.
8. Аутсорсер готов провести для вас мероприятия по налоговой оптимизации.          
9. Вы убедились, что компания может подтвердить высокую профессиональную подготовку своих работников.
10. Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое время.

А чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

Штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Как вести бухучет предпринимателю? Вопрос, который возникает на повестке дня практически у каждого ИП и юрлица. Принимать в штат сотрудника, воспользоваться онлайн сервисами или прибегнуть к бухгалтерскому аутсорсингу – задача, решение которой напрямую влияет на качество работ, риски и финансовую нагрузку.

По статистике, почти 80% начинающих предпринимателей не нуждаются в бухгалтерских услугах, а все задачи выполняет секретарь. 

Виды бухгалтерского обслуживания

Существует несколько сценариев ведения бухгалтерии самостоятельно или через наемного/штатного специалиста. Каждый вариант актуален для компаний с определенной загруженностью, как по количеству контрактов, так и по числу штатных единиц рабочего персонала.

Бухгалтер на аутсорсинге

Аутсорсинг – удаленный формат работы со специалистом отдельной области, в том числе в бухгалтерии. ИП/юрлицо может делегировать любые полномочия на краткосрочной (единоразовой) или долгосрочной (по договоренности) основе.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг стал популярен в России, особенно в период пандемии COVID 19, когда большинство компаний перешли на удаленный режим работы. 

Какие плюсы от бухгалтерского аутсорсинга:

• снижаются расходы на содержание штатного сотрудника и выплату налогов с зарплаты;
• нет обязательств по страховых сборам, больничным/отпускным;
• работодатель не создает отдельное рабочее место и техническое оснащение.

В случае передачи полномочий по ведению бухгалтерии в полном объеме, аутсорсер выполняет все функции штатного специалиста, но на удаленной основе. Второй вариант – выполнение отдельных задач по мере необходимости:

• бухгалтерский учет;
• кадровая документация и начисление зарплаты;
• оптимизация налогообложения и прочее.

Такая альтернатива весьма выгодна работодателю, но требует постоянного контакта с аутсорсинговой фирмой – передача документов от поставщика, редактирование штата сотрудников, обмен сведениями о настоящих/будущих изменениях в структуре.

Среди негативных моментов следует знать, что бухгалтер на аутсорсинге может доставить следующие проблемы:

• неопытность, что актуально для начинающих фирм с ограниченным персоналом;
• нет визуального контакта с работником, который ведет документацию;
• оценка налоговых рисков не всегда соответствует доступным возможностям;
• аутсорсинговые компанию работают по принципу конвейера, не вникая в тонкости бизнеса, что не актуально для предприятий со сложными хозяйственными операциями.

Кому подходит бухгалтерия на аутсорсинге: малому, среднему и крупному бизнесу для решения стандартных бухгалтерских вопросах.

Цена: от 2 до 75 тысяч рублей, в зависимости от оборота и потребностей заказчика.

Онлайн бухгалтерия

• Сегодня существует множество платных и бесплатный платформ, где предприниматель может самостоятельно формировать отчетность, подсчитывать заработок и редактировать кадровую документацию. 
• Плюсы таких сервисов – экономия денег на услугах профессионального специалиста. 
• Минусы онлайн бухгалтерии – требуются настройки и некоторые познания в данной области, а также личное время.
• Кому подходит онлайн-бухгалтерия: малому и среднему бизнесу с небольшой численностью сотрудников на стадии запуска компании и/или для экономии капитала.
• Сколько стоит сервис онлайн-бухгалтерии: 10 — 15 тысяч рублей в год.

Бухгалтер по вызову или сервис «на час»

Не стоит путать с аутсорсингом, где задействован штат специалистов в одной фирме/компании. Бухгалтер «на час» – это сертифицированный работник, который приглашается для выполнения отдельных задач. 

Оформление сотрудника происходит одним из способов:

• на договорной основе – правильное решение;
• без документального подтверждения сделки, как говорится, «поверю на слово» – вариант весьма спорный, который может обернуться для работодателя большими проблемами. 

Какие отрицательные стороны такого формата найма бухгалтера существуют не только на словах, но также в судебной практике и в жизни:

• человек просто пропал и спокойно отрицает любые договоренности с предпринимателями, а доказать обратное практически невозможно (если нет договора);
• бухгалтер был и ушел, но с базой данных предприятия и с одной из проблем для бизнесмена: вымогательство или разглашение информации третьим лицам;
• невыполнение обязанностей по причине высокой загрузки – один специалист и огромное количество клиентов;
• человеческий фактор – заболел, ушел в декрет, оказался проходимцем без образования и многое другое.

1. Кому подойдет бухгалтер «на час»: начинающим предпринимателям, которые желают сэкономить и готовы на риски.
2. Сколько стоят услуги выездного бухгалтера: от 5 тысяч в регионах, до 30 тысяч рублей в Москве 
3. Бухгалтер в штате
4. Специалист в штате компании может выполнять все задачи согласно должностным обязанностям:

• вести корреспонденцию и бухучет;
• оптимизировать налоги и сдавать отчетность в ФНС, ПФР;
• выполнять обязанности делопроизводителя и т.д.

В данном случае следует нанимать высококвалифицированного, широкопрофильного специалиста, который готов погрузиться в рабочий процесс. 

Недостаток штатного бухгалтера – человеческий фактор и дополнительные расходы на зарплату. Также предпринимателю придется самостоятельно следить за обновлением ПО (1С), которое (как это не печально) требуется чаще, чем хотелось бы.

Кому подходит штатный бухгалтер: 

• крупным предпринимателям с численностью компании 10-50 человек;
• организациям со сложным бизнесом, где стандартные решения не применяются;
• среднему бизнесу, если для начальника важно присутствие рядом человека, который разбирается в цифрах.

Цена вопроса: зарплата бухгалтера в 2021 году в Москве не ниже 70 000 рублей, а в регионах 30 000 рублей.

Как выбрать бухгалтера или аутсорсинг – вопросы для теста

Вопросы, ответы на которые позволят Вам принять верное решение о найме бухгалтера:

• Степень конфиденциальности и доступность базы. 

Правильный ответ – наличие пункта о неразглашении информации третьим лицам, а также открытый доступ к базе для заказчика.

• Уровень профессиональной подготовки аутсорсеров в компании.

Желательно, чтобы в фирме трудилось несколько опытных специалистов, что гарантирует непрерывность услуг в случае форс-мажорных обстоятельств.

• Как забрать базу в случае прекращения договорных отношений с бухгалтером аутсорсинговой компании.

Идеальное решение – просто забрать по окончанию работы без вопросов и финансовых обязательств.

• Какие программы будут использоваться для ведения бух учета, расчета зарплаты и управления персоналом?

Самый актуальный вариант – 1С.

• Надо ли оплачивать расходы на электронную подпись?

Крупные аутсорсинговые компании не нуждаются в финансировании электронной подписи.

• Как происходит отслеживание рабочего процесса заказчиком при работе с аутсорсингом?

Наиболее правильное решение – контроль отчетности, фиксация поручений и документов через личный кабинет или отдельное приложение. Хороший бухгалтер может сам предложить готовые варианты.

• Как согласовывается налог?

Идеальный специалист – это бухгалтер, который поможет выбрать самый оптимальный (наименьший) налог для Вашей компании в рамках законодательства. Конечно, согласовывать надо все платежи, в том числе налоги и делать это не в последний день, а заранее.

• Кто ответственный за ошибки в бухучете и сопряженной документации?

Это должен быть бухгалтер, как при найме на работу в штат, так и при делегировании полномочий специалисту-аутсорсеру.

Штатный бухгалтер или аутсорсер – резюме

Вышеизложенные плюсы и минусы аутсорсинга и штатного бухгалтера нельзя применять ко всем предпринимателям безоговорочно. Все сугубо индивидуально и прежде чем принимать решение, лучше проанализировать возможные сценарии по финансовым затратам и оправданности.

Главное – это выбор действительно профессионального бухгалтера, как для найма специалиста в штат, так и при аутсорсинге. В последнем случае рекомендуется предварительно изучить резюме фирмы, почитать отзывы, заключить официальный договор и сразу наладить контакт по обмену информацией, чтобы не допустить ошибок.

Бухгалтер на аутсорсинге: плюсы и минусы в 2023 году — Коммерсантъ

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы, ответственность, виды услуг, что выбрать и другие вопросы — в материале «Ъ».

В 2023 году собственники компаний могут выбирать способ организации бухгалтерской службы: можно взять сотрудника в штат, а можно заключить договор с бухгалтерской компанией. Оба варианта имеют как свои плюсы, так и минусы.

Эксперты советуют небольшим организациям отдавать бухгалтерскую работу на аутсорсинг. Что касается среднего и крупного бизнеса, то без штатной бухгалтерии будет сложно. Если у небольшой компании в среднем проходит 300 операций в месяц, то в крупной столько же операций может проходить в день. В таком случае необходим сотрудник, который будет «держать руку на пульсе».

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг подразумевает вынесение функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности за пределы компании, когда эти обязательства переходят по договору третьему лицу. Услуга стала набирать популярность в 2021 году из-за существенной экономии для бизнеса.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга в том, что компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услугу по обработке авансовых отчетов или ведению бухучета. При этом компания платит только за выполненную работу.

Преимуществом такого подхода является то, что при аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый сотрудник имеет определенную функцию.

Рабочий процесс выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.

Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.

Мера ответственности аутсорсинговых компаний определяется в договоре. Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

На данный момент выделяют несколько видов бухгалтерского аутсорсинга. Среди них — консультирование.

Такая услуга необходима в ситуации, когда у штатных сотрудников компании возникают вопросы по ведению бухучета. Чаще всего это происходит при обновлении законодательства и вводе новых форм отчетности.

Консультации по бухучету в этом случае позволяют оперативно решить возникшую проблему при минимальных затратах.

Компания может передать некоторые участки бухучета на аутсорсинг. В организации при этом сохраняется свой главбух, а небольшие части учета передаются на ведение стороннему специалисту или фирме.

Например, начисление заработной платы и формирование отчетности осуществляет сам главбух, а учет расчетов с поставщиками и подрядчиками передан на аутсорсинг.

Наиболее популярные участки бухгалтерии, которые передают аутсорсерам, это расчет зарплаты, кадровое делопроизводство, обработка первичных документов, экспортно-импортные операции, взаиморасчеты с контрагентами и другие.

Организация может полностью отказаться от бухгалтерско-экономической службы и передать ее функции стороннему лицу. В этом случае весь бухучет, отчетность и расчеты с бюджетом полностью переходят на аутсорсера. Заказчику услуги стоит выбрать опытного и квалифицированного специалиста или фирму с хорошими отзывами и опытными работниками.

Есть еще вариант, когда заказчик выбирает руководство бухгалтерией через провайдера. Он встречается реже. В компании сохраняется штат бухгалтерии, но управление передается на аутсорсинг. По сути, бухгалтерскими работниками управляет главбух-провайдер.

Например, организация принимает большое количество платежей наличными от покупателей. Для этого в штате предусмотрено семь единиц для должности бухгалтер-кассир. Работники кассы только принимают наличность, оформляют первичные документы и сдают деньги на расчетный счет компании. Остальные операции переданы по аутсорсинговому договору.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг:

— Экономия на содержании штата. Аутсорсинг небольшой компании обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный специалист, даже при условии, что работник будет трудиться неполный день.

— Заказчик самостоятельно анализирует и выбирает компанию-аутсорсера, с которой заключит договор. Можно найти поставщика недорогих, но качественных услуг без территориальной привязки.

— Возможность сменить аутсорсера когда угодно. В данном случае договор на бухгалтерское обслуживание можно не продлевать по его истечении либо расторгнуть, не дожидаясь окончания срока действия. Например, со штатным сотрудником, который принят на постоянной основе, так поступить нельзя. ТК РФ предусматривает массу гарантий в отношении работающих граждан.

— Нет риска увольнения бухгалтера и человеческого фактора. Все работники аутсорсера взаимозаменяемы.

— Риски застрахованы. Даже если аутсорсер нарушит действующий регламент учета или, например, просрочит сдачу отчетности, то все штрафы и финансовые потери заказчика будут возмещены. Естественно, меры ответственности и размеры компенсации указываются в договоре.

Недостатки бухгалтерии на аутсорсинге:

— Риск ошибиться при выборе поставщика услуги. Заказчику необходимо подойти к выбору потенциального аутсорсера с максимальным вниманием и осторожностью.

— Даже полная передача бухгалтерии по аутсорсинговому договору не освобождает компанию от налоговой, гражданской, административной и уголовной ответственности. Кроме того, следует понимать: если заказчик привлекает фрилансера, а не специализироанную организацию, все риски он берет на себя.

— Не все организации могут отказаться от штатной бухгалтерии. Даже частичный перевод на аутсорсинг может быть нерационален.

Вадим Ткаченко, основатель и руководитель консалтинговой группы VvCube:

«С начала 90-х годов организации брали за правило принимать в штат своего бухгалтера, которому можно доверить расчёты и знать, что он сохранит все финансовые тайны локализации.

С середины нулевых ситуация стала меняться и популярность стали набирать аутсорсинговые и аутстаффинговые услуги. Это коснулось бухгалтерских услуг, финансового и налогового консультирования.

Россия начала перенимать опыт зарубежных компаний, где каждые три блока имеют своих специалистов и даже отделы и департаменты.

С 2009 года ситуация стала меняться, в основном, из-за позиций ВАС РФ и позже законодательства, когда аутсорсинг признавался схемой ухода от ЕСН. Бизнес, особенно крупный, стал в основном переходить на работу со штатными сотрудниками.

Развитие малого бизнеса, а также последующие санкции середины второй декады снова поменяли уклон интересов, компании стали набирать бухгалтеров на фрилансе или заключали с ними договоры на сдельные услуги.

Но эта практика показала, что работа многих бухгалтеров, как штатных, так и работающих на фрилансе, не всегда бывает хорошей.

Это связано не столько с их компетенцией и профессионализмом, сколько с отсутствием в штате или на том же фрилансе других необходимых единиц: юристов, налоговых специалистов, финансовых директоров, помощников бухгалтеров или лиц, которые занимаются больше технической работой и анализом законодательства.

В последнее время все чаще приходится слышать о том, что происходит много ошибок со стороны бухгалтеров, которые замечаются не в момент составления деклараций или сведения баланса, а по результатам аудиторских или даже налоговых проверок. И таких бухгалтеров ещё и трудно уволить.

В кейсе нашей компании присутствуют примеры ситуаций, когда суды восстанавливают уволенных бухгалтеров или финансовых менеджеров за нарушение своих обязанностей. Существуют и другие ситуации, когда бухгалтеры самостоятельно проводят операции, не ставя в известность руководство, считая, что они за долгие годы своей работы имею самостоятельно принимать решения.

Были и случаи, когда главные бухгалтеры создавали параллельный бизнес и таким образом зарабатывали деньги.

• Именно поэтому сейчас бизнесмены все чаще прибегают к тому, чтобы заключить договор с консалтинговой компанией на оказание бухгалтерских услуг, понимая, что:
• — с такой организацией можно будет спокойно расторгнуть договор, если результат работ не будет устраивать заказчика;
• — есть надежда на более компетентный штат сотрудников партнера;
• — такие компании можно подключать к изучению других вопросов, а также взаимодействовать по налоговому консультированию или вопросам финансового планирования;
• — такой вариант получается дешевле и выгоднее по ряду позиций
• — всегда можно заключить соглашение о конфиденциальности и избежать ситуаций, связанных с разглашением коммерческой тайны бизнеса».

Что важно определить в договоре бухгалтерского аутсорсинга

Заключение договора на удаленное бухгалтерское обслуживание — это стратегическое решение менеджмента организации, которое затрагивает всю деятельность компании и влияет на ее эффективность. Поэтому, прежде чем передать учетные функции на сторону, нужно разработать план по переходу на аутсорсинг.

Рисков аутсорсинга бухгалтерии можно избежать. Для этого нужно правильно составить договор. В нем указывают список услуг, обязанности и ответственность сторон. В договор следует включить такие пункты, в которых указаны аспекты:

1. — составления отчетов по налогам и бухгалтерии;
2. — предоставления данных в органы налоговой инспекции;
3. — возмещения штрафов за ошибки в ведении бухгалтерского учета за свой счет;
4. — сохранения конфиденциальности данных, полученных от клиента;
5. — предоставления информации заказчику по всем нововведениям в законодательстве по вопросам бухгалтерского учета;
6. — другие требования, которые обеспечат полное, непрерывное, своевременное ведение бухгалтерского учета компании-заказчика.

Важно подробно обговорить с поставщиком условия работы, действия в случае возникновения возможных рисков или прекращении сотрудничества. Тогда компания-заказчик сможет быстро вернуться к прежнему функционированию без потери эффективности или приостановки операций.

Марина Колоколова; группа «Прямая речь»

Бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

– это передача функций по ведению учета, подготовке отчетности и сбору документов сторонней организации.

Важнейшее достоинство бухгалтерского аутсорсинга заключается в высокой степени вовлеченности обслуживающей компании в работу клиента, но эта особенность влечет за собой и основной недостаток аутсорсинга бухгалтерских услуг – более высокая стоимость по сравнению с услугами бухгалтерского сопровождения и ведения бухгалтерского учета.

Основная цель бухгалтерского аутсорсинга

состоит в том, чтобы освободить предпринимателя от любых проблем, связанных с ведением бухгалтерского учета, будь то налоговая проверка, неоплаченный счет или потерянный документ.

Собственник частного бизнеса не может и не должен контролировать, сдана ли отчетность, пройдены ли сверки с контрагентами, заключен ли с новым сотрудником трудовой договор, поэтому можно сказать, что бухгалтерский аутсорсинг может стать наилучшим решением для любой компании, руководитель которой ценит свои силы и время. Если Вы считаете, что каждый специалист должен заниматься своим делом, то бухгалтерский аутсорсинг – это для Вас.

• Высокая производительность аутсорсинговой компании Мы изучаем каждую бухгалтерскую процедуру и регламентируем ее, чтобы снизить себестоимость бухгалтерских услуг и вероятность ошибки.
• Оплата за выполнение задач, а не за время В небольших компаниях бухгалтер редко занят полный рабочий день в течение месяца. Однако вне зависимости от того, работал он 2 часа в день или 8, Вы заплатите ему одинаково. Минимум 60 тыс. руб. в месяц по Московской области и 80 тыс. руб. по Москве (средняя зарплата бухгалтера в единственном лице, который умеет считать зарплату и сдавать отчетность). В аутсорсинге Вы оплачиваете только то время, которое необходимо для выполнения всех ваших задач.
• Мы работаем в сфере бухгалтерского аутсорсинга 16 лет. Все это время мы фиксируем наши знания и опыт, пишем инструкции и памятки, активно пользуемся справочными правовыми системами. То, что для штатного бухгалтера сложный вопрос, для нас — повторяющаяся задача.
• Коллектив аутсорсинговой компании В штатной бухгалтерии в решении Вашей проблемы будут задействованы 1 — максимум 2 человека, а в аутсорсинговой компании к задаче могут подключиться 3 и более специалистов, в том числе с очень высоким уровнем экспертности.
• Мы одними из первых внедряем новые технологии, чтобы работать эффективнее. Облачные 1С, электронный документооборот, распознавание документов по сканам — это уже давно наша действительность.
• Контроль загруженности сотрудников Мы отслеживаем время на выполнение всех задач, чтобы сотрудники не перезагружались и успевали уделить время каждому клиенту.

• Материальная ответственность за ошибки Привлечь штатного бухгалтера к ответственности за ошибки, которые он может совершить по причине невнимательности или недостатка знаний, практически невозможно. Аутсорсеры дорожат своими клиентами и возмещают причиненный ущерб в полном объеме.
• Внутренний аудит качества Полная материальная ответственность вынуждает аутсорсинговые компании постоянно проводить контроль качества работы своих сотрудников, проверять состояние бухгалтерских баз и правильность формирования отчетности.
• Штатный бухгалтер может не только уйти в отпуск или на больничный, но и уволиться в любой момент, включая отчетный период или период налоговой проверки. Аутсорсинговая компания работает непрерывно. При необходимости Вашего бухгалтера заменит другой специалист, и это никак не отразится на качестве оказываемых услуг.
• Аутсорсинговые компании дорожат своей репутацией и регламентируют работу и общение со своими клиентами. Токсичный штатный бухгалтер может списывать себе деньги со счетов, не отдавать бухгалтерскую базу и первичные документы, жаловаться в трудовую инспекцию, уводить покупателей в новое место работы, доносить в налоговую и т.п.

Главный минус бухгалтерского аутсорсинга – необходимость дополнительно оплачивать все услуги, не включенные в тариф по договору. Оклад бухгалтера напрямую не зависит от того, много у него было в этом месяце работы или мало. Кроме того бухгалтеру можно поручить какие угодно задачи, а аутсорсеру только то, что прописано в договоре.

Бухгалтера в штате можно контролировать в процессе работы, а в аутсорсинге заказчик может контролировать только результат работы, но не сам процесс оказания бухгалтерских услуг. Диктовать аутсорсеру свои условия работы не получится. Также как и не оплачивать аутсорсинг месяцами — оказание бухгалтерских услуг будет приостановлено.

Со штатным бухгалтером всегда можно переговорить с глазу на глаз, а с бухгалтерией на аутсорсинге чаще приходится общаться по видео связи, телефону и в мессенджерах.

Бухгалтерский аутсорсинг подходит для предпринимателей и собственников бизнеса, которые могут себе позволить нанять штат бухгалтерии, но не хотят этого делать. Они хотят заниматься бизнесом и зарабатывать деньги, а непрофильные функции готовы делегировать надежному бизнес партнеру.

Бухгалтерский аутсорсинг отличается от других схем обслуживания тем, что бухгалтер ежедневно на связи не только с клиентом, но и с его покупателями и поставщиками. Клиенту не нужно собирать и пересылать первичку, документооборот организует аутсорсер, в том числе в электронном виде.

Тарифы по бухгалтерскому аутсорсингу ООО

ТАРИФ M

28 150 ₽

ТАРИФ L

47 000 ₽

ТАРИФ XL

65 050 ₽

Тарифы по бухгалтерскому аутсорсингу ИП

ТАРИФ М

23 450 ₽

ТАРИФ L

42 700 ₽

ТАРИФ XL

59 100 ₽