Советы юриста

Типичные ошибки бухгалтерского учета и их последствия для бизнеса

Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю.

Но в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях — исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно.

Рассмотрим, какие встречаются ошибки в работе бухгалтера и как их исправить.

Какие действия бухгалтера считаются ошибками бухучета

Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении первички, естественно, приводят к искажению учетных данных:

  1. Технические ошибки (опечатки).
  2. Ошибочное заполнение из-за незнания правил. На сегодня предприятия имеют право разрабатывать большинство форм первички самостоятельно. Но в любом случае документ должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. Если в нем отсутствует один из необходимых реквизитов (например, дата или подпись ответственного лица), то на основании такого документа нельзя делать бухгалтерские записи. Кроме того, некоторые формы по-прежнему строго регламентированы. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам.
  3. Отсутствие необходимых документов. Для каждой хозяйственной операции нормативными актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее совершение. Например, для списания командировочных расходов необходимы приказ о командировке и авансовый отчет. Поэтому если любого из этих документов нет, то соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.

Затем данные первичных документов обрабатываются и заносятся в информационную базу. На этом этапе также возникают ошибки:

  1. Опечатки при переносе данных.
  2. Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
  3. Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть «не туда». Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между 20, 25 и 26 счетами.

Частые ошибки главных бухгалтеров

Главный бухгалтер координирует учетную работу в целом. Также он обычно отвечает и за составление отчетности. На небольших предприятиях главбух часто ведет и какой-либо сложный участок, например, начисление зарплаты.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Поэтому ошибки главного бухгалтера могут быть как учетными, подобными рассмотренным выше, так и организационными:

  1. Неверное распределение обязанностей между сотрудниками. Разные участки бухучета имеют свою специфику и требуют от исполнителей различных качеств. В каких-то случаях необходимы только внимание и скрупулезность, а в других — нужна и способность решать нестандартные задачи. Поэтому, если распределять работу без учета профессионального опыта специалистов, то в дальнейшем неизбежны проблемы.
  2. Ошибки при формировании учетной политики. Несмотря на то, что бухучет достаточно жестко регламентирован законом, возможность для выбора вариантов его ведения все равно остается. Выбранные методики по всем разделам учета подлежат отражению в учетной политике. Недостаточно продуманный выбор, например, вариантов списания производственных затрат или начисления амортизации, может привести к серьезным финансовым потерям для организации.
  3. Использование устаревших отчетных форм. Бухгалтерское и налоговое законодательство часто меняется. Это, естественно, отражается и на формах отчетности. Поэтому главбух должен постоянно отслеживать все изменения и всегда использовать актуальные бланки.
  4. Неверное заполнение отчетности. Даже если все исходные данные собраны верно, ошибки могут возникнуть уже на этапе составления отчетов. Для каждой бухгалтерской или налоговой формы существуют подробные инструкции, которых необходимо строго придерживаться.

Последствия искажения учета

Ошибки бухгалтерии могут повлечь за собой негативные последствия как для самой компании, так и для должностных лиц:

  1. Административные штрафы за искажение учета. С виновных в этом случае может быть взыскано до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Но если бухгалтер самостоятельно нашел ошибку до утверждения отчетности, то он освобождается от наказания.
  2. Налоговые санкции. Статья 120 НК РФ предусматривает за искажение учетных данных штраф в сумме от 10 до 30 тыс. руб. Если же ошибки повлекли за собой занижение облагаемой базы, то с налогоплательщика взыщут 20% суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
  3. Санкции за нарушения трудового законодательства. Здесь речь идет в первую очередь о недоплате вознаграждения работникам из-за ошибок в учете. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает за это штрафы в сумме до 20 тыс. руб. для должностных лиц, до 5 тыс. руб. — для ИП и до 50 тыс. руб. — для организаций.
  4. Потери, связанные с неверным отображением учетной информации. Например, если ошибочно исчислена себестоимость, то компания будет продавать продукцию с убытком, либо по чрезмерно завышенной цене. Искажение расчетов с контрагентами может повлечь за собой нарушения договорных обязательств. В дальнейшем это может привести к штрафным санкциям или даже к разрыву отношений с партнерами.

Нарушения налогового и трудового законодательства в определенных случаях предусматривают и уголовное наказание. Но рассматривать этот вариант сейчас не будем, т.к. статья посвящена ошибкам, а уголовные санкции за экономические преступления применяются при доказанном умысле.

Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения

Исправление ошибок в учете и возможные трудности

Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).

Период обнаружения ошибкиПериод исправления
до конца отчетного года месяц обнаружения
по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности декабрь отчетного года
после сдачи отчетности текущий год

Самый безобидный случай — когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это — месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.

Однако и здесь не все так просто. Во-первых, необходимо проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.

Важно!

Если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется. Тогда необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы.

В подобных ситуациях обычно уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например, обратную реализацию части отгруженного товара.

Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.

Уточненная декларация по НДС

Возможна и ситуация, когда учетные ошибки изначально привели к завышению обязательных платежей. В этом случае новая декларация с уменьшенной суммой неизбежно привлечет внимание проверяющих. Налоговики обязательно проведут «камералку», а возможно — это станет аргументом и для включения компании в план выездных проверок.

Особенно опасны ошибки, допущенные при начислении зарплаты. Здесь работодатель несет потери сразу на нескольких «уровнях»: санкции могут быть применены как по трудовому, так и по налоговому законодательству, кроме того, снижается лояльность сотрудников.

Счетные ошибки при начислении заработной платы

Причем проблемы у компании возникнут не только при занижении, но и при завышении сумм выплат персоналу. Во-первых, в последнем случае занижается база по налогу на прибыль или по УСН.

Кроме того, вернуть излишне выплаченные сотрудникам суммы удается далеко не всегда.

По закону работодатель имеет на это право только в случае, когда причиной переплаты являются счетная (арифметическая) ошибка (ст. 137 ТК РФ).

Как избежать ошибок в учете

Итак, ошибки бухгалтерской деятельности часто возникают из-за человеческого фактора. И не имеет значения, о ком идет речь — о начинающем специалисте или опытном главбухе — полностью застраховаться от ошибок невозможно.

Но можно существенно снизить их вероятность и смягчить возможные последствия. Учет в 1C-WiseAdvice значительно снижает риски по сравнению с традиционной бухгалтерией:

  1. Каждый участок ведет сотрудник, специализирующийся в этой области. Все специалисты проходят отбор и регулярно повышают свою квалификацию.
  2. Сложные моменты и изменения законодательства отслеживают специальные сотрудники.
  3. Все учетные операции проходят многоуровневую систему контроля, включающую автоматизированную проверку.
  4. И даже если ошибка все-таки появится — договор предусматривает ее полное покрытие за счет средств нашей компании.

Темы

главбуху финдиректору безопасность бизнеса

30 ошибок бухгалтера которых можно избежать — Компания Бухгалтер.рф

        Чаще всего бухгалтеры совершают типичные ошибки. 

1.     Отсутствие первичных документов. Бухгалтерский и налоговый учет суровы: если операция не подтверждена первичкой, значит, ее не было. Все, точка. Никаких «принесем завтра, в понедельник, через 3 часа и т.п.».

2.      Ошибки в платежках. Неверно указанный счет казначейства, наименование банка, устаревшие коды ТР, БФ, ПР, АП, АР вместо шифра «ЗД», некорректный код и номер документа для взыскания задолженности – все это приводит к подвисанию платежей, просрочкам перечислений. Как избежать? Заполняйте налоговые платежки в соответствии с нормативными требованиями.

3.      Правки других пользователей. Особенно если это правки задним числом. Как избежать? 

Вариант 1: запретить правки в первичке сторонним пользователям на программном уровне. 

Вариант 2: перепроверять всю первичку и расчеты перед сдачей отчетности.

4.      Упущение упрощенки.Бухгалтер компании или ИП на УСН ведет только налоговый учет, поскольку к полноценному бухгалтерскому закон не обязывает.

В результате упускается момент, когда превышается допустимый лимит выручки. Компания/ИП теряет право на применение упрощенки. Что делать? Вести нормальный бухгалтерский учет.

И переносить крупные сделки с 4 квартала текущего года на 1 квартал следующего во избежание превышения лимита.

5.      Задвоение контрагентов. Бухгалтер вводит данные вручную, потом автоматически загружается банковская выписка. Вуаля, вместо одного контрагента – два. Что делать? Проверять базу после загрузки выписки. И не дублировать рутинные операции ввода данных.

6.      Отсутствие проставленных галочек в учетной политике. В результате могут быть недоступны необходимые учетные поля (например, косвенные затраты, списание затрат), также возникают проблемы с закрытием того или иного счета. Что делать? Проверить соответствие отметок в учетной политике реальной деятельности (по осуществляемым операциям), исправить ошибки.

Читайте также:  Как внести изменения в ЕГРИП и в каких случаях нужно это делать

7.      Некорректное отражение в программе вида деятельности (торговля, производство, услуги). В результате система учета неправильна. Отсюда ошибки в признании расходов, расчете налогов. Что делать? Доверьте организацию и ведение бухучета профессионалам.

8.       Произвольное списание материальных ценностей в затраты. За произвол придется отвечать рублем. Выявленные при проверке ошибки ведут к доначислениям и штрафам. Что делать? Исправлять ошибки текущего и прошлых периодов, оформляя исправления соответствующими проводками.

9.       Незакрытое сальдо на конец месяца по счетам, по которым его не должно быть. В результате хвосты висят до конца года, а в конце года не идет баланс. Что делать? Держать руку на пульсе – отсматривать закрытие месяца по каждому счету.

10.     Расхождение данных в бухгалтерской базе с данными в декларации. Бухгалтер часто вносит правки в декларацию в системе сдачи отчетности. А база остается с первичной информацией. Что делать? Вносить правки в базу сразу после корректировки отчета.

11.     Злоупотребление кнопками автоматических операций. Заполнять и формировать бухгалтерские документы в автоматическом режиме очень удобно. Но специалисту необходимо уметь вручную на основании проводок проверять рассчитанные показатели и регистры учета. Автоматически – не значит без ошибок!

12.     Отсутствие сверок с контрагентами. Сведения, занесенные в базу, оказываются неполными или некорректными. Возникают ошибки в определении налоговой базы, расчете налогов. Что делать? Проводить сверки не когда запахло жареным, а регулярно. С крупными – ежемесячно, с остальными – раз в квартал.

13.     Несвоевременное обновление бухгалтерской базы. В результате фактический финансовый результат не соответствует отраженному в бухучете. В декларации закрадываются ошибки. Налоговая лютует и засыпает штрафами. Что делать? Регулярно обновлять базу (вас приветствует Капитан Очевидность!).

14.     Отсутствие мониторинга изменения законодательства. Новые письма ФНС, распоряжения Минфина, разъяснения Роструда, федеральные законы появляются ежедневно. Все это нужно отслеживать. Мониторинг раз в месяц – плохой мониторинг!

15.     Отсутствие регулярных сверок с ИФНС, фондами. Нет сверок? Вы не замечаете задолженность, налоговая начисляет пени. То же самое по переплатам, только без пеней. Как не испортить налоговую репутацию? Не пренебрегайте сверками!

16.     Несвоевременный ответ или, что еще хуже, игнорирование требований ИФНС. Санкции могут быть разные, от блокировки счета до передачи дела в суд. Напомню, что отвечать на большинство требований ИФНС необходимо в течение 5 дней с момента их получения.

17.     Отсутствие механизма планирования налоговой нагрузки. Если ваш бухгалтер считает налог «как есть», ставит вас перед фактом уплаты, не  пользуется правом отнесения расходов на будущие периоды, меняйте специалиста.

18.     Отсутствие номенклатурного учета и/или занесение объектов одной позицией. В результате товары дублируются, автоматизация складского учета оказывается неэффективной, возникают проблемы с инвентаризацией и списанием. Что делать? Ввести регламент заполнения номенклатуры и потребовать его исполнения.

19.     Неправильное хранение документов. Несоблюдение правил и сроков хранения первички влечет за собой административную ответственность. Штраф для юрлица – до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП). Что делать? Хранить по регламенту. И восстанавливать утерянные документы.

20.     Ведение одного учета (только бухгалтерского или только налогового). Два разных учета необходимо вести всем, даже упрощенцам. Бухгалтерский – для получения достоверных сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Налоговый – для правильного исчисления налоговой базы, уплаты налогов и сдачи отчетности.

21.     Опечатки при переносе данных. Что делать? Проверять изменения, внесенные в базу.

22.     Ошибки при расчетах. Не всегда возможно данные из первички напрямую перенести на бухгалтерские счета. Часто требуется проведение достаточно сложных расчетов. В ТОПе по ошибкам – калькулирование себестоимости и начисление зарплаты. Что делать? Доверять расчеты и ведение учета профессионалам.

23.     Неверные проводки. Чаще всего не туда попадают суммы при распределении затрат на производство между счетами 20, 25 и 26. Обратите на это особое внимание бухгалтера, если деятельность компании связана с производством.

24.     Использование устаревших отчетных форм. Документы периодически корректируются в ответ на изменения налогового законодательства. Проверяйте актуальность форм, отправляемых в ФНС, фонды и федеральные ведомства.

25.     Ошибки при заполнении отчетности. Актуальны технические ошибки и человеческий фактор. Как исправить? Требуйте заполнения отчетных форм по инструкции и проверки данных перед отправкой в налоговую, Росстат, Роструд и т.д.

26.     Пренебрежение КПП. Обязательный реквизит актуален для юрлиц. Если бухгалтер перечисляет деньги без указания КПП в платежке, платеж либо проводится получателем как невыясненный, либо возвращается отправителю. Как исправить? Прописывать КПП в каждом документе для перечисления средств по безналу.

27.     Двойное списание. Если ТМЦ списаны с баланса дважды, придется переделывать первичные документы. Если ошибку не исправить, налоговая насчитает недоимку по одному из платежей и оштрафует компанию, должностное лицо.

28.     Некорректное определение амортизационной группы. Ошибка ведет к перерасчету стоимости имущества, изменению налоговой базы и увеличению суммы налога. В пользу налогоплательщика при обнаружении ошибки ФНС считает крайне редко. Что делать? Штудировать классификатор, консультироваться со специалистами, если с определением амортизационной группы возникают сложности.

29.     Неполное возмещение НДС. Если бухгалтер принимает к учету не весь налог, часть расходов не учитывается при расчете налога на прибыль. Растет налоговая нагрузка. Что делать? Контролировать состав и качество первички. Принимать к учету весь НДС, формировать документы на возмещение своевременно и в полном объеме.

30.     Некорректное отражение господдержки и, как результат, увеличение налоговой нагрузки. Актуально в эпоху пандемии.

При формировании отчетности по налогу на прибыль и УСН расписывайте в балансе потраченные и оставшиеся средства по субсидиям, специальным кредитам.

Это позволит получить корректные сведения по кредиторской, дебиторской задолженности и включить в расходы соответствующие суммы.

Исправляйте, не дожидаясь аудита или налоговой проверки. Делайте правильные выводы и принимайте меры, чтобы впредь не допускать ошибок. Такая тактика, кстати, отлично работает не только в бухгалтерии. Но это уже совсем другая история.

Количество показов: 1818

Теги данной публикации: ошибки

6 ошибок в учете финансов

Я часто вижу предпринимателей, которым не хватает времени на финансовый учет.

https://www.youtube.com/watch?v=aN5xtbk-m-o\u0026pp=ygV60KLQuNC_0LjRh9C90YvQtSDQvtGI0LjQsdC60Lgg0LHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0YHQutC-0LPQviDRg9GH0LXRgtCwINC4INC40YUg0L_QvtGB0LvQtdC00YHRgtCy0LjRjyDQtNC70Y8g0LHQuNC30L3QtdGB0LA%3D

Они заняты операционкой, привлечением инвестиций, поиском поставщиков и контролем сотрудников. Такой подход нередко приводит к проблемам: кассовым разрывам, лишним тратам и непониманию, выгодно ли масштабировать предприятие.

Расскажу о распространенных ошибках в финучете из моего опыта и опыта моих клиентов, а также о способах их избежать.

Знаю предпринимателей, которые воспринимают все деньги от клиентов, в том числе авансы, как доходы бизнеса. Хотя на самом деле не все средства, поступившие на счет, становятся собственностью компании. Объясню на примере.

Представьте модель бизнеса, который работает по предоплате, например маркетинговое агентство. Клиент заказывает креативную стратегию, переводит на счет условные 500 000 ₽. Еще столько же он заплатит после приемки работ, ориентировочно через три месяца.

Когда договор подписан и средства поступили на счет, предприниматель может ошибочно считать, что это уже его деньги.

Он не только распределяет их на оплату труда и необходимые для проекта сервисы, но и вкладывает в расширение бизнеса: арендует новый офис, улучшает технику. Часть сразу забирает себе как личный доход.

Проблема в том, что поступившие на счет деньги, по сути, еще не являются доходом.

Может случиться что угодно: клиент откажется от услуг и придется вернуть часть аванса, проект затянется, нужно будет привлечь внештатных специалистов и платить им гонорары. Наконец, заказчик может затянуть с постоплатой, и возникнет кассовый разрыв — временная нехватка денег на обязательные расходы, например на зарплаты. Аванс же к этому времени уже потрачен на новый офис.

Как правильно делать. Если средства пришли на счет, но обязательства еще не выполнены, — это не доход, а поступления. Считать их доходом и учитывать при расчете прибыли можно, когда работа выполнена, проект принят заказчиком.

Предоплату стоит распределять по статьям расходов, связанным с реализацией проекта: платить зарплату сотрудникам, занятым на проекте, покупать необходимое сырье или инструменты. Сначала нужно выполнить обязательства, потом считать прибыль, а не наоборот.

Финансисты советуют предпринимателям вести как минимум три отчета: ДДС, P&L и балансовый отчет — важно не путать их. Расскажу подробнее про каждый.

ДДС, или отчет о движении денежных средств. Содержит все поступления и выплаты компании за конкретный период и остатки на счетах.

  • Например, в марте бизнес закупил пальто на 1 000 000 ₽, а распродал всю партию в апреле: получил за них 1 700 000 ₽ и заплатил 80 000 ₽ налогов. В ДДС будет указано: за март — минус 1 000 000 ₽, за апрель — плюс 1 700 000 ₽, минус 80 000 ₽. Сразу понятно, что с финансовым состоянием бизнеса, сколько реально есть денег в каком периоде. Можно понять, сколько доступно для трат, хватает ли на зарплаты и закупку сырья.

P&L, или отчет о прибылях и убытках. Его считают методом начисления, то есть по факту исполнения обязательств, а не по конкретной дате перевода денег.

Например, в той же ситуации с пальто в P&L все данные будут в апреле: получили выручку в 1 700 000 ₽, понесли расходы — себестоимость 1 000 000 ₽, налог 80 000 ₽.

Прибыль до налога — 700 000 ₽, чистая прибыль — 620 000 ₽. Сразу понятно, в плюсе бизнес или нет.

Балансовый отчет. В нем указывают все имущество, которым владеет бизнес, откуда оно поступило, а также все долги. С помощью баланса оценивают, сколько денег можно вывести из бизнеса или инвестировать.

Я советую вести сразу три вида отчетов: так можно в режиме реального времени понимать финансовое состояние бизнеса и прогнозировать его, предупредить риски возникновения кассового разрыва, вовремя инвестировать прибыль в развитие.

Деньги на счетах — не единственные активы бизнеса, и если учитывать только их, у компании меньше возможностей в кризисных ситуациях.

  • Например, у небольшой компании появляются финансовые проблемы: крупный клиент обанкротился и не смог заплатить за выполненный проект. Предприниматель анализирует состояние счетов и понимает, что денег совсем мало. Поэтому принимает решение распустить половину команды, что совсем не помогает развивать бизнес и качественно выполнять другие проекты. Все из-за того, что брал в расчет только средства, которые есть на счете.

Как правильно делать. Лучше оценить все активы бизнеса и затем попробовать продать некритичные. Активы — это то, чем владеет компания и что может принести прибыль. В зависимости от формы они бывают:

  1. Материальные — физическое имущество, например оборудование, товары на складе, компьютеры.
  2. Нематериальные — имущество, которое нельзя взять в руки: интеллектуальная собственность, товарные знаки, лицензии.
  3. Финансовые — деньги и их эквиваленты, например вклады в банках, дебиторская задолженность, акции.

Предпринимателю в кризис важно проанализировать, какие из активов можно быстро и без потерь в деньгах реализовать. Например, недвижимость обычно стоит дорого, но чтобы продать ее в ближайшие дни, придется выставить цену намного ниже рыночной, вряд ли это выгодно. Продукцию на складе реализовать проще, а дисконт будет меньше.

Читайте также:  Какую ответственность несет ИП, ООО или самозанятый

https://www.youtube.com/watch?v=aN5xtbk-m-o\u0026pp=YAHIAQE%3D

Долги и обязательства — это тоже активы. К примеру, порой предприниматели арендуют офис с большой предоплатой, месяца на три вперед. Если в договоре нет больших неустоек за досрочное расторжение, можно отказаться от офиса и вернуть деньги за неиспользованные месяцы.

Можно попытаться найти на складе запас продукции и быстро реализовать его, чтобы оплатить работу команды еще на пару месяцев. Другой вариант — оценить дебиторскую задолженность и попробовать договориться с заказчиками, чтобы они погасили ее побыстрее. Или временно перейти на удаленку, сэкономить деньги на аренде, распродать часть компьютеров и оборудования, но сохранить команду.

Я знаю нескольких предпринимателей, которые из всех финансовых показателей ориентируются только на один вид прибыли — чистую. Для грамотных управленческих решений этого может быть недостаточно. Лучше регулярно следить сразу за несколькими видами прибыли.

Маржинальная прибыль — разница между выручкой и переменными расходами, то есть такими, которые зависят от количества произведенного товара или объема реализованных услуг. Например, чтобы продать больше одежды, бренду нужно потратить больше денег на материалы, фурнитуру и зарплату менеджеров по продажам.

Если маржинальная прибыль резко сократилась, это повод разобраться, насколько эффективно компания тратит деньги на производство и продажи, пересмотреть бизнес-процессы, поискать варианты снижения расходов: найти нового поставщика, другого логистического партнера.

Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью закупленного товара. Она не учитывает сторонние расходы, например на рекламу, а показывает только прямые затраты, связанные с товаром.

Эта метрика помогает оценить эффективность производства, понять, насколько велика доля косвенных расходов в бизнесе.

Если у бизнеса несколько продуктов, можно разобраться, какой из них прибыльней, а какой практически не приносит денег.

Операционная прибыль — разница между выручкой и расходами по основной деятельности. Помогает понять, насколько эффективно конкретное направление заработка.

Например, бизнес зарабатывает на производстве мебели, но еще и сдает ненужные помещения в аренду. Если следить за чистой прибылью, компания работает в плюс.

Но если убрать доходы от аренды, ситуация может поменяться, тогда придется разбираться, как оптимизировать основное направление.

EBITDA — прибыль бизнеса до уплаты налогов, процентов по кредитам и расходов на амортизацию. Если показатель EBITDA положительный, то можно сделать вывод, что бизнес покрывает все операционные расходы.

В этом случае можно взять кредит на развитие, если получится погашать его с помощью операционной прибыли. Инвесторы по этой метрике могут решить, стоит ли вкладывать деньги в бизнес.

Если EBITDA отрицательный, бизнес работает в минус.

Частая ошибка малого и микробизнеса — тратить на компанию с личной карты и не фиксировать эти деньги. Чаще всего так происходит с небольшими расходами: заплатить дизайнеру за логотип 5000 ₽ или купить в офис канцтовары на 10 000 ₽. Знаю, что у некоторых компаний объем таких трат достигает 50% от всех расходов.

В итоге в отчетах фигурируют одни суммы, а на деле они другие, становится тяжело все учитывать и принимать адекватные решения относительно бизнеса.

  • К примеру, предприниматель делает сайты и полагает, что себестоимость его услуги 100 000 ₽. Поэтому он устанавливает цену для заказчиков в 150 000 ₽. Но на деле он платит за хостинг и другие сервисы с личной карты по 10 000 ₽ в месяц. Пока бизнес разрабатывает несколько сайтов в месяц, эта ошибка не критична. Но когда заказов становится в десятки раз больше, эти 10 000 ₽ превращаются в сотни тысяч неучтенных расходов.

Как правильно делать. Нужно с самого начала не смешивать персональные и бизнесовые финансы, а если это произошло, фиксировать все расходы. Сервисы учета финансов обычно позволяют собирать информацию с разных счетов и карт и структурировать ее.

https://www.youtube.com/watch?v=ID1YFRxBrWU\u0026pp=ygV60KLQuNC_0LjRh9C90YvQtSDQvtGI0LjQsdC60Lgg0LHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0YHQutC-0LPQviDRg9GH0LXRgtCwINC4INC40YUg0L_QvtGB0LvQtdC00YHRgtCy0LjRjyDQtNC70Y8g0LHQuNC30L3QtdGB0LA%3D

Когда у бизнеса несколько направлений или филиалов, важно анализировать эффективность каждого из них в отдельности. Это называется сегментной аналитикой.

Если пренебречь этим, можно оказаться в ситуации, когда бизнес в целом прибыльный, но отдельные его направления вынуждены покрывать убытки от других.

Это мешает развиваться, да и вряд ли есть смысл терять деньги: неприбыльные направления проще закрыть или изменить в них бизнес-процессы.

  • Пример из практики: к нам обратились клиенты, которые занимались организацией мероприятий и торговлей. Все деньги приходили на одни и те же счета. В какой-то момент они заметили, что обороты растут, а прибыль нет. Разобравшись в ситуации, мы выяснили, что один проект работает в небольшой минус и отбирает ресурсы у эффективного направления. Предприниматели просто закрыли первое направление и сосредоточились на втором, которое стало быстро расти.

Часто такие ситуации происходят с бизнесами, у которых есть филиалы в разных городах. Там, где предприниматель находится сам или куда регулярно приезжает, все под контролем. Где управляют наемные администраторы — постоянно сложности. Но заметить это трудно, если следить только за общей прибылью, а не оценивать финансовую эффективность каждого филиала отдельно.

Как правильно делать. Удобней всего разделить бизнес на сегменты в зависимости от целей. Например, цель — вычислить затраты на каждый филиал. Тогда сегментом станет филиал. Или, к примеру, у бизнеса по несколько отделений в разных городах, и нужно определить расходы на город. В этом случае сегментом станет город.

Нужно рассчитать расходы, которые напрямую относятся к сегменту: на аренду, зарплаты, коммунальные расходы, технику. Еще стоит учесть расходы, которые не зависят от количества сегментов.

  • Например, у компании бухгалтер на аутсорсе, который обслуживает 20 филиалов. Его услуги стоят 70 000 ₽ в месяц. Если три филиала закроются, услуги бухгалтера не станут дешевле. Такие общие расходы можно разделить на количество сегментов, но здесь все индивидуально: если филиалов много, то в целом получается очень маленькая сумма, которая не влияет на эффективность конкретного филиала.

Когда все расходы посчитаны, можно оценивать, насколько конкретный сегмент прибыльный и стоит ли вкладывать в него ресурсы.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Типичные ошибки бухучета

Частые ошибки бухгалтеров
Работа бухгалтера не терпит ошибок, поскольку они могут привести к непоправимым последствиям. Поэтому далее речь пойдет о наиболее распространенных ошибках бухучета и способах их исправления.

Поскольку работа бухгалтера связана с обработкой первичных документов, любые нарушения при оформлении данных бумаг становятся причиной искажения данных учета. Подобные нарушения можно разделить на три группы.

    1. Опечатки – сугубо технические помарки, которые допускает бухгалтер из-за невнимательности, спешки, недостаточной концентрации и т. д.
    2. Ошибки, обусловленные незнанием правил. В настоящее время организации имеют право разрабатывать формы первичной документации самостоятельно. Однако такая документация должна соответствовать требованиям ФЗ №402. Если же в «первичке» не указаны необходимые реквизиты, то она не является основанием для бухгалтерских записей.
    3. Отсутствие нужной документации. Все бухгалтерские операции выполняются на основе первичной документации, которая подтверждают совершение этих операций. Если же необходимой «первички» нет, то отчеты бухгалтерии являются недействительными.
Сформированные данные бухучета всегда заносятся в специальную базу. На данном этапе работы бухгалтер также может допускать ошибки, к которым относятся:

    1. опечатки во время ввода информации;

    2. неточности в расчетах, возникшие при калькулировании;
    3. неверные проводки, к примеру, неточности распределения затрат между разными счетами.
Как видно, одной из главных причин появления ошибок в работе бухгалтера является большой объем работ, когда компании в погоне за прибылью перегружают своих сотрудников. Мы являемся небольшой частной компанией, это позволяет нам нормировать загруженность своих сотрудников и как следствие, быть более внимательными в работе. Также у нас огромный опыт бухгалтерской работы и аттестат сервиса Главбух, это исключает ошибки связанные с незнанием правил и отсутствием нужной документации.

Ошибки главбухов
В обязанности главбуха, помимо прочего, входит составление отчетности и координация работы по учету. Помимо того главный бухгалтер нередко отвечает за самый сложный участок, к примеру, начисление заработной платы. По этой причине ошибки главбуха бывают как организационными, так и учетными.
    1.

Некорректное распределение обязанностей. У каждого участка бухгалтерского учета собственная специфика, требующая соответствующих навыков и качеств сотрудников. По этой причине распределять обязанности между работниками нужно, учитывая их опыт и профессионализм.
    2. Неверное создание учетной политики.

Бухгалтерский учет имеет жесткий регламент, но способ ведения подбирает главбух. Поэтому он должен грамотно подбирать методики по каждому разделу учета. Непродуманный выбор, к примеру, способа начисления амортизации, способен вызвать существенные финансовые потери компании.
    3. Применение старых форм отчета.

Бухгалтерское законодательство постоянно эволюционирует, изменяясь с течением времени. Такие изменения отражаются и в формах отчетности, а потому главный бухгалтер должен их постоянно отслеживать, чтобы использовать на практике только новые бланки.
    4. Неверное оформление отчетов. Правильно собранные исходная информация не исключает помарок в итоговом отчете.

Поэтому существуют специальные инструкции для всех форм, которым следует неукоснительно следовать.
Мы не совершаем подобных ошибок потому что работаем по признанным нормативам. Наши специалисты владеют всей актуальной информацией, отслеживают все изменения и нововведения для ведения бухгалтерии в надлежащем порядке.

 
Со всеми клиентами мы выстраиваем индивидуальную работу, неизменно проявляем инициативу и напоминаем о документах. В договоре, по желанию клиента, будет прописана ответственность нашей стороны.

Вероятные последствия
Бухгалтерские ошибки способны вызвать негативные последствия для сотрудников и компании, которые выражаются в:

    • административных штрафах – с виновного за искажение учета могут взыскать до 20 000 рублей;

    • налоговых санкциях – в виде штрафа в размере 10-30 тысяч рублей;
    • санкциях за нарушение трудового законодательства – штраф в размере до 5, 20 и 50 тысяч рублей, соответственно, для ИП, должностных лиц и организаций;
    • проблемах с трудовым и налоговым законодательством;
    • выездных налоговых проверках;
    • проблемах с исправлением собственных и партнерских документов, а также документов в базах государственных органов.
Очевидно, что полностью застраховаться от бухгалтерских ошибок, причиной которых является человеческий фактор, попросту невозможно. Однако есть решение, позволяющее минимизировать вероятность ошибок и серьезность их последствий. Таким решением является обращение в нашу компанию «Красбухсервис».

«Вся ответственность на главбухе» и другие ошибки собственников бизнеса в работе с ним | Rusbase

Кто несет ответственность за нарушения в работе отдела бухгалтерии? Вопрос вроде бы несложный, но правильно ответить на него могут далеко не все предприниматели. Некоторые из них почему-то мыслят устаревшими или в принципе неправильными стереотипами. Вот основные из них.

По закону402-ФЗ организация бухгалтерского учета на предприятии — обязанность руководителя. И ответственность за этот процесс несет именно он. Главбух — это почти такой же наемный работник, как и все остальные.

Многие до сих пор считают, что «бухгалтер подписывает все финансовые документы». Это давно не так.

Раньше у главбуха было «право второй подписи»: без нее финансовые документы не принимались к исполнению. Главный бухгалтер и директор вместе подписывали документы и сдавали финансовую отчетность. Но эта практика уже лет 10 как ушла в прошлое.

Сейчас на документах (в том числе бухгалтерской отчетности) достаточно только подписи директора или собственника. Он подписывает бухгалтерскую отчетность единолично — а значит, вся полнота ответственности тоже на нем.

Читайте также:  Кто представляет интересы налоговиков в судах?

Руководитель может передать главбуху право подписи по доверенности, но это не снимает с него ответственности.

«Бухгалтер компенсирует ущерб, возникший из-за его ошибок»

Взыскать ущерб с бухгалтера достаточно сложно. Есть список нарушений, за которые он выплатит компенсацию. И этот перечень такой же, как для любого другого сотрудника.

В первую очередь речь идет о недостаче и умышленном причинении ущерба. При этом компания может взыскать потери в пределах среднемесячной зарплаты сотрудника — в данном случае бухгалтера.

Полная материальная ответственность главбуха допустима только в том случае, если это прописано в трудовом договоре. Но даже в этой ситуации главбух обязан возместить только прямой действительный ущерб.

К примеру, если его уличат в присвоении денег или повреждении техники, он должен целиком компенсировать потери компании. Но если в результате его действий компания получает штраф, по закону нельзя требовать от виновника выплат в полном объеме.

Зона ответственности главбуха

В законе прописаны две группы нарушений, за которые компанию или бухгалтера наказывают штрафами. 

Нарушения в бухгалтерском учете

  • нарушения кассовой дисциплины

Это, например, неполное оприходование выручки или нарушение порядка работы с наличными.

Как правило, размер штрафа бухгалтеру за такие ошибки небольшой — 4-5 тысяч рублей. Но при этом компания должна заплатить штраф, в 10 раз превышающий эту сумму.

  • грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету

Грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету — это искажения отдельных показателей отчетности более, чем на 10%. Сюда же относится ведение «черной» бухгалтерии, составление отчетности не на основе данных бухгалтерского учета, отражение несуществующих событий и сделок.

В этих случаях главбуху выписывают штраф в сумме 5-10 тысяч рублей, при повторном нарушении — в два раза больше.

Предприятие вроде бы не страдает, но только если отношения с главным бухгалтером оформлены договором. В малом бизнесе бухгалтеру нередко платят неофициально, а директор якобы ведет бухгалтерию самостоятельно. При таком раскладе собственник или директор оплачивает штрафы лично.

Но самое плохое, что за несколько бухгалтерских нарушений его могут дисквалифицировать — запретить на какое-то время руководить компанией.

  • непредоставление финансовой отчетности

Непредставление или несвоевременная подача в налоговую инспекцию и органы госстатистики финансовой отчетности считается административным правонарушением. Предусмотрена как персональная ответственность, так и штрафы на компанию.

Должностное лицо может быть наказано штрафом:

  1. от 300 до 500 рублей, а компания — от 3 до 5 тысяч рублей, если не поданы (или поданы с задержкой) документы в органы госстатистики,
  2. по 200 рублей за каждую форму отчетности, не представленную в налоговую. 

Налоговые нарушения

Составов нарушений здесь довольно много. Самый серьезный из них — неуплата или неполная уплата налогов. Здесь суммы потерь могут быть существенными. Кроме фиксированного штрафа и возврата неуплаченных налогов в бюджет, предприятие наказывают штрафом в размере 20-40% от недоплаченной суммы.

  • Разница зависит от того, было ли нарушение умышленным, — степень умысла доказывают налоговые инспекторы.
  • Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса
  • Их подозрение вызывают в первую очередь:
  • имитация экономической деятельности через подставных лиц (работа с фирмами-однодневками),
  • искусственные договорные отношения — это в том числе популярная схема дробления бизнеса на несколько юридических лиц. Если этот факт установлен, компания выплачивает налоги в полном объеме как за «единое» юрлицо + 40% штрафа.

За налоговые нарушения предусмотрена и уголовная ответственность.

В России по статье уклонение от уплаты налогов199 УК в год выносится несколько десятков приговоров. Как правило, речь идет не о бухгалтерских ошибках, а о том, что обвиняемые «рисуют» НДС и занижают налогооблагаемую прибыль. Чаще всего недобросовестные предприниматели совершают нарушения именно с этими налогами. 

Какие ошибки совершают собственники бизнеса

Нанимают бухгалтера неофициально

Закон402-ФЗ разрешает компаниям малого бизнеса вести бухгалтерский учет самостоятельно. Но предприниматель обычно не имеет компетенций в области бухгалтерии.

Тогда он «обманывает систему»: приглашает бухгалтера вести учет за него. Никаких договоров с этим специалистом не заключается, его услуги оплачиваются из неучтенных доходов переводом на карту или наличными.

Как только возникают какие-то проблемы, бухгалтер «удаляется в закат». И если он «накосячил», предприниматель это вообще никак не докажет. У него нет документальных свидетельств, что бухгалтер когда-либо с ним сотрудничал. И вся ответственность за действия этого бухгалтера — на предпринимателе.

Отдают бухгалтеру свою электронную подпись

Этот пункт — из серии «все знают, что нельзя, но многие так делают». По крайней мере, в малом бизнесе директора и предприниматели часто отдают бухгалтеру флешку со своей ЭЦП. Иначе просто неудобно работать: надо подписывать много документов, и каждый раз отвлекаться на это руководитель не хочет.

Но здесь тот случай, когда лучше потратить время и лично проверить каждый документ.

Не нужно забывать, что ЭЦП — это полный аналог «обычной» подписи. И вся ответственность за подписанные таким образом документы лежит на том, кто их подписал.

Отдельный вопрос — возможность мошенничества со стороны бухгалтера.

Свободное владение ЭЦП дает недобросовестному специалисту полную «свободу творчества». Бывает, что бухгалтер с помощью цифровой подписи руководителя снимает деньги со счета компании.

По таким схемам, как правило, работают не очень образованные люди, которые считают себя умнее других. Их обычно ловят, дают условный, а иногда даже реальный срок. Но предпринимателю от этого не легче.

Используют «мутные схемы»

Некоторые «бизнесмены» на полном серьезе считают, что ответственность за свои «темные делишки» можно переложить на главбуха. «Он напишет в документах, как я скажу, и отвечать тоже будет он».

Но судебная практика говорит об обратном: за все отвечает владелец бизнеса.

Бывают случаи, когда главбуха могут привлечь в рамках субсидиарной ответственности.

Например, компания банкротится, и кредиторы пытаются взыскать свои долги за счет личного имущества контролирующих лиц. А к ним относится и главный бухгалтер. В суде начинается «перепихивание ответственности». Руководитель говорит: «Я ничего не знал, это все главбух». Но, как правило, эта история не очень рабочая. 

Читайте по теме: Налоговая вызывает директора и бухгалтера компании на «разговор»: что необходимо знать

Как контролировать бухгалтера

Бухгалтерия — важный аспект работы любого бизнеса. Но большинство предпринимателей не разбираются в этом вопросе. Как правило, их компетенции совсем другие:

  • выстраивание бизнеса,
  • продукт,
  • продажи.

Они плохо понимают, что происходит в бухгалтерии предприятия, не способны или не хотят контролировать работу бухгалтера. Резко повысить уровень своих знаний в этом вопросе вряд ли возможно. Тема сложная и требует времени, которого у предпринимателей нет.

Как предпринимателю узнать, «как дела в бухгалтерии» и что происходит с цифрами?

Лучший способ — обратиться за помощью к профессиональному аудитору.

Аудитор — это в первую очередь квалифицированный бухгалтер. Он очень хорошо владеет бухгалтерией, знает, где могут быть болевые точки и слабые места. Аудитор понимает, как правильно проверять и анализировать информацию.

В результате аудита у собственника появляется полная и объективная картина происходящего.

Аудит — по сути гигиеническая процедура для бизнеса, которую желательно проводить раз в год. Аудит для того и задумывался, чтобы собственники понимали: топ-менеджмент их не обманывает, а цифры в отчетности соответствуют действительности.

Чек-лист эффективного взаимодействия с бухгалтерией

1. Официально оформлять любые отношения с бухгалтером

Существует два варианта.

Минус для работодателя — дополнительные расходы. За сотрудника нужно платить страховые взносы — около 30% от его оклада, а сумму, которую бухгалтер хочет получать на руки, нужно увеличить на 13% НДФЛ.

  • Официальный аутсорсинг с заключением договора

Цивилизованный бухгалтерский аутсорсинг позволяет перевести отношения из трудовых в гражданско-правовые. И это в корне меняет ситуацию — причем в пользу предпринимателя.

Некоторые бухгалтерские сервисы прописывают в договоре, что выплачивают штрафы, полученные по их вине. Для многих владельцев бизнеса это огромное облегчение. Так они могут быть уверены, что не «попадут» на штраф из-за ошибок исполнителя.

Читайте по теме: Бухгалтер в штат, на фриланс или на аутсорсе: что выбрать

Например, если нашего клиента оштрафовали по вине бухгалтера, мы компенсируем ему сумму этих штрафов. Более того, крупные аутсорсеры обычно страхуют такие риски. У нас ответственность перед клиентами застрахована на 100 млн рублей. И если бухгалтер ошибается, мы платим деньги клиенту и идем за страховым возмещением.

2. Осознавать собственную ответственность

  • Не надо думать, что у главбуха такой же уровень мотивации, как у вас — это просто наемный сотрудник.
  • Не надейтесь, что главбух будет отвечать за ваши (или даже свои) дела солидарно с вами.

Главбух не будет компенсировать вам выплаченные по его вине штрафы. Это достаточно редкий кейс — чаще всего штрафовать будут вас.

А главбух просто встанет, напишет заявление на увольнение и пойдет к следующему работодателю.

  • И, конечно, не стоит позволять бухгалтеру бесконтрольно пользоваться вашей ЭЦП: отвечать все так же вам.

3. Проводить регулярный аудит

К сожалению, пока практика аудита в России не слишком распространена среди малого бизнеса.

И вопреки стереотипам, это не обязательно дорого: можно пригласить небольшую компанию или даже индивидуального аттестованного аудитора. Конкуренция между ними довольно высокая, в том числе и по цене. Потратить придется не так много, но спать будете точно спокойнее.

Не обязательно проводить аудит всей бухгалтерской отчетности. Существует услуга экспресс-аудита «по болевым точкам». У профессиональных аудиторов глаз наметан. Они достаточно быстро и недорого «считают» картинку и укажут на проблемы. 

4. Работать в правовом поле

Это основной и самый универсальный совет. Не надо пытаться обмануть государство с налогами.

Напуганный визитами правоохранительных органов главбух скорее всего сдаст вас с потрохами.

Фото на обложке: Shutterstock / Andrey_Popov

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *